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事務職に向いてる人とは?向いてない人と適正を判断するポイント

事務職 向いてる人

事務職に向いてる人の特徴

事務職に向いてる人の特徴は以下の通りです。

  • 単調な業務やルーティン業務に取り組める人
  • 人をサポートする仕事が好きな人
  • スケジュール管理が上手な人
  • コミュニケーションスキルがある人
  • ビジネスマナーが身についている人
  • 臨機応変な対応力がある人
  • 数字を扱うことに苦手意識がない人

一つずつ理由を解説します。

1. 単調な業務やルーティン業務に取り組める人

事務職に向いている人は、単調な業務やルーティン業務に取り組むことができる人です。

理由として、事務職は毎日の業務がほぼ同じで定型的な作業が多いため、細かい作業を厭わずに継続的に取り組む忍耐力が求められるからです。

同じ作業を繰り返すことに対して飽きやストレスを感じにくいことも重要です。

例として、データ入力の仕事では毎日大量の情報を正確に入力する必要があり、集中力と正確性が不可欠です。

社員のAさんは毎日数百件のデータを正確に入力し、エラー率が低いことが評価されています。

したがって単調な業務をコツコツとこなせる人は、事務職でのパフォーマンスを高め長期的に安定した業務遂行が期待できるでしょう。

2. 人をサポートする仕事が好きな人

事務職に向いている人は、人をサポートする仕事が好きな人です。

なぜなら事務職は、他の社員や部門の業務を円滑に進めるためのサポート役がメインの仕事だからです。

事務職の仕事内容は資料の作成やスケジュール管理、電話対応など、周囲の人々が効率よく仕事を進められるように支援する役割が求められます。

そのため、他人をサポートすることに喜びを感じる人が向いています。

人をサポートすることが好きな人は事務職で大いに活躍でき、成果が周囲に貢献することで自己満足感も得られるでしょう。

3. スケジュール管理が上手な人

事務職に向いている人は、スケジュール管理が上手な人です。

理由は事務職は複数のタスクやプロジェクトを同時に進めることが多く、効率的なスケジュール管理が求められるからです。

適切な時間配分と優先順位をつける能力がある人は、業務をスムーズに進めることができ、全体の生産性を向上させるでしょう。

スケジュール管理の具体例として、タスクの分解と締め切り管理があります。

新しいプロジェクトの企画書作成では、「企画の目的設定」「資料収集」「構成決定」「執筆」「レビュー」を小さなタスクに分け、進捗を把握しやすくします。

毎月の報告書提出の場合、逆算してデータ収集や初稿作成、レビュー、最終チェックの締め切りを設定し、リマインダーでスケジュール通りに進行させます。

これにより、効率的なスケジュール管理が可能になるでしょう

4. コミュニケーションスキルがある人

事務職に向いている人は、コミュニケーションスキルがある人です。

なぜなら事務職は多くの部署や同僚と連携しながら業務を進めることが多く、円滑なコミュニケーションが必要だからです。

コミュニケーションスキルとは、個人や対グループ間で効果的に情報を交換する能力です。

主に、話す、聞く、説得する、説明する、交渉するなどのスキルが含まれます。

効果的なコミュニケーションスキルを持つことで、職場や日常生活での相互理解を深め、対人関係を改善し、問題解決に寄与します。

したがって、優れたコミュニケーションスキルがある人は、情報の伝達や調整をスムーズに行い、業務の効率化や問題解決に貢献します。

5. ビジネスマナーが身についている人

事務職に向いている人は、ビジネスマナーが身についている人です。

事務職は社内外のさまざまな人と接する機会が多く、適切な挨拶や言葉遣い、服装、メールの書き方などの基本的なビジネスマナーが重要です。

例としてビジネスメールを送る際には、件名を明確にし挨拶文を書き、本文は簡潔に要点をまとめる文章の流れが重要です。

また適切な言葉を使い結びの言葉で感謝を表し、署名に連絡先を含める等の一連の流れが求められるでしょう。

このようにビジネスマナーが身についている人は、事務職で大いに活躍し信頼を得ることができるでしょう。

6. 臨機応変な対応力がある人

臨機応変な対応力がある人は、事務職に向いています。

なぜなら事務職では、日々の業務の中でさまざまな状況に対応することが求められるからです。

たとえば、急なタスクの変更や突発的な問題の解決が必要になることが多々あります。

これに対して臨機応変に対応できる人は、迅速かつ効果的に対応し業務のスムーズな進行を支えることができるでしょう。

一例としてある日、重要な会議資料の作成が突然求められたとします。

このような状況で臨機応変に対応できる人は、まず関係各位と連携をとってどのような資料が必要かを確認します。また資料がいつまでに必要かの期限を明確にし、時間内に必要な資料を作成できるよう調整していきます。

さらに同僚からの急な依頼にも柔軟に対応し、チーム全体の生産性を高めることができるでしょう。

よって臨機応変な対応力がある人は、事務職において非常に価値があり向いていると言えるでしょう。

7. 数字を扱うことに苦手意識がない人

数字を扱うことに苦手意識がない人は事務職に向いています。

理由として事務職ではデータ入力や帳簿管理、経費計算など、数字を扱う業務が多く含まれるからです。

例として、売り上げデータなどは一般的にExcel上に入力し関数を利用することでグラフや表にしてまとめることが多いです。

またデータ入力の作業もスムーズに進められ、業務効率化に貢献できます。

さらに売上やコストの分析においても正確な判断が求められ、経営判断のサポートに役立ちます。

したがって数字を扱うことに苦手意識がない人は、事務職で高いパフォーマンスを発揮し、非常に向いていると言えるでしょう。

事務職に向いていない人の特徴

事務職に向いていない人の特徴は以下の通りです。

  • 飽き性の人
  • 見落としやミスが多い人
  • 自発的に仕事を生み出していきたい人
  • 数字に苦手意識を持っている人
  • コミュニケーションを取ることが苦手な人
  • デスクワークが苦手な人
  • 業務の評価をわかりやすく評価してほしい人

などが挙げられます。

一つずつ理由を解説します。

1. 飽き性の人

飽き性の人は事務職に向いていない可能性があります。

なぜなら事務職では日常的に同じ作業を繰り返すことが多く、細かい作業が中心だからです。

たとえばデータ入力や書類整理、定期的な報告書の作成や経費精算などのルーティン作業が多いため、飽き性の人はすぐに退屈を感じ、集中力を失う可能性があります。

その結果、業務の効率や質が低下しやすく、職場の雰囲気にも悪影響を与えてしまうことが考えられます。

したがって、飽き性の人は事務職には向いていない可能性が高いです。

2. 見落としやミスが多い人

見落としやミスが多い人は事務職に向いていない可能性があります。

理由として事務職ではデータ入力、帳簿管理、書類作成など、正確さが求められる業務が多く含まれるからです。

例として経費精算での数字の誤入力は、会社の財務報告や予算管理に影響を及ぼします。

また重要な契約書や報告書の内容を見落とすと、クライアントとの信頼関係に悪影響を及ぼし、ビジネス機会の損失につながることもあります。

さらにミスを防ぐための追加の確認作業が必要となり、全体の業務効率が低下します。

したがって見落としやミスが多い人は、事務職には向いていないと言えるでしょう。

3. 自発的に仕事を生み出していきたい人

自発的に仕事を生み出していきたい人は事務職に向いていない可能性があります。

なぜなら事務職では、主にルーティン業務や上司の指示に従った作業が求められるからです。

創造的な仕事や新しいプロジェクトを自ら提案する機会は少なく、業務の一例として、書類整理、データ入力、経費精算などが日常業務の大部分を占めます。

これらの業務は決められた手順に従って進める必要があり、クリエイティブな発想や自発的な行動を求める人には退屈に感じられることが多いです。

新しいアイデアを生み出し、それを実行に移すことに喜びを感じる人にとっては、事務職の環境は制約が多く、モチベーションを維持するのが難しいでしょう。

よって自発的に新しい仕事を生み出したい人には、事務職は向いていないと言えます。

4. 数字に苦手意識を持っている人

数字に苦手意識を持っている人は事務職に向いていない可能性があります。

理由は事務職ではデータ入力、帳簿管理、経費精算など、正確な数値管理が求められる業務が多く含まれるからです。

たとえば経費精算では、細かい数字を正確に入力することが重要です。

数字に苦手意識を持っていると、誤入力や計算ミスが発生しやすくなり、会社の財務状況に悪影響を及ぼす可能性があります。

帳簿管理でも同様に、数値の正確な把握が求められますが、数字に強くない人はミスが増えやすくなります。

売上データの管理においても、数字の誤解や見落としがビジネス運営に重大な問題を引き起こすリスクがあります。

したがって数字に苦手意識を持っている人は、事務職には向いていないと言えるでしょう。

5. コミュニケーションを取ることが苦手な人

コミュニケーションを取ることが苦手な人は事務職に向いていない可能性があります。

なぜなら事務職は、上司や同僚、顧客、他部門との円滑なコミュニケーションが不可欠だからです。

例として会議の議事録作成や顧客対応、社内の情報共有などにおいて適切なコミュニケーションができないと、情報の誤解やミスが発生しやすくなります。

コミュニケーション不足により業務の効率が低下し、社内関係者に必要な情報を適切なタイミングで伝えていないことにより信頼関係を損なうリスクにも繋がります。

よってコミュニケーションを取ることが苦手な人は事務職には向いていないと言えます。

6. デスクワークが苦手な人

デスクワークが苦手な人は事務職に向いていない可能性があります。

理由は事務職の業務は主にデスクワークが中心であり、長時間パソコンや書類と向き合うことが求められます。

たとえばデータ入力や帳簿管理、メールの返信、会議の議事録作成、書類整理など、多くの業務がデスクワークに依存しています。

これらの作業には集中力と持続力が必要です。

デスクワークが苦手な人は長時間同じ姿勢で座り続けることやパソコン画面を見続けることにストレスを感じやすく、結果として業務効率が低下する可能性があります。

そのためデスクワークが苦手な人は、事務職には向いていないと言えるでしょう。

7. 業務の評価をわかりやすく評価してほしい人

業務の評価をわかりやすく評価してほしい人は事務職に向いていない可能性があります。

事務職は多くの業務が定型的であり、評価が定量的ではなく定性的になることが多いため、評価基準が曖昧です。

一例として、データ入力や書類整理、経費精算などの事務作業は、成果が目に見えにくく、利益に直結した数字での評価が難しくなりがちです。

また事務職ではチームでの協力が求められる場面も多く、個々の貢献度を明確に評価するのが難しいことがあります。

よって自分の努力や成果が正当に評価されていないと感じることが増えるかもしれません。

結果として、業務の評価をわかりやすく求める人は、事務職において満足のいく評価を得ることが難しく、不満を感じやすくなります。

したがって業務の評価をわかりやすく求める人は、事務職には向いていないと言えるでしょう

事務職の適性を判断する際のポイント

事務職の適性を判断する際のポイントは以下の通りです。

  • 書類作成やデータ入力などのPC操作が得意
  • 自分が仕事を生み出していくよりも、サポートする仕事が好き
  • ルーティン行動やスケジュール管理が得意
  • 事務職の種類と性質を学んでミスマッチ防止

一つずつ理由を解説します。

1. 書類作成やデータ入力などのPC操作が得意

書類作成やデータ入力などのPC操作が得意な人は事務職に適性があります。

なぜなら事務職では日常的にパソコンを使用して文書作成、データ管理、電子メール対応などを行う必要があるからです。

また仕事をする上で、Microsoft WordやExcelを駆使して迅速かつ正確に書類を作成したり、データ入力では正確なタイピングスキルが求められます。

PC操作が得意な人はこれらの業務を効率的にこなし、業務の効率を大幅に向上させることができます。

したがって書類作成やデータ入力、PC操作が得意な人は事務職に適性があると言えるでしょう。

2. 自分が仕事を生み出していくよりも、サポートする仕事が好き

人をサポートする仕事が好きな人は事務職に適性があります。

理由として事務職は、文書管理、スケジュール調整、データ入力、経費精算など、組織やチームをサポートする役割が中心だからです。

例として営業チームのサポートとして見積書や契約書の作成を担当したり、上司のスケジュールを管理して会議準備を整えるなど、他のメンバーを支援することでチーム全体の生産性を高めます。

こういったサポート業務に喜びを感じる人は、細かい作業や調整を得意とし事務職の業務に自然と適応できるため、事務職の適性があると言えるでしょう。

3. ルーティン行動やスケジュール管理が得意

ルーティン行動やスケジュール管理が得意な人は事務職に適性があります。

なぜなら事務職では、日々の業務がルーティン化されているため、効率的なスケジュール管理が重要だからです。その仕事内容は毎日のメールチェック、データ入力、報告書作成などの定期的なタスクを計画的にこなし、締め切りを守ることが求められます。

さらに、ミーティングのスケジュール調整や上司のアポイント管理など、細かなスケジュール管理を必要とする業務への対応も必要です。

したがってルーティン行動やスケジュール管理が得意な人は事務職に適していると言えるでしょう。

4. 事務職の種類と性質を学んでミスマッチ防止

事務職の種類と性質を学ぶことは、適性を判断しミスマッチを防止するために重要です。

事務職には様々な事務があり、求められるスキルは以下の通りです。

  • 経理事務:数字に強く、データ管理が得意な人
  • 営業事務:コミュニケーション能力が高く、営業スタッフのサポートが得意な人
  • 総務事務:社内の幅広い業務をサポートするため、マルチタスク能力が得意な人

などがあり、それぞれ異なるスキルが求められます。

これらの違いを理解し自分の強みや適性に合った職種を選ぶことで、業務の効率や満足度が向上していきます。

よって事務職の種類と性質を理解することは、長期的なキャリアの成功に欠かせない重要な要素となります。

事務職の仕事内容

事務職の仕事内容は以下の通りです。

  • 書類の作成と事務処理
  • データ入力
  • 社内からの依頼業務(経費精算など)
  • 電話応対などの来客対応

一つずつ理由を解説します。

1. 書類の作成と事務処理

事務職の仕事内容として、書類の作成と事務処理は非常に重要です。

なぜなら事務職の役割は、組織の運営を円滑にする基盤を支えることだからです。

たとえば契約書や報告書、プレゼン資料の作成には、正確な情報の収集と整理が求められます。

また事務処理には、データ入力、経費精算、ファイル管理、スケジュール調整などが含まれます。

これらのタスクを効率的にこなすことで、上司や同僚がスムーズに業務を進められるようサポートし、組織全体の業務効率が向上します。

したがって書類の作成と事務処理は、事務職の重要な仕事内容と言えるでしょう。

2. データ入力

データ入力は事務職の重要な仕事内容です。

理由として会社の運営に必要な情報を正確かつ迅速に記録する作業であり、業務の効率化や情報管理の正確性を確保するからです。

例として顧客情報や売上データ、在庫管理データの入力が挙げられます。

またこれらのデータ入力は、正確さとスピードが求められ、他の業務を支える基盤となります。

このためデータ入力は事務職の基本的かつ重要な仕事内容と言えるでしょう。

3. 社内からの依頼業務(経費精算など)

社内からの依頼業務は事務職の重要な仕事内容です。

事務職は、組織内の部門や個人からの依頼に迅速かつ正確に対応し、他の部門や社員が自分の業務に集中できる環境を整えます。

たとえば経費精算では領収書の確認や経費の分類、会計システムへの入力が含まれます。

これらの仕事をミスなく作業することで、会社全体の生産性が向上するでしょう。

したがって社内からの依頼業務をこなすことは、事務職にとって大切な仕事です。

4. 電話応対などの来客対応

電話応対や来客対応は事務職の重要な仕事内容です。

事務職は会社の第一印象を左右し企業のイメージや信頼を形成します。

例として電話応対で顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応することで、顧客満足度と信頼関係を向上させます。

訪問対応の丁寧さで会社の印象が良くなり、ビジネスの円滑な進行をサポートします。

よって電話応対や来客対応は、事務職の重要な仕事内容と言えるでしょう。

事務職に就くための方法

事務職に就くための方法は以下の通りです。

  • PCスキルを身に付ける
  • 事務職の種類と性質を確認する
  • エージェントなどを活用して自分に合う事務職を見つける

一つずつ理由を解説します。

1. PCスキルを身に付ける

PCスキルを身に付けることは事務職に就くための重要な方法です。

事務職では日常的にパソコンを使用するため、Microsoft Officeのような一般的なソフトウェアの操作スキルが必須です。

たとえばMOS(Microsoft Office Specialist)の資格を取得することで、Word、Excel、PowerPointなどの操作スキルを採用担当に証明することができます。

資格取得によって、就職活動での競争力を高めることができるでしょう。

したがってPCスキルを身につけることは、業務を迅速かつ正確に行う能力をアピールでき、企業にとってもメリットがあると言えます。

2. 事務職の種類と性質を確認する

事務職に就くための方法として、事務職の種類と性質を確認することは重要です。

事務職には以下の種類があります。

  • 経理事務
  • 営業事務
  • 総務事務

それぞれ求められるスキルや業務内容が異なります。

  • 経理事務は、数字に強さを求められます。
  • 営業事務は社内外のコミュニケーション能力が重要です。
  • 総務事務は社内からの頼まれごとが多いため、マルチタスクの能力が求められるでしょう。

これらの職種の違いを理解し、自分の強みや興味に合った職種を選ぶことで、ミスマッチを防ぎ、長期的なキャリアの成功に繋がるでしょう。

3. エージェントなどを活用して自分に合う事務職を見つける

事務職に就くための方法として、エージェントを活用して自分に合う事務職を見つけることが挙げられます。

事務職には、経理事務、営業事務、総務事務などがあり、それぞれ求められるスキルや業務内容が異なります。

エージェントはこれらの職種の違いや必要なスキルを詳しく説明し、適切なアドバイスを提供してくれます。

したがってエージェントを活用することは、自分に最適な事務職を見つけ、長期的なキャリアの成功に繋がる重要な方法と言えるでしょう。

事務職に就職・転職する際の注意点

事務職は求人数が少なく競争が激しいため、慎重な準備が必要です。

また業務内容によっては経理や秘書の職務に近い場合もあり、幅広いスキルが求められることがあります。

これらの点を理解し、事務職への就職・転職活動に臨むことが事務職転職のポイントです。主な2点の注意点を解説していきます。

1. 事務職は求人が少なく、競争が激しい

事務職は求人が少なく競争が激しいため、自分のスキルや強みを明確にし、他の候補者との差別化が必要です。

たとえば経理事務では会計ソフトの使用経験や簿記資格、営業事務では顧客対応スキルや営業サポートの経験が有利です。

したがってスキルや経験を持っている場合、それを履歴書や面接で具体的にアピールすることが重要になるでしょう。またエージェントを活用して、自分に合った事務職を見つけることも効果的です。

競争が激しい事務職への転職には適切な準備と戦略が重要です。

2. 業務内容によっては経理や秘書に近い場合もある

事務職の業務内容は多岐にわたり、経理や秘書に近い業務を含む場合があります。

たとえば経理事務では財務データの管理や経費精算が求められます。

いっぽう、秘書業務に近い事務職では役員のスケジュール管理や会議準備などが含まれます。

事務職の種類別の業務内容を理解することで、自分の強みや興味に合った職種を選び、ミスマッチを防ぐことができるでしょう。

また適性に合った業務を選ぶことで、長期的なキャリア形成が可能になり職場でのパフォーマンスを最大化できます。

したがって事務職に就くためには、各事務職の業務内容をしっかり理解することが重要です。

未経験でも事務職に就くことはできる?

未経験でも必要なスキルを身に付ければ、事務職に就職することは可能です。

事務職には様々な種類があり、未経験者を募集している求人も存在します。

適切なスキルを磨き、自分に合った求人を見つけることで事務職への道が開けるでしょう。

必要なスキルを身に付けることができれば就職できる!

未経験でも必要なスキルを身に付けることができれば、事務職に就くことは可能です。

事務職に就くための方法として、基本的なPCスキルやコミュニケーション能力を習得することが重要です。

たとえばMOS(Microsoft Office Specialist)の資格を取得することで、Microsoft Officeの操作スキルを証明することができます。

これにより、Word、Excel、PowerPointなどの操作が求められる事務職で、未経験者でも即戦力として評価されやすくなるでしょう。

またビジネスマナーや基本的なコミュニケーションスキルも重要で、職場での円滑なコミュニケーションと効率的な業務遂行に役立ちます。

これらのスキルを身に付けることで、未経験からでも事務職に就くことが可能です。

事務職にも種類があるため、未経験から募集している求人もある

未経験から事務職に就くための方法として、まず事務職の種類を理解し、未経験者を募集している求人を探すことが重要です。

一例として一般事務やデータ入力のポジションは比較的未経験者を受け入れやすく、基本的なPC操作スキルやコミュニケーション能力が求められます。

また、経理事務や秘書業務も研修制度やサポート体制が整っている企業があり、未経験者を対象としています。

これらの求人を見つけることで適切な職種を選び、必要なスキルを習得することができます。

したがって、自分の適切にあった職種選びとスキル習得で事務職への道が開けるでしょう。

よくある質問

よくある質問として以下の3つがあります。

  • 事務職で大事なことは何ですか?
  • 事務職をやめたいと思う理由は何ですか?
  • 事務職のメリット・デメリットは?

一つずつ回答をしていきます。

事務職で大事なことは何ですか?

事務職で大事なことは正確さとコミュニケーション能力です。

正確さは事務職の基礎です。

たとえば経理事務では、経費精算や会計データの管理において、細かい数字を正確に入力することが求められます。

ミスが発生すると会社の財務状況に悪影響を及ぼす可能性があります。

いっぽう営業事務では、見積書や契約書の作成、顧客対応を行うため、適切なコミュニケーションスキルが必要です。

顧客との信頼関係を築き円滑に業務を進めるためには、正確な情報伝達と協力が不可欠です。これらのスキルを身に付けることで、事務職での業務を効率的かつ効果的に遂行し、組織全体のパフォーマンス向上に貢献できます。

したがって事務職に就くためには、正確さとコミュニケーション能力を磨くことが重要です。

事務職をやめたいと思う理由は何ですか?

事務職をやめたいと思う理由は以下の通りです。

  • 業務の単調さ
  • 人間関係の問題
  • キャリアの停滞感

事務職に就くためには、これらの問題を事前に理解し対策を講じることが重要です。

例として、経理事務の単調な業務や営業事務のコミュニケーションストレス、総務事務のキャリア不透明感などがあります。

対策としては、業務の多様性を求めることで新たな挑戦を取り入れたり、コミュニケーションスキルを向上させて職場の人間関係を改善したり、自己啓発を通じてキャリアプランを明確にすることが有効です。

これにより事務職の持つ問題点に対処し、長期的なキャリアの成功につなげることができるでしょう

事務職のメリットを活かしデメリットを克服する方法を知ることで、より充実したキャリアを築くことができるでしょう。

事務職のメリットは、安定した業務内容や規則正しい勤務時間が挙げられます。

一例として定型業務が多いため、仕事の流れを把握しやすく、プライベートの計画も立てやすいです。
また、コミュニケーション能力やPCスキルが向上する機会が多いです。

デメリットは、業務の単調さやキャリアの停滞感があります。

たとえば日々のデータ入力や書類作成が単調で、モチベーションが低下することがあります。また、専門的なスキルを求められる場面が少ないため、キャリアアップの機会が限られることがあります。

このように事務職のメリットとデメリットを理解し、自分に適した職種を選ぶことが重要です。

まとめ

事務職を目指す上で重要なのは以下の通りです。

  • 単調な業務やルーティンワークに対応できる。
  • 人をサポートすることに喜びを感じられる。
  • スケジュール管理やコミュニケーションが得意である。
  • ビジネスマナーが身についている
  • 臨機応変に対応できること
  • 数字に対して苦手意識がない

事務職は、未経験でも必要なスキルを身につければ事務職に就くことは可能です。

PCスキルを向上させたりエージェントを活用して適切な職種を選ぶことが成功の鍵です。

一般的に事務職は求人が少なく競争が激しいですが、自分の強みをしっかりアピールし、業務内容を理解してミスマッチを防げば、安定したキャリアを築くことができます。

あなたのスキルと適性を活かし、充実した事務職ライフを目指しましょう。

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高藤 薫キャリアアドバイザー
株式会社ジェイック:キャリアコンサルタント|就活情報、お役立ち面白情報を発信|就活YouTube「ゼロフリ」配信中|資格:キャリアコンサルタント・ポジティブ心理カウンセラー・7つの習慣®︎ファシリテーター