履歴書を送付する場合の封筒の正しい書き方!送付状など知っておきたいマナー4選!

採用活動で必ず必要な履歴書を送付する際の、基本的なマナーをご存じでしょうか。
日々多くの応募書類を扱う採用担当者は、封筒を見てマナーを心得ている人物かどうかを判断しています。このことから、封筒のあり方そのものが、応募者自身の人となりを示しており、その時点から合否選抜が始まっていると言えるでしょう。
ここでは、送付する封筒の正しい書き方をはじめ、一緒に郵送しておきたい送付状の書き方など知っておきたい点4つをまとめました。採用担当者にマイナスイメージを与えず、採用選考を進んでいくために、ここで要点を押さえておきましょう。

 

送付状(添え状)を同封する

送付状は添え状とも呼ばれます。履歴書や職務履歴書など必要な応募書類を郵送する際は、この送付状を添えることをおすすめします。送付状の添付は、絶対的なルールではありません。一筆箋で「よろしくお願いします」と添える程度でもかまわない、と考える会社もあります。

しかし、応募書類を受け取る採用担当者にとって、丁寧な文書を作成し、一言を添える気配りやそこに書かれた入社への熱意は、少なからず印象に残ります。何より必要書類のみを送るより、相手への心象は良くなります。

応募書類はクリアファイルに入れてから封筒に

履歴書を含めた応募書類は、クリアファイルに入れて郵送すると安心です。
その理由は2つあります。

折り曲がってしまう心配がない

郵送中に誤って折り曲がってしまう場合があります。履歴書は正式書類ですので、できるだけきれいな状態で会社へ到着することが好ましいでしょう。

そのためクリアファイルに入れておくと、心配が少なくなります。それでも心配なら、封筒の表面に「折曲厳禁」と書いておきましょう。

濡れた場合に字がにじんでしまう心配がない

郵送中に雨などで封筒が濡れてしまっても、クリアファイルに入れておけば中まで浸透する可能性が低くなり安心です。せっかく作成した書類を採用担当者が気持ち良く手に取り、読み進めることができるよう、万全を期しましょう。

書類を重ねる順番

クリアファイルに閉じて封筒に入れる際にも、書類を重ねる順番に気を付けましょう。順番は、上から送付状、履歴書で重ねましょう。/p>

履歴書は、顔写真を張った面を上にすることを忘れないようにしましょう。
また、封筒の表面に合わせて書類も全て表面にして、封筒の中に入れます。

封筒に必要事項を丁寧に記入する

書類に不備がないか確認したら、封筒を閉じ、郵送します。郵送時はポスト投函ではなく、郵便局へ直接向かいましょう。そして窓口で郵送代(切手代)を支払って、窓口から送ります。

郵便局から送る理由

郵便局から送るのは、は郵送代金が足らず、書類が戻ってくることがないようにするためです。スムーズに会社へ届けるために、こうした点にも注意しましょう。

状況によっては速達の場合も

何らかの理由で、応募期限日(締め切り)ぎりぎりの作成になる場合もあるでしょう。
こうした場合は、速達を活用することも選択肢に加えます。費用は高くなりますが、その後の人生を左右する大切な採用活動です。少しでも不安なら、速達を活用しましょう。

郵便局の窓口から送る

書類に不備がないか確認したら、封筒を閉じ、郵送します。郵送時はポスト投函ではなく、郵便局へ直接向かいましょう。そして窓口で郵送代(切手代)を支払って、窓口から送ります。

これは郵送代金が足らず、書類が戻ってくることがないようにするためです。スムーズに会社へ届けるために、こうした点にも注意しましょう。

・状況によっては速達の場合も
何らかの理由で、応募期限日(締め切り)ぎりぎりの作成になる場合もあるでしょう。
こうした場合は、速達を活用することも選択肢に加えます。費用は高くなりますが、その後の人生を左右する大切な採用活動です。少しでも不安なら、速達を活用しましょう。

おわりに

いかがでしたでしょうか?書類1つ郵送するにもさまざまなマナーがあることに、驚かれた方もおられることでしょう。

マナーが良ければ印象はプラスに

もちろんですが、マナーがなっていない=不採用、ということではありません。しかし、マナーを心得ている応募者は、少なくとも採用担当者に好印象を与え、「一緒に働きたい」と思う人物として印象に残ります。つまり封筒が到着した時点から、採用活動が始まっていると言えるのです。

採用担当者の印象に残る気遣いを大切に

採用担当者の心に残る応募書類を作成・提出した上での面接ができるよう、ビジネスマナーを大切にしてください。

採用活動を制するのは、その時だけに作られた仮面をかぶる自分ではありません。

これまでの経験、そして今後へのビジョンが必要不可欠です。その基本となるのが組織人として必要なビジネスマナーを大切にする姿勢です。ぜひ頑張ってください。

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