面接の日程調整はメールで行わる企業が多くなっています。とはいっても企業とのメール連絡がはじめてでマナーや文面に迷う就活生も多いと思います。この記事では面接の日程調整メールのポイントをケース別に紹介していきます。
※2022/3～2023/3の当社相談参加者へのアンケートで『満足』『どちらかといえば満足』を選んだ方の割合
返信メールの基本的マナー
面接の日程調整を、企業とメールで交わすケースは多くあります。直接顔を合わせるわけではないですが、メールだからといって適当な文章をメールで送るのはNGです。そこで、返信メールを送る時の基本的なマナーについて次の段落から紹介していきます。
マナー1.詳細がわかる件名にする
面接の日程調整のメールを送る時に気をつけなければならないのが件名です。返信メールには自動的に「Re:」という件名がつけられることが多く、そのまま返信してしまうことがあるので注意しましょう。件名を見ただけでも「誰から」「どのような内容の連絡か」が分かるようにしておくのが、企業にメールを送る時の基本的なマナーです。「Re:」という件名だけではどのようなメールか判断できないため、見ただけでメールの内容が分かるような件名に変更しなければなりません。
特に面接の日程調整のメールは、企業側の人事と初めてやり取りする機会になることが多いので、メールのマナーには気をつける必要があります。最初のメールで第一印象が決まってしまうこともあるので、悪い印象を持たれないためにも内容の概要が分かるような件名に変えておきましょう。あまり具体的に書いてしまうと件名が長くなってしまい、余計に分かりにくくなることもあるので、大学名と氏名、簡単なメール内容を記載しておけば問題ないでしょう。何度かメールのやり取りをする場合は、毎回件名を変えてしまうと相手が混乱してしまうので、一度分かりやすい件名に変えた後はそれ以降変更する必要はありません。
マナー2.日程を必ず記載する
分かりやすい件名を記載した後は本文を書いていくことになりますが、一般的には「宛名」「自己紹介」「お礼」「日程に関する意見」の順に書くのがマナーです。宛名は間違いがないように、正しい表記で記載するようにしましょう。省略したり誤字があったりすると失礼になるので、相手から送られてきたメールに記載されているものをコピーするとよいでしょう。その時、名称の後に「様」をつけることを忘れないようにしてください。
自己紹介は大学名だけでなく学科名までしっかりと記載し、面接の機会をくれたこと、連絡をくれたことに対するお礼も忘れずに述べておきましょう。また、返信する時に面接の日程や場所を改めて記載しておくのもマナーです。面接の日程や場所を勘違いしてしまうことがあるため、それを防ぐために返信メールにも日程と場所は必ず記載しておきましょう。「◯◯月◯◯日に◯◯へ伺わせて頂きます」のように記載しておけば、情報が正しく伝わっているか確認しやすくなり、日程の勘違いを防ぐことができます。
マナー3.前のメールは消さない
普段メールのやり取りをする時、見栄えがあまりよくないという理由で、返信前のメールを消してしまう人もいるかもしれません。確かに前のメールを残したままだと見栄えが気になるかもしれませんが、ビジネスメールでは返信前のメールは消さないのがマナーです。返信前のメールを残しておけば、どのようなやり取りをしていたか確認がしやすくなります。返信前のメールを消してしまうと、日付を確認したいと思った時などに、わざわざ前のメールを探さなければなりません。
企業の担当者は毎日多くの人達とメールのやり取りをしています。メールが来る度に前のメールを探し内容を確認するのはかなり手間がかかります。こういった手間をかけさせないためにも、返信前のメールを残したまま返信する必要があるのです。普段の感覚でメールを返信してしまうと失礼になることも多いので、ビジネスメールならではのマナーをしっかり身に付けておきましょう。
マナー4.24時間以内に返す
メールを返す時は、なるべく早く返信するのもマナーの1つです。24時間以上経ってしまうと、送った人が「ちゃんとメールが届いていないのではないか」と不安になってしまうこともあるので、24時間以内に返すのが基本になります。ただし、24時間以内ならいつ返信してもよいわけではありません。営業時間外に返信してしまうと、相手がすぐに確認することができません。休日を挟むと確認が数日後になってしまうこともあるので、なるべく営業時間内に返信するようにしましょう。
また、営業時間内であっても昼休みや始業直後、仕事が終わる直前の就業前は避けたほうがよいです。休憩時間に送ると相手が休む時間を潰してしまう可能性がありますし、始業直後や就業前は他の仕事で忙しいことが多いので迷惑になります。営業時間が8～17時、昼休みが12～13時の企業なら9～12時、13～16時に送れば迷惑にならないでしょう。少しでも早く返信しなければという気持ちが強くなるとダブルブッキングしてしまう可能性もあるので、事前に企業の営業時間などを調べた上で、適切な時間帯に返信するようにしてください。
マナー5.署名を入れる
返信メールには必ず署名を入れることが、ビジネスメールにおけるマナーです。署名は名前や大学名などをメールの最後に記載しておくもので、自分の名刺代わりにもなります。署名がなければ採用責任者が送信者のアドレスや名前を探しにくくなり迷惑をかけてしまうので、面接日程メールを返信する時は必ず署名を入れておきましょう。署名は大学名や学部、自分の氏名、メールアドレス、住所、電話番号を入れるのが基本です。電話番号は携帯と自宅両方の番号を記載しておくようにしましょう。
署名はただ入れればよいというわけではなく、相手が見やすいようにしておくこともマナーの1つです。改行せずに名前や住所などを羅列してしまうと見にくくなってしまうので、必ず項目ごとに改行を入れてください。署名は相手がデータを保存するために使うこともあるので、改行しておけばコピーがしやすくなります。こういったちょっとした気遣いをしておくことも、ビジネスメールの重要なポイントです。署名せずにメールを返信してしまうと、「ビジネス上の基本的なマナーが分かっていない」と思われ、印象が悪くなってしまう可能性もあるので注意しましょう。
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面接の日程調整メールのポイント
企業に対して返信メールを送るときに意識したいことを色々紹介しましたが、実際に面接日程の調整を行う時は具体的に何を意識すべきなのでしょうか。次の段落からは、面接の日程調整をメールで行う時のポイントについて詳しく紹介していきます。
ポイント1.希望の日程を自身が決められる場合は複数用意する
面接の日程調整を行う際、企業側から特に候補日の指定がない場合もあります。その時は応募者が希望の面接日程を出すのですが、できるだけ多くの候補日を設定しておきましょう。人気の企業なら応募数も多くなるため、面接を受けるのが自分だけというケースは少ないでしょう。企業の採用担当者は、普段の業務とは別に多くの応募者の面接時間を調整する必要があります。
応募者が希望日程を1つしか候補に挙げていない場合、採用担当者にかなりの負担がかかってしまいます。そういった状況も考慮して、なるべく応募者側が希望の日程を複数用意しておくことが大切です。どうしても特定の日にしか面接を受けられない場合は、時間の希望を複数用意しておくとよいでしょう。同じ日でも9～10時と15～16時というように、面接可能な時間帯をいくつか提示しておけば、採用担当者が日程を調整しやすくなります。
ポイント2.提示された日程が厳しいのならば希望日を打診する
応募先から面接日程を調整されることもありますが、どうしても指定された日程に合わせることができない場合もあるでしょう。そういう時はなるべく指定された日程と近い日、もしくは最短の日程を提示するのがマナーです。また、日程調整する人の負担を考えて複数の希望日を提示しておくことも大切です。こちらの希望に合わせてもらう時は、調整できなかったことへの謝罪も忘れてはいけません。
申し訳ないという気持ちと合わせて、なぜ日程の調整が難しかったのか理由を伝えておいたほうがよいでしょう。「諸事情により」など曖昧な理由を書いてしまう人もいますが、なるべく理由は明確に伝えたほうがよいです。具体的な理由を伝えて相手に納得してもらえば、提示された日程に合わせられなかったこともマイナスにはならないでしょう。自分の都合で面接の日程を調整してもらうことになるため、誠実な対応をして印象が悪くならないようにすることが大切です。
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面接日程調整メールの送り方-状況別にポイントを紹介-
面接の日程調整のメールは、状況に合わせて適切な方法で行わなければなりません。そこで、ここからは面接の日程調整メールを送る時のポイントを状況別に紹介していきます。
状況1.先に自分から面接日程を提示
自ら希望の時間帯を提出する場合は、面接可能な日にちと時間帯をメールに記載することになります。その時重要になるのが、記載した時間が希望の面接開始時間なのか、終了時間なのかを明確に示しておくことです。例えば「◯◯日の15時希望」と書くだけでは、それが面接開始時間なのか終了時間なのか分かりにくくなります。認識のズレが出てしまい日程調整が上手くいかなくなる可能性もあるので、「◯時に面接終了希望」、「◯時～面接開始希望」というように具体的に記載しておきましょう。
また、面接の希望日程は自分のためにも面接官のためにも複数提示しておくとよいです。希望日が複数あれば他の応募者との調整もしやすくなり、日程調整がスムーズに進むでしょう。自分が希望した日程で調整できるとは限らないため、先方の希望日程を末文に聞くようにして、そこから日程調整できるようにしておくのもスムーズに日程調整を進めるポイントです。
状況2.企業の候補日に返信
企業側から複数の候補日を提示されることもありますが、その時は自分が都合の良い日程を選びメールに記載して返信します。指示がなかったとしても、なるべく複数の日程を選択しておくのがマナーです。面接日程の選択肢が多くなれば、採用担当者も日程を調整しやすくなります。また、提示された日程のままでOKの場合でも、返信メールに改めて日程を記載しておくことをおすすめします。これは、双方の日程の誤認識を防ぐためです。返信メールにも具体的な日程を記載しておけば、面接日の勘違いがなくなるでしょう。日時だけでなく曜日も記載しておくとより親切です。曜日と日付、時間を具体的に記載しておけば、お互いの認識のズレが生まれる可能性は少なくなります。
状況3.提示された候補日で調整できない
企業側から提示された候補日で調整できない場合は、代案をしっかり提示することが大切です。ただ「その日程での調整は難しいです」と企業から出された日程のみに返答していると、「この応募者は本当に自社で働きたいと思っているのか」と志望度を疑われてしまう可能性があります。ただ断りの返信をするのではなく、代案となるこちらの希望日を提示して、面接に臨む意欲があることを示すべきでしょう。
その時、相手の候補日で調整できなかったことを謝罪する気持ちを表すことも大切です。謝罪の言葉と共に、なぜ調整が難しいのか理由もしっかり伝えておきましょう。あいまいな理由を書いてしまうと志望度を疑われる可能性がありますし、誠実な対応ができない人だと悪い印象を持たれてしまうかもしれません。簡潔で構わないので、明確な理由を伝えれば相手も納得して日程調整を進めてくれるでしょう。
状況4.調整済みの日程を変更したい
何かしらの理由で、調整済みの日程を変更したい場合があるかもしれません。その時は、なぜ調整できなくなってしまったのか理由を簡潔に伝えた上で、お詫びの気持ちを伝えるようにしてください。また、いつなら調整がつくのか自身の希望日を伝えておくことも大切です。希望日を伝えず相手からの返信を待つだけでは日程調整に時間がかかりますし、志望度を疑われる原因にもなります。調整済みだった日程に近い希望日、できれば最短日程を複数伝えるようにしましょう。こちらの希望日を伝えれば担当者も日程調整がしやすくなりますし、面接への意欲を示すこともできます。やむを得ない事情とはいえ再度日程調整をしてもらうことになるため、誠実な対応をしなければなりません。
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メールといえど企業とのやり取り！
メールでの面接日程の調整は、応募者と企業との初めてのやり取りになるケースが多いです。直接顔を合わせないメール上のやり取りですが、企業との公式なやり取りであることを忘れてはいけません。ビジネスメールならではのマナーがあるため、友達とメールのやり取りをしているのと同じ感覚で行うのはNGです。公式なビジネスメールという意識を持って、マナーを理解した上で丁寧なやり取りを心がけましょう。
※2022/3～2023/3の当社相談参加者へのアンケートで『満足』『どちらかといえば満足』を選んだ方の割合
こんな人におすすめ！