就活メールはどう送る?基本のマナーや書き方を把握しておこう!

就活メールはどう送る?基本のマナーや書き方を把握しておこう!

就職活動を行う中でメールを利用することがあります。特に選考の後半に差し掛かってくると、利用する機会も増えるでしょう。就活において書面でのやり取りはフォーマットに沿ったものがほとんどで、自由な文面はメールで行うことがメインになります。それだけにマナーを守ったメールが書けないと選考そのものに悪影響が出かねません。ここでは、就活メールの基本のマナーや書き方を詳しくご紹介していきます。

就活ではどのような場面でメールを送るの?

就活において、メールを使う機会が増えるのは書類による一次選考を通過してからになるでしょう。その段階になると、企業側から電話がかかってくることもありますが、一般的にはメールでのやり取りが多くなります。それは電話とは異なり、記録が残るからです。もちろん即時性が求められる場合は電話連絡もありますから、両方に対応できるようにしておくことが大切になります。メールでやり取りするのは、次のような後から確認することが重要になるケースが挙げられます。

  • 面接などの日程・時間の指定や調整
  • 追加で送付が必要な書類やデータの指定と送付方法の指定(メール、アップロード、一般郵便、書留郵便)
  • 選考結果の連絡
  • 選考が合格の場合、その後の処理の進め方の案内
  • 応募者からの問い合わせ
  • 応募者からの郵送報告

メールは社会人であれば普段から数多く送受信しているので、採用担当者もビジネスメールとして必要な体裁に目が慣れています。そのため、学生気分の抜けないようなメールを送ると印象が悪くなり、評価が下がってしまうことも十分あり得ます。もちろん新卒採用の場合はまだ学生が書くメールですから、ある程度は大目に見てもらえるかも知れません。しかし、きちんとしたメールを送ってくる応募者の中で、マナーやルールが守られていないメールが届くと送信者の社会人としての適性が疑われる可能性もあります。

就活メールで気を付けたい基本のマナー

学生の時にメールやSNSで使っていたような気軽なコミュニケーションは、就活ではNGになることが多いと考えておいた方が良いでしょう。まず、受け取ったメールに対する返信は可能な限り早く行った方が印象が良くなります。基本的には受信から24時間以内に返信するのがベストです。一方、返信時間帯は企業の就業時間内であることが望ましいのですが、これができないケースもあります。例えば、金曜日の夕方にメールを受け取った場合、メールに気づいたら夜で返信しても読んでもらえるのが3日後になるというケースが考えられます。そんな場合でも、土曜日の朝には返信しておくようにしましょう。

受信メールはタイムスタンプ順に並んで表示されることが多いので、ちゃんと翌日の朝に返信されていることが伝われば就活メールとしてはOKです。かえって深夜に返信したりすると、不規則な生活をしているイメージを相手に与えてしまうことにもなりかねません。メーラーによっては予約送信機能がありますから、そういったものを利用してもいいでしょう。返信するための情報を集めるのに時間がかかりそうな場合は、まず内容を確認した旨を返信し、そのメールに正式な回答がいつまでに出せるかを書いて返信します。もちろん誤字脱字はNGです。いい加減な対応をしていると評価されますから、送信前にはよく読み返して確認しましょう。

就活メールで評価を下げないためのチェックポイント

就活で意外に見落としがちなのが自分のメールアドレスです。いかにもお遊び感が漂うメールアドレスは必ずしもNGとは言い切れませんが、受け取る人によっては不快に思うかも知れません。できれば、名前や誕生日を組み合わせたようなありふれたアドレスを準備しましょう。アドレスの作成はメールサーバー運営会社が準備しているメールエイリアスを利用すると簡単です。ただし、一部のメールサーバーではもともとのアドレスに文字列を付加するだけのケースもあって、これでは不十分です。その場合、フリーメールや安価な追加アドレスサービスの利用も検討しましょう。就活用のアドレスは就活が終わったら不要になるので、有償でもそれほど大きな負担にはならないでしょう。

メールの作成で行わない方が良い行為は次の通りです。

  • HTML・リッチテキストメールの作成(文字装飾機能のあるメール)
  • インデントや箇条書き機能の利用(これもHTMLに依存することがある)
  • 機種依存文字の利用(囲み英数字やローマ数字など)
  • 絵文字の利用

特にHTMLメールは、企業によっては受信そのものをメールサーバーの設定で自動的に拒否される場合もあります。また、機能を利用すると異なるプラットフォームで見た場合、メールが正常に表示されないことがあります。例えば、パソコンとスマホでは表示が異なりますし、パソコン同士であってもWindowsとmacOS、Linux系ではすべて表示が異なります。場合によってはメールが開けないこともあり得ますから、プレーンテキストのみでメールを作成する習慣をつけておきましょう。その他、企業の担当者はほとんどの場合パソコンでメールを読むため、改行と段落分けをきちんと行っておかないと非常に読みにくいメールになってしまいます。そちらも気を付けましょう。正しい敬語の使い方ができていない場合も印象は良くありません。話し言葉と書き言葉の違いを意識しながら、文章を組み立てるように練習しておきましょう。敬語の使い方は日頃意識しにくいですが、個人の評価に影響を与えやすいですので注意が必要です。

就活メールの件名はどうつけたらいい?

企業の担当者は多ければ一日に数百件のメールを処理します。そして、パソコンで利用するメーラーはほとんどの場合、送信時間順に件名をリスト表示します。そのため、件名だけでメールの概要が見分けられるようにすることが大事になります。件名には次の3項目を必ず入れておき、かつ無駄がない内容にすることが重要です。

  • 用件
  • 発信者名
  • 発信者所属(大学名など)

この時、用件はできるだけ具体的で短い言葉を選びます。ですが、「お礼」や「ご報告」といった件名では具体性がないため、「内定通知のお礼」や「追加書類発送のご報告」のようにすべきでしょう。そして、用件の後ろに名前と所属を記載しておくと、誰からのどんなメールかがすぐに分かります。例を挙げると、「追加書類発送(10/15)のご報告 名前 (〇〇大学)」のようにすることで、読む人は一覧表からすぐに必要なメールを選び出すことができます。隅付き括弧のような強調は必要に応じて使ってもいいですが、使いすぎは避けた方が無難です。メールの件名の付け方一つで、見落とされるリスクも減らせます。

また、メールの返信を送る際に件名の頭に自動的に付く「Re:」とその後ろの元のメールの件名はそのままにしておきましょう。これはRe:がついていることで何かの返信であることがひと目で分かり、その後ろの内容で何に対する返信なのかが判断できるからです。メーラーによっては、その件名を手がかりに最初のメールに関連付ける機能を持っているものもあります。さらに、返信に対する返信となると「Re:Re:」となる場合と「Re2:」となる場合があります。「Re2:」はそのまま使っても良いですが「Re:Re:」は手動で「Re2:」に置き換えるほうが好ましいでしょう。これは10回目の返信くらいになると「Re:Re:…Re:」のように件名欄からあふれ出してしまうからです。

さらに、自分のメーラーの受信フォルダと送信済みフォルダにはサブフォルダを作成して、メールの自動振り分けを設定しておくと便利です。送信元と宛先を企業のメールアドレスのドメインで分類して、それぞれのサブフォルダに自動的に振り分けるようにしておくとメールの見落としが防げますし、あとから確認するのにも便利でしょう。

就活メール本文の記載方法

メールの本文は、一定のルールに従って書くことで失敗を防げます。これは就職してからのビジネスメールにも応用が利きますので、覚えておくと便利でしょう。メール本文は次の順に書きます。

  • 宛先企業の名前
  • 部署と宛名
  • あいさつ文
  • 用件
  • 締めの言葉
  • 自分の情報(氏名・大学名・連絡先など)

上の2つは2段書きで書くと収まりが良いでしょう。例えば、「〇〇株式会社・人事部□□様」のような形でもいいですし、個人名や部署名が明確でない場合には「〇〇株式会社・採用ご担当者様」としても問題ありません。あいさつ文は書面によるものより簡略で良いでしょう。初めてメールする場合には「お世話になります、○○大学の(名前)と申します。」、2回目以降の場合は「お世話になっております、○○大学の(名前)

です。」くらいでいいでしょう。用件は5W1Hを意識しながら簡略にまとめます。そして、「以上、ご報告いたします。」などの簡単な締めの言葉を入れるとまとまりが良くなります。メールの一番最後には署名(自分の情報)を入れるのも忘れないようにしましょう。

就活メールの例文

就活メールの例文1:面接の日程調整

面接の日程について連絡するということは書類審査に通ったということですので、まずそのお礼を言うのが礼儀になります。そして、面接日の希望については提示された日程から選ぶ方式と自分から希望日を出す場合があります。提示された日程から選ぶ場合は「希望日+予備日」、自分から出す場合は第1希望~第3希望を出すと良いでしょう。例文は以下の通りです。

件名「Re:(受け取ったメールの件名のまま)」

本文
〇〇株式会社
人事部□□様

お世話になっております、○○大学(名前)です。
今般は書類選考通過のご連絡を頂きまして誠にありがとうございました。さて、ご指示いただきました面接日につきまして以下の通りご報告いたします。

【以下のいずれかを選ぶ】

1.指定された面接日時から選択する場合
●月●日(曜)●時●分(希望日)からの面接を希望いたします。もし難しいようであれば、
●月●日(曜)●時●分(予備日)からの面接としていただけると幸いです。

2.自分から面接日時を指定する場合
第1希望:●月●日(曜)●時●分
第2希望:●月●日(曜)●時●分
第3希望:●月●日(曜)●時●分

からの面接を希望いたします。日時をご指示いただけますと幸いです。

3.指定された面接日時がどれも難しい場合
大変申し訳ありませんが、ご指定いただいた日時は大学の試験があるため出向くことが難しく、以下のいずれかの日時に変更して頂けないでしょうか。

第1希望:●月●日(曜)●時●分
第2希望:●月●日(曜)●時●分
第3希望:●月●日(曜)●時●分

勝手を申しまして申し訳ありませんが、日時をご指示いただけますと幸いです。

【共通本文】

お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお手配のほどよろしくお願いいたします。

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名前(○○大学)
自宅住所
メールアドレス
電話番号

就活メールの例文2:面接のお礼

面接を受けたあ後にもお礼のメールを送ることがおすすめです。この時、面接役の人と採用担当の人は異なることが少なくないので、注意して文章を組み立てましょう。

件名「面接のお礼 名前(○○大学)」
本文
〇〇株式会社
人事部□□様

お世話になっております、○○大学の(名前)です。
本日●月●日●時●分からの面接を受けさせていただきました。お時間をいただき誠にありがとうございます。

もともと御社を第一志望としておりましたが、面接で□□様のお話を伺うにつれ、御社で働きたいという気持ちが一層強くなりました。

まずは面接していただいたことにお礼を申し上げたくメールした次第です。
末筆ながら御社のますますのご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

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名前(○○大学)
自宅住所
メールアドレス
電話番号

就活メールの例文3:選考辞退

複数の企業に応募していた場合、場合によっては選考途中で辞退することもあるでしょう。その場合にはきちんと辞退する旨をできるだけ早い段階で連絡することが社会人になろうとする人の守るべきマナーです。一方、内定後の辞退ではなく選考途中での辞退の場合、辞退の理由を詳細に説明する必要はありません。

件名「新卒採用選考辞退のお願い 名前(○○大学)」
本文
〇〇株式会社
人事部□□様

お世話になっております、書類選考通過のご連絡を頂きました○○大学の(名前)です。
誠に申し訳ありませんが、諸般の事情により選考を辞退致したくお願いします。

●月●日●時●分から予定されております面接への参加から辞退させていただければ幸いです。

これまでに選考のお手間などをおかけしているのに辞退することは大変申し訳なく思っております。
ご迷惑をおかけしてすみません。

末筆ながら御社のますますのご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

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名前(○○大学)
自宅住所
メールアドレス
電話番号

就活メールの例文4:内定承諾

内定をもらえると嬉しいものです。それに対して、すぐに承諾する旨とお礼のメールを書きましょう。承諾のメールが遅れると内定辞退とみなされる危険が否定できないため、内定の連絡に対しては受け取ったその日にメールを書くことが大切です。内定の連絡が第一報としてメールで来た場合には返信の形で、郵送のみで来た場合には新規メールで送ります。もちろん、就業条件や確認事項などをしっかりチェックしてから承諾しましょう。

内定通知の第一報がメールで来た場合の件名
「Re:(内定通知のメールの件名のまま)」

内定通知が郵送のみで届いた場合の件名
「新卒採用の内定ご承諾のご連絡 名前(○○大学)」

本文
〇〇株式会社
人事部□□様

お世話になっております、内定のご連絡を頂きました○○大学の(名前)です。

内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。謹んでお受けいたします。
一日も早くお役に立てるよう、日々努力して参ります。
どうぞこれからも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

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名前(○○大学)
自宅住所
メールアドレス
電話番号

就活メールの例文5:内定保留

内定をもらったとしても、その段階で未決の企業がいくつかある場合は全部の結果が出るまで待ってほしいというケースはよくあるでしょう。そうした場合には正直に事情を伝えて、いつまでに返事をするかを連絡すべきです。連絡をせずに放置するのはよくありません。

内定通知の第一報がメールで来た場合の件名
「Re:(内定通知のメールの件名のまま)」

内定通知が郵送のみで届いた場合の件名
「内定保留のお願い 名前(○○大学)」

本文
〇〇株式会社
人事部□□様

お世話になっております、内定のご連絡を頂きました○○大学の(名前)です。

内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、内定について保留させていただきたくご連絡申し上げました。

誠に勝手ですが、●月●日までお返事をお待ちいただけませんでしょうか。
現在受けております選考が他にもありまして、●月●日に結果が出揃う予定です。
御社への入社を前向きに考えておりますが、人生を左右する重大なことなので慎重に判断をしたいと考えております。

勝手なお願いとは承知しておりますが、ご理解いただければ幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

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名前(○○大学)
自宅住所
メールアドレス
電話番号

適切な就活メールを送って印象アップを目指そう

巻紙に筆で書いていた時代から、文書による連絡や挨拶は書き手の人となりを示す重要な資料として扱われてきました。現代ではそれが即時性のあるメールに変わっただけで、文章や体裁の重要性は全く変わっていません。ですから、きちんとした文章で就活メールを送ることはそれ自体が印象を良くする行為でもあります。良いメールを書けるよう練習しておきましょう。

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