事務職の志望動機の書き方は?企業の仕事内容に合わせて工夫しよう!

事務職の志望動機の書き方は?企業の仕事内容に合わせて工夫しよう!

事務職を志望するのであれば、その志望動機について書いていかなくてはなりません。そのためにまずは事務職という仕事は、どういった内容のお仕事なのかを知りましょう。また、必要なスキルなども一緒に抑えておきましょう。それぞれの企業に合わせた内容の志望動機を作成することが大切です。

ここでは、志望動機を書くための注意点や書き方のポイントについて説明していきます。例文も紹介しますので参考にしてみてください。

幅広い事務の仕事内容を押さえよう!

幅広い事務の仕事内容を押さえよう!

事務職と一言で言ってもさまざまな業務の違いがあります。よくその違いも理解しておきましょう。そして、そのすべてに作業の正確さや責任感の強さが求められるお仕事です。

一般事務という仕事は、企業内で事務全般のお仕事を担当します。

来客や受付の仕事をしながら、電話応対もこなさなければなりません。また、データの入力や書類作成と幅広い業務を行います。デスクワークだけがお仕事だという認識を持たれている方は、この辺をよく理解しておかないとあとあと仕事に戸惑ってしまいますので、よく理解しておきましょう。

営業事務という仕事は、営業に関わる仕事のサポートなどを行います。

営業が持ち帰った仕事の資料作成や、そのほか営業で必要なものを準備したりなど様々なサポートをします。営業の人が働きやすい環境を作るわけですから、営業という仕事のこともよく理解しておく必要があるでしょう。

経理や総務の事務職は、専門的な分野の仕事になるため、ほかの事務職に比べると難易度はぐっと高くなります。

経理の知識や総務についての知識を必要とするため、そちらの方面の勉強もしておくと有利になるでしょう。必要に応じて資格取得やスキルアップをしておくと志望動機に書くこともできますし、アピールポイントとして非常にポイントが高いです。

事務職に必要なスキルとは?

事務職に必要なスキルとは?

コミュニケーション能力の高さが必要です。

事務職は、各部署との連携が大切です。業務を遂行するために、各部署との調整が必要になることがあります。そんな時に役に立つのがコミュニケーション能力です。

守秘義務を守れる

企業の中心部でもある総務での事務職は、様々な個人情報を抱えています。また、経理での事務職も企業の重要な情報を扱うことになるので、秘密を守れるということがとても重要な仕事になります。

パソコンのスキル

事務職を行うにあたって特別必要という資格などはありません。しかし、日々の仕事ではパソコンは欠かせないツールになっていますので、ある程度の知識とスキルを持っていると良いでしょう。

パソコンの検定や簿記の資格

事務職全般で利用するパソコンの資格を持っていると面接の際にとても有利になります。WordやExcelの知識を持っていると即戦力になるでしょう。また、経理の中で事務職をすることを考えているのであれば、簿記2級以上を持っていると非常に有利となります。資格を持っていなくても以前の仕事での経験値も好印象なポイントになるので忘れず記入するようにしましょう。

事務の志望動機を書くときの注意点

事務の志望動機を書くときの注意点

役立つ資格を具体的に記入する。

たくさん資格を持っているからと、その企業の事務職には必要のない資格をたくさん書いてしまっては、この人は何がやりたいのだろうと不審に思われてしまいます。必要な情報をなるべくわかりやすく具体的に書いておくと面接官も一目で理解し、即戦力になるか評価がしやすくなります。

志望動機に給与や福利厚生について書くのは控えましょう。

その企業での仕事に対しての熱意が感じられず、仕事をきちんと遂行してくれるのかと不安にさせてしまう要因になるかもしれません。

事務職ならではの志望動機を書くように気を付けましょう。

企業としては、事務職の採用として考えているので、わかりやすく事務職ならではの志望動機を書くのが大切です。ほかの職種でも使用できる内容では、他企業との使いまわしではないかと疑われかねません。また、事務職への志望動機が弱いと、採用担当者へアピールポイントとしても弱くなりますので注意しましょう。

事務職で働いてみたい人のための志望動機!

事務職で働いてみたい人のための志望動機!

パソコンスキルをアピールする

「趣味でパソコンを使用しています。基礎的な知識は持っているのでこの能力を事務職で活かしたいと思い志望しました。」他の職種でもそうですが、特に事務職においては、パソコンのスキルが高いことは高評価に繋がります。

アルバイトの経験が事務の業務に役立つことをアピールする。

「飲食店で働いていたため、お客様とのコミュニケーションを取るのが得意です。そのため、事務職で必要なお客様対応や電話応対などに活かせると思っています。」

パソコンスキルとアルバイトの経験を組み合わせてアピール

「アルバイトでは、接客業をしていましたが、人をサポートする事務職に魅力を感じるようになりました。事務職では、パソコンのスキルが不可欠と知り、独学ではありますが参考書を見ながらWordやExcelの資格を取りました。事務職では、様々な部署とのやり取りやまとめ役としてもコミュニケーション能力が必要だと思いますので、アルバイトで培ったコミュニケーション能力が活かせると思います。」

未経験だからと諦めず、新しい職種で働くための努力をしてきたことや、今までの能力が活かせることをしっかりとアピールすることが大切です。資格を持っていなくてもそのために勉強していることをアピールすることで、採用への道が近づきます。

このような志望動機を伝える際に注意したいのは、“コミュニケーション”について具体的に説明できるようになっておくことです。これについては以下の記事を参考にして、しっかり準備をしておきましょう。

事務の志望動機を書くときのポイント

事務の志望動機を書くときのポイント

ポイントその1:理由を明確にする

応募先の企業を選んだ理由を明確にする

その企業に対してきちんと調べたことが伝わりますし、何より熱意が伝わりやすいでしょう。

その企業でなければできないことをアピールする

社風や制度を理解して応募しているとわかると採用担当者としても採用しやすいでしょう。入社したものの社風や制度を理解してなかったために辞めてしまうということもあります。採用する側としても長く働いてほしいですから、より企業のことを理解してくれていることに越したことはありません。

その企業の良さについて書いておく

例えば、企業理念は企業にとってとても大切な内容です。しっかりと確認しておきましょう。

ポイントその2:事務に向いていることをアピール

事務の仕事が好きであることを書く

事務職に応募しているわけですから、その仕事が好きであることが第一前提になります。

事務職の、どの分野に魅力を感じているのかを具体的に書く

事務職といってもいろいろな仕事があります。その企業でどのように働いていきたいかという考えをアピールすることができるのです。

持っているパソコンスキルや資格から、入社後に貢献できることをアピールする

未経験でもスキルがあれば採用に繋がりますし、貢献できることがあるのであれば採用への後押しになります。

事務の志望動機を書くときのポイント3:コミュニケーション能力をアピール

ここでもやはり注意したいのが、“コミュニケーション能力とは?”の部分です。コミュニケーション能力とは一般的に抽象的な言葉であるため、それ単体では面接官には伝わりません。ここは必ず確認しておきましょう。

 

コミュニケーション能力を強調する

事務職は、デスクワークばかりでなく、企業全体の社員と業務上関わることも多いのでコミュニケーション能力は欠かせません。来客や電話の対応にもコミュニケーション能力が求められます。

アルバイトの経験から培ったコミュニケーション能力をアピールする

具体的な例があることで、採用担当者にイメージしてもらいやすくなり、コミュニケーション能力があることに説得力があります。

事務の志望動機を書くときのポイント4:適性をアピール

事務職に適性があること、自分の強みをアピールする

事務職がどういうものであるかを理解した上で、それに対して自分が持っているスキルが活躍できることなどをアピールしましょう。

資格を持っているなら、どのように役立つのかを具体的にアピールする

経理事務職などであれば、簿記を持っていることなどは強くアピールできるポイントになります。

事務職に対する自分の強みになるものをアピールする

自分が得意とする分野が何かを理解し、事務職で活かせることを伝え採用担当者の興味を引き付けましょう。

自分の強みが、入社後にはどのように役立つのかを書く

入社後のことも具体的に考えることで、よりその企業に貢献できるということが認識してもらいやすくなります。

事務の志望動機はポイントを押さえてアピール!

事務の志望動機はポイントを押さえてアピール!

事務職とは様々な仕事をやらなくてはならない幅広い職種になります。その企業ごとの業務をよく理解し、その企業に合った事務職に対しての志望動機を書くようにしましょう。企業ごとの事務職に対して自分が何ができるのかをわかりやすく工夫し、自分らしさを強くアピールしましょう。自分が得意とする分野をしっかり理解し、活躍できることをアピールし、採用へと繋げましょう。

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