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仕事におけるコミュニケーションの重要性とは?苦手でも克服する方法を解説

仕事におけるコミュニケーションの重要性とは?苦手でも克服する方法を解説

仕事上のコミュニケーションに苦戦していて、どうすればいいのか悩んでいる人も多いのではないでしょうか?この記事では、会社におけるコミュニケーションの重要性や、円滑にコミュニケーションを進められた時のメリットなどについて解説します。仕事のコミュニケーションが苦手という人のために、明日から使えるコミュニケーションの具体例についても紹介しますので、参考にしてみてください。

コミュニケーション能力とは?

コミュニケーション能力とは?

仕事で求められるコミュニケーション能力は、学生時代までのものとは異なります。

ここでは、社会人の大切なスキルでもあるコミュニケーション能力を3つの力に分けて解説します。

伝える力|自分の考えを分かりやすく伝える

仕事上で誰かに何かを伝える機会は多く存在しますが、これは「伝える」というコミュニケーション能力が必要になります。

「営業として顧客に提案内容を魅力的に思ってもらう」「事務職として社内ルールを他部署の社員に周知する」など、自分の考えやまとめたことを分かりやすく伝えなければならない場面は多々あります。

この時大切なのが、「話す」ではなく「相手が分かるように伝える」ということです。

一方的に話せたとしても、相手が理解していなければコミュニケーションとしては失敗ということを認識しておくことが大切です。

聞く力|相手の考えを会話で引き出す

相手の話を聞く力も立派なコミュニケーション能力の一つです。

仕事をする上で常に自分の意見が全員と同じ意見とは限りませんので、意見がぶつかるということもあります。

聞く力を発揮し「相手はどういった背景があってその発言をしているのか」を引き出すことで、より仕事が円滑に進められるでしょう。

巻き込み力|説得により相手に行動を促す

コミュニケーションを通じて、相手に自分のとって欲しい行動を促すような巻き込み力の発揮も求められます。

営業職であれば顧客にサービスを契約してもらったり、企画職であれば企画を納得してもらえるようなプレゼンをしたりと、上手に周囲を巻き込めるコミュニケーションを取れれば、仕事での実績をより上げることも可能です。

仕事で大切なコミュニケーションの種類と特徴

コミュニケーションは仕事をする上で非常に大切なものですが、仕事上のコミュニケーションには大きく4つの種類があります。

それぞれの特徴や気をつけなければならないポイントを抑えておきましょう。

対面コミュニケーション

対面コミュニケーションは、最もポピュラーなコミュニケーションの種類です。

相手と面と向かって行いますので、声の抑揚や大きさはもちろん、表情や行動など、相手の感じていることが比較的読み取りやすいため、コミュニケーションしやすいといった特徴があります。

その反面、自分の言動やそこに込められた感情も相手に伝わってしまいやすいので、言動がおかしかったり手癖などが目立ってしまうと、話の内容が上手く伝わりきらないということもありますので注意が必要です。

オンライン会議でのコミュニケーション

最近ではオンライン会議によるコミュニケーションも増えてきました。

会議室への移動時間が無くなったり、どこからでも会議に参加できるなど便利なコミュニケーション方法ではありますが、相手の表情が読めず、コミュニケーションがしにくいといったデメリットがあります。

結局は機械のカメラや音声を通じたコミュニケーションになってしまうため、どうしてもズレが生じやすいのです。特に何かを説明するようなコミュニケーションには苦戦しやすいでしょう。

相手が理解していないまま、一方的に説明するような伝え方をしてしまえば、思わぬトラブルに発展しかねません。

オンライン会議でコミュニケーションを上手く取るには、「出席者にカメラオンの依頼をする」「対面の時よりも意識的に疑問点がないかの確認を促す」といった工夫が必要です。

メールコミュニケーション

メールは仕事上頻繁に用いられるコミュニケーション方法です。

誰が何を言ったか記録しておくことが大切な話題を話す時や、数値や理由をしっかり相手に伝えたい時に向いています。

また、上司や関係者をCCに入れることでやり取り内容の報告にもなり、メールコミュニケーションを上手く活用することで時短に繋がります。

ただし、メールだとやや硬い印象見えたり、感覚的なニュアンスを伝えるのが難しくなってしまいやすい点には要注意です。

相手がメール文面を理解できないかもしれないと思った時は、メール送信後に送信相手へ通話で補足することもおすすめです。

チャットコミュニケーション

リモートワークが増えたことで、チャットサービスを用いたコミュニケーションも増えてきました。

メールよりも気軽に連絡できるようになりましたが、短文を連続で相手に送信すると通知を無駄に増やしてしまうなど、気軽にやりとりできるからこそ、コミュニケーション上配慮が必要なポイントも存在します。また、こちらもメール同様、文面だけだとそっけなく見えてしまうこともあり、文章が短いぶん誤解されてしまうこともあります。

他のコミュニケーション方法と異なる点として、メッセージに対してスタンプでリアクションが送れるというものもあります。

自分の今の思いをスタンプでユニークに表現できれば、顔が見えていない相手とのいいコミュニケーションに繋がるでしょう。

コミュニケーションが仕事で重要になる職種

コミュニケーションはどんな仕事にとっても大切ですが、特に重要になる職種を3つ紹介します。

営業職

営業職はコミュニケーションそのものが仕事と言っても過言ではありません。

営業職でコミュニケーションが重要な理由
  • 商談においてコミュニケーションの量と質が最も大切であり、業績に直結するから
  • 上司に値引の決裁を取得しやすくなるから
  • 顧客の潜在的なニーズを聞き出し、より大きな提案ができるようになるから

営業職の仕事でコミュニケーションが不要なタイミングはありません。

顧客、チーム、上司、事務との連携など、社内外問わず多くの関係者とコミュニケーションが取れなければ、業務はおろか実績を上げることもできないでしょう。

事務職

黙々と仕事に取り組むイメージが強い事務職も、コミュニケーションが非常に大切な職種の一つです。

事務職でコミュニケーションが重要な理由
  • 事務における社内ルールを周知する必要があるから
  • 作業範囲や進捗をチームに共有して円滑に仕事を進める必要があるから
  • 経理などであれば、他部署に経費内容を照会することもあるから

事務職は会社の事務作業を一手に担っているため、意外と関係者が多くなっています。

事務書類の照会や、事務効率向上を目的とした社内説明会など、コミュニケーションを取る機会は少なくありませんので、「コミュニケーションが苦手だから」という理由で事務職に就いてしまうと、思わぬギャップを感じるかもしれません。

企画職

企画職は分析力や思考力ももちろん大切ですが、それと同じくらいコミュニケーション能力も重要です。

【企画職でコミュニケーションが重要な理由】

  • 自分の企画を相手に理解してもらう必要があるから
  • 企画を進めるため、関係者の協力を得ることも重要だから
  • どんな企画をすればいいか、周囲の声を聞く必要があるから

新商品の企画であれば、どんな商品が売りやすいか営業担当から聞き出すコミュニケーション能力が必要ですし、企画した新商品を世の中に広めるためには、伝えるコミュニケーション能力が必要です。

時には経営層にもプレゼンをすることがありますので、より相手の立場を考えた上でのコミュニケーションが求められます。

コミュニケーションが仕事に与えるメリット

ここでは、コミュニケーションが仕事に与えるメリットについて解説します。

仕事を円滑に効率良く進められる

コミュニケーションが上手いと、仕事を円滑に効率良く進められるようになります。

作業内容を分担して作業者に誤解なく伝える、営業先のニーズを事細かにヒアリングして一度の商談で契約まで持っていくなど、コミュニケーションを徹底すれば仕事を上手く回せるようになります。

もしコミュニケーション能力が低いと、何度も会議や商談をしなければならなくなりますので、仕事が遅い人になってしまうでしょう。

仕事のミスを減らせる

コミュニケーションは、相手と自分の理解を合致させるという目的もあります。

従って、何か依頼をしたりされたりする時、その依頼内容の認識を合わせられれば、必然的に仕事のミスを減らすことができます。

あなたは「自分は○○だと思っていたが、どうやら▲▲という意味だったらしい」というミスをしたことはありませんか?このようなミスが起きてしまうのは、相手とのコミュニケーションが上手くできていないからです。

「伝える」「聞く」というコミュニケーションの要素を思い出して、仕事に活かしていきましょう。

組織の人間関係が向上する

コミュニケーションが活発な職場は、自然と人間関係も向上します。

組織の人間関係が向上すれば、何か聞きたいことがあった時すぐに相談や質問ができたり、新しいアイデアを生み出しやすくなったりと、様々なメリットがあります。

また、コミュニケーションが円滑な職場ならば居心地も良くなるはずですので、結果的に仕事への満足度も高まるというメリットも享受できるでしょう。

コミュニケーション不足が仕事に与える悪影響

仕事上でのコミュニケーションが不足すると、様々な悪影響を引き起こします。

特に以下の3つについてはしっかりと認識しておくようにしましょう。

働いていてストレスが溜まりやすくなる

職場でのコミュニケーションが不足すると、ミスが増えやすくなりますので、仕事が上手く回らなくなります。

また、職場の人間関係も悪化しやすくなるため、総じて仕事中でストレスを感じやすくなるという悪影響に繋がります。

ストレスが溜まったとしても、飲みに行ったり同僚に愚痴を吐いたりすればある程度緩和できますが、そもそもコミュニケーションが不足している職場でコミュニケーションが必要なストレス解消方法は取り組めないはずです。

このことから考えると、離職率の高い会社は職場のコミュニケーションに難がある可能性が高いとも言えるでしょう。

新しいことに挑戦できなくなる

コミュニケーションが不足すると、他部署との連携がしにくくなるので、会社として新しいことに挑戦しにくくなるといった悪影響も及ぼします。

会社は常に成長を目指してビジネスを行っていくもののため、新商品の開発や既存商品の改善を重要視しています。

しかし、コミュニケーションが不足して新しいことに挑戦できなくなれば、会社の業績も停滞しかねません。

仕事が楽しくなくなる

コミュニケーションは仕事におけるパフォーマンスに直結します。

営業であれば契約、企画職であれば商品のリリースなど、パフォーマンスが発揮できれば実績が出て、仕事そのものが楽しいと思えるでしょう。

もしコミュニケーションが不足すると仕事が上手くいかなくなると考えれば、「仕事が楽しいと思える機会」が減ってしまいますので、結果的に仕事が楽しくなくなってしまうかもしれません。

仕事のコミュニケーション能力が高い人の特徴

ここでは、仕事のコミュニケーション能力が高い人の特徴について解説します。

協調性が高く相手を思いやる精神が強い

協調性とは、「異なる立場にいる人と手を取り合いながら、同じ目的のために進んでいける力」のことを指します。

協調性が高いと、どんな立場の人ともスムーズに会話ができるため、コミュニケーション能力も高いと言えます。

また、相手の立場や背景を理解した上でコミュニケーションを取れるので、他者を巻き込んで仕事を進めるのも得意といった特徴があります。

論理性が高く分かりやすい話し方をする

コミュニケーション能力の高い人は、相手を納得させられるような「伝える力」に優れていますが、これには論理性が関係しています。

論理性が高ければ、自分の思っていることを相手が納得してくれやすくなるからです。

どれだけ間違ったことを言っていなかったとしても、論理性が破綻していれば相手に自分の思いを伝えることはできません。

表現力が高く他の人には無い視点を持っている

相手の理解を深めるために例え話を用いることも多いですが、高い表現力を用いて会話できる人はその分相手とのコミュニケーションが上手く取りやすい傾向にあります。

また、高い表現力を活かしてプレゼン資料などのデザインに気をつけている人は、自分が言いたいことをすぐに理解してもらいやすくなります。

仕事のコミュニケーションが苦手な人が克服する方法

仕事上でコミュニケーションが苦手という場合は、そのままにするのではなく、意図的に改善していくことが大切です。

ここでは、コミュニケーションの克服方法について解説します。

元気よく挨拶をすることから始めてみる

挨拶も立派なコミュニケーションの一つですので、まずは元気よく挨拶することから始めてみましょう。

出社してすぐの挨拶であれば「おはようございます」、出社からある程度時間が経ってからその日初めて会ったのであれば「おつかれさまです」、帰宅する時は「おつかれさまでした」と、基本的な挨拶だけで構いません。

挨拶のやり取りができるかできないかで、チームメイトとのコミュニケーションのしやすさは大幅に変わります。

大切なのは「挨拶が相手に伝わること」ですので、大きな声を出すのが恥ずかしいという場合は、相手の目を見た上で挨拶すると、挨拶を返してくれやすくなりますので試してみてください。

相手の話を聞くことに意識してみる

自分の意見を話すことが苦手という場合は、相手の話を聞くことを意識してみてください。

自分が話し続けることだけがコミュニケーション能力というわけではありませんので、相手に話させ、それを受けて会話を繋げていくということも立派なコミュニケーションの一つです。

相手から聞きたい話題がないという場合は、例えば日常生活や天気、ニュースなどの共通の話題を持ち出し、「どう思いますか?」と相手に投げかけるのがおすすめです。

会話の中から思わぬ共通点が見つかり、会話が弾めば仕事もしやすくなるでしょう。

結論から話すことを意識する

コミュニケーションは、一度の時間が長ければ長いほどいいというわけではありません。

あまりにもダラダラと話していては、何が言いたいのか相手が理解できなくなってしまいますので、結論から話すことを意識するようにしましょう。

既に解説した通り、仕事におけるコミュニケーションは「話す力」ではなく、「伝える力」です。

どれだけ饒舌に話そうが、ユーモアを交えていようが、言いたいことが伝わっていなければ下手なコミュニケーションということになります。

このことを意識してコミュニケーションを取れるようになれば、仕事も円滑に進んでいくでしょう。

職場で良いコミュニケーションを取る具体例|明日の仕事から使える

ここからは明日の仕事から使えるコミュニケーションの具体例を会話形式で紹介します。

5つの会話例を参考にして会話できるようになれば、自ずとコミュニケーションを取るのに苦手意識が薄れていくでしょう。

コミュニケーションの具体例1.天気の話

まずは天気の話をきっかけにコミュニケーションを取る例です。

自分「○○さん、今日はいつもよりも寒い(暑い)ですね」

相手「そうだね、天気予報だとこれからもっと寒く(暑く)なるらしいよ」

自分「そうなんですか、こんな天気だと空調の効いた部屋でゆっくりしたくなりますね」

相手「そうしたいね、家ではいつも何してるの?」

天気の話は仕事上最も無難に使われる話題ですので、相手の気分を害することなくコミュニケーションが取れるでしょう。

あくまでも天気に言及するのが目的ではなく、天気をきっかけに会話を広げていくイメージを持っておくと、より円滑なコミュニケーションが取れるようになるはずです。

コミュニケーションの具体例2.昨日あった出来事を共有する

1日の始まりであれば、昨日あった出来事を共有するのもおすすめです。

自分「そういえば昨日の商談なんですけど、最後の最後で契約断られてしまいました…」

相手「それは残念だったね、僕も昨日商談上手くいかなかったな」

自分「○○さんもなんですか。そう言えば○○さんは商談の時どんな意識をしていますか?」

相手「僕はね…」

自己開示をすればするほど相手から返ってくるコミュニケーションも濃くなので、プライベートなことでも仕事上のことでも構いませんので会話を投げかけてみましょう。

また、会話例のように、仕事上の失敗を共有することで、自分の仕事を改善できるようなヒントにも繋がるかもしれません。

コミュニケーションの具体例3.1日のタスクを確認しあう

その日行わなければならないタスクを確認しあうコミュニケーションをすることで、仕事上のミスを減らすこともできます。

自分「今日△△と□□の作業をしなきゃいけないんですよね〜」

相手「あれ、□□については昨日部長が別のチームに頼むって言ってなかったっけ?」

自分「そうでしたっけ?確認してみます!」

タスクの確認によって、自分の仕事内容を正しく理解すると共に、他のメンバーに自分がどんな仕事をしているのか知ってもらえるメリットがあります。

これにより、仕事のブッキングを避けたり、時には自分のフォローをしてくれたりと、様々なメリットにも繋がるでしょう。

コミュニケーションの具体例4.今日の成果を共有する

仕事がひと段落したり、1日の終わりが近づいてきた時には、今日あったことを共有してもいいでしょう。

自分「今日プレゼンがあったんですけど、なかなか上手く伝えられなくて…」

相手「そんな仕事を任されてるんだね、僕はこんな企画を考えているよ」

自分「その企画面白そうですね。自分の企画と上手く組み合わせたらより大きなものになりそうです」

相手「確かに、今度一緒にミーティングしようか」

営業であれば契約が取れたかどうか、企画職であればそれぞれ携わっているプロジェクトの共有など、仕事の成果を共有し合うことで、愚痴を言い合うだけでなく、仕事上のヒントやコラボレーションが生まれることもあります。

コミュニケーションとしても非常に自然なものとなるはずですので、同じ部署の同僚に対して行ってみるといいでしょう。

コミュニケーションの具体例5.相手の仕事のミッションを聞いてみる

よりその人の人柄を知りたい場合は、相手の仕事におけるミッションを聞いてみるのもいいでしょう。

自分「○○さんは今どんなミッションを持ってるんですか?」

相手「僕は△△における□□の改善に向けて頑張ってるよ」

自分「それってどんな点が難しかったりするんですか?」

相手「執行役員が考えている※※という思想が結構漠然としてて、具体的な方法を生み出すのに苦労するかな」

相手がどんな目的で仕事に取り組んでいるのかを聞くことで、コミュニケーション能力の中でも「聞く力」を向上させられるだけでなく、自分の仕事との繋がりを理解して会社で仕事を進めやすくなるといったメリットがあります。

仕事でコミュニケーションをする時の注意点

仕事でコミュニケーションをする時は、次のような点に注意するようにしてください。

面白い話をする必要はない

仕事上におけるコミュニケーションは、「伝える」「聞く」「巻き込む」の3つの力で成り立つものですので、面白い話をする必要はありません。

もちろんユーモアのある話ができる人は人気者になりやすいですが、仕事ができなければただのうるさい人として思われてしまいますし、そもそも仕事を円滑に進めるのに役立つわけではありません。

面白い話ができないからコミュニケーション能力が低いと思っている人がいたら、その認識はすぐに改めるようにしましょう。

会話のキャッチボールを意識する

仕事におけるコミュニケーションは、会話のキャッチボールによって成り立つものです。

そのため、一方的に話してしまうようなコミュニケーションは避けるようにしましょう。

繰り返しになりますが、コミュニケーションは「話す」ことではなく「伝える」ことが大切です。

相手の理解度に応じて会話の内容やスピードを調整するなど、相手を思いやる気持ちを意識するようにしてください。

職場の雰囲気がどうしようもない場合は転職も考えるべき

職場の空気や社風がどうしようもなく悪い場合は、自分がいくら努力してもコミュニケーションが円滑にならないこともあります。

そうした時は、良い職場環境の会社を見つけて転職することも視野に入れるようにしてください。

無理していづらい環境で仕事を続けてしまえば、コミュニケーション能力が上がることもなければ、自分のモチベーションも上がりません。

自分のキャリアをしっかり積み重ねていくためにも、企業分析を行って理想の職場への転職を検討してみましょう。

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まとめ

コミュニケーションは仕事上非常に大切なものですが、「伝える」「聞く」「巻き込む」という要素によって成り立っていることをしっかり理解しておきましょう。

ただし、自分がどんなに努力しても上手くコミュニケーションが取れない場合は、職場が原因かもしれません。職場を変える転職がしたいという方には、ジェイックの就職カレッジ®の利用がおすすめです。以下のリンクから30秒程度で登録できますので、気になる方はチェックしてみてください。

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古庄 拓取締役
株式会社ジェイック取締役。IT業界・コンサルティング業界等への転職支援からキャリアを開始。大学キャリアセンターとの就職支援プロジェクト(2021年2月末:102大学と連携)、新卒の就職支援事業、リーダー研修事業など、複数サービスや事業の立上げを担当し、現在に至る。新卒の就職、中途の転職、また企業側の採用・育成事情に詳しい。 7つの習慣R認定担当インストラクター、原田メソッド認定パートナー、EQPI認定アナリスト等