面接のお礼メールの書き方を就活に活かそう!企業へ送る例文やマナーも解説

面接のお礼メールの書き方を就活に活かそう!企業へ送る例文やマナーも解説

「面接のお礼メールを送りたいが何を書けばよいかわからない」「お礼メールを送る際にどこに注意すればいいのか知りたい」と考えている就活生もいるでしょう。企業担当者へのお礼メールは、基本を押さえておけば問題ありません。この記事では、お礼メールの書き方やポイント、例文やマナーについて解説します。

面接のお礼メールとは

面接のお礼メールとは

面接のお礼メールを企業に送るべきなのかや送ることによるメリットなど、お礼メールの気になる点についてご紹介します。

面接のお礼メールは送るべきか

就活で企業に面接後のお礼を送らなくても、それで評価がマイナスになることはありません。迷っているのであれば、無理に送らなくても問題はないでしょう。

とはいえ、たとえば採用選考で同じような条件の人が残ってどちらかを通過させることになったとき、お礼メールを送っておいたことがプラスにはたらく可能性はあります。

中途採用の選考であれば、基本的には応募者のスキルやこれまでの実績でふるいにかけられますが、社会人経験のない新卒にはほとんどの場合そのようなものはありません。いわば志望者は横並びの状態といえるため、お礼メールを送ることでほかの志望者に差をつけられる可能性があります。

ただし、そのメールがビジネスマナーに違反しているなどの間違いがあるとかえって心象を悪くしてしまう恐れがあるため、細心の注意が必要です。

手書きの手紙や電話よりもメールがベター

お礼を伝える手段としては、メール、手紙、電話などがあります。このなかで、一番望ましいのはメールです。なぜなら、メールがもっとも時間のロスなく届き、受け取る相手への負担も少ない方法になるためです。

たとえば手紙では、面接後にすぐに投函したとしても相手の元に着くのは翌日以降となるでしょう。面接者が多い企業や大手企業の場合、手紙が届いた際にはすでに面接での印象が薄くなっている可能性や、ほかの郵便物に埋もれてしまい担当者の目に触れなかったりする恐れもあるでしょう。

電話は一見丁寧な印象を与えるように見えますが、採用担当者から一定の時間を奪ってしまうものです。短時間はいえ、相手者は電話に出るために自分の業務を中断しなければなりません。

さらに、仮に大勢の応募者からお礼の電話がかかってきたら、通常の業務を遂行するにも差し障りがでるでしょう。このような理由から、面接のお礼を伝えるのにはメールがもっとも適しているのです。

ただし、昔ながらの考えをもつ経営者や歴史ある少人数の企業、新卒の応募者が少なく年配者が多い企業などの場合には、手紙や電話が先方の心に響く可能性もあります。

すべての面接にお礼メールを送るべきか

新卒採用の場合、多くの企業で2~4回程度の面接を実施しています。面接のたびに、企業へお礼メールを送るべきかは迷うところでしょう。

結論からいうと、すべての面接後にそれぞれお礼メールを送っても問題はありません。そもそもお礼メールは必須ではないため、送る回数などに制限はないからです。ただし、毎回コピーしただけの同じ内容の文章を送ったりすると、いかにも機械的に送信している印象を与えてしまいます。これでは、マイナスの印象まではいかなくとも、感謝の気持ちが伝わらないでしょう。

取り入れたいのは、毎回、メールのなかで面接の内容に触れることです。たとえば「今回、○○様の~~に関するお話を伺って、ますます入社したいという思いが強まりました」「○○様のご説明で、貴社の海外事業の展開について深く理解できました」などです。

面接のお礼メールを送るメリット

面接後に企業へお礼メールを送ることには、主に以下ののメリットがあります。

感謝の気持ちを伝えられる

お礼のメールを通じて、業務が忙しいなかで時間を割いて面接をしてくれた採用担当者に対し、素直に感謝の気持ちを伝えることができます。当日の面接では伝えられなかった想いを言葉にして添えることもできるでしょう。

その結果、「この志望者はきちんとしたマナーが身についている」「丁寧な学生だな」など、担当者によい印象を与えられる可能性もあります。

志望度の高さや熱意をアピールできる

面接後にお礼のメールをすることで、担当者に志望度の高さや熱意をアピールできます。企業は、新卒の学生が複数の企業の採用選考に応募していることは理解しています。そのなかで、自社への志望度が高く熱意のある応募者を採用したいと考えているのです。

そこで、お礼メールでまず感謝の気持ちを伝えたあとに面接で伝えきれなかった仕事への意欲などを書き添えておくことで、自分の熱意をアピールできます。

面接のお礼メールを送る前に覚えておきたいこと

面接のお礼メールを送る前に覚えておきたいこと

面接のお礼メールを送る際の注意点や書くべき内容などについて知りましょう。

お礼メールの注意点

お礼メールを送るときは、いくつか注意すべきポイントがあります。

ビジネスマナーに違反しない

もっとも大切なことは、基本のビジネスマナーを外さないことです。たとえば、敬称をつける、あいさつからはじめる、メールで自動設定していない場合は文末に自分の氏名などの署名を入れる、などです。

マナー違反をしてしまうと、最悪の場合、せっかく送ったお礼メールが原因でマイナス評価になってしまう恐れもあるため充分に気をつけましょう。

色文字や絵文字などは避ける

お礼メールは必須でないとはいえ、れっきとしたビジネスメールのひとつです。そのため、くだけた印象を与える色文字や絵文字、顔文字などを使ってはいけません。

メールの文面を強調させたいときに一部を太字にすることがありますが、そのような工夫も避けたほうが無難です。

適度に改行して読みやすく書く

改行もなく延々と続く文章は、誰にとっても読みづらいものです。「お礼の気持ちや自分の想いを書いていたら行数が長くなってしまった」ということがあるかもしれませんが、読みやすさを意識して、適度に改行することを意識しましょう。

メールを打つときは、文章が3~4行ほど続いたら、その間に1行の空白を設けると読みやすくなります。

文章のトーンに注意する

面接がなごやかな雰囲気で進み、面接官の態度がフレンドリーなものだったとしても、そのムードをお礼メールに持ち込んではいけません。

「面接ありがとうございました!緊張したけど超楽しかったです‼︎」など、くだけすぎた内容や文章のトーンは失礼にあたります。「学生のままのノリだな」と判断されてしまい、せっかくそれまでの印象がよくても、評価が下がってしまう可能性もゼロではありません。

面接のお礼のメールは、丁寧できちんとした印象を与える文章で書くことが大切です。

簡潔にまとめる

お礼メールの主旨は、感謝の気持ちを伝えることです。面接の内容に触れたり熱意をアピールしたりするのは問題ありませんが、できるだけ長文にならないよう注意しましょう。

意欲を伝えようとして、志望動機や企業への想いをあまりにも長々と盛り込んではいけません。採用担当者にも仕事があるため、ひとりの応募者にのみ長い時間をかけるわけにはい

かないのが現実です。読むのが面倒になるような長い文章を送る行為は避けましょう。

疑問文を入れない

相手からの返信を促す内容にすることはやめましょう。たとえば、最後に「~の件についてどう思われますでしょうか?」「御社は~でしょうか?」などの疑問文を持ってくると、相手に、そのメールに返事をしなければいけないかと思わせてしまいます。

面接のお礼メールは、相手からの返信を期待するものではありません。質問などを入れると相手の余計な手間を増やしてしまいますから、返信を望んでいるような内容にならないよう注意しましょう。

お礼メールに書くべきこと

お礼メールの本文に書くべき事柄は、次の3つです。

  • 挨拶、名乗り
  • 主文
  • 結びの言葉

それぞれについて、くわしく見ていきましょう。

挨拶、名乗り

メールの最初は、あいさつで始めます。これは、簡潔に「お世話になっております」でかまいません。

次に、名乗ります。このとき「どこの誰なのか」が分かるように書くことが大切です。多くの志望者と面接している担当者は、名前だけを見ても誰だかわかりません。そこで、たとえば「本日10時に御社の面接を受けました、○○大学○○学部○○学科の○○です」など、面接を受けた者であることがわかるように書くようにします。

主文

まずは、面接の時間をとってもらったことに対する感謝を述べます。その後、面接で感じたことや印象に残ったことなどを続けるとよいでしょう。

たとえば「○○様のお話を伺って、貴社の事業について具体的にイメージすることができました。貴社で働きたいという気持ちが、ますます強くなっております」などです。

結びの言葉

忙しい担当者に返事を書く手間をとらせないために、返信は不要である旨を書き添えておくと丁寧かつ相手の負担を減らせます。たとえば「ご多忙と存じますので、ご返信は不要です。本日は誠にありがとうございました」などの結びにするとスマートです。

お礼メールに書くとよいこと

絶対に書かなければならないわけではありませんが、面接でうまく伝えられなかったことやアピール不足だったと思うことを書くのもよいでしょう。

ただし、あまり長くならないよう注意が必要です。長々と熱意を訴えたところで、高評価に結びつくことはありません。相手によっては「どうしてそれを面接で伝えないのか」などと思うこともあるでしょう。そのため、簡潔にシンプルにまとめることが大切です。

自分の想いを述べたあと「ますます御社への入社意欲が高まりました」「貴社で働き貢献したいという気持ちが強まりました」などと書くのもよいでしょう。

お礼メールを送るタイミング

お礼メールを送る際に悩むのが、どのタイミングで送るべきかということではないでしょうか。

お礼メールは面接の当日か、翌日の午前中には送信しましょう。なぜなら、採用担当者はほかの多くの志望者と面接をしているからです。そのため、面接から時間が経って印象が薄くなるまえに送る必要があります。

面接が夕方などの遅い時間に行われた場合、面接が終わって帰宅してからメールを送ると夜になってしまうかもしれません。そのときは、翌朝にしたほうが無難です。

当日中にお礼のメールを送る場合、自分が起きているからといって、企業の終業時間を大幅に過ぎた深夜などに送ったりしてはいけません。常識を疑われてしまう可能性もあります。

お礼メールの件名

お礼メールを送るときに気をつけたいのが、件名を忘れず記入することです。件名を書くときのポイントは、次の2つです。

  • メールの内容が分かる具体的なものにする
  • だらだらと長く書かず簡潔にまとめる

上記のポイントを押さえたうえで、件名を考えることを心がけましょう。

【】を利用して一部を強調すると、うまくまとめることができ便利です。たとえば「【○○大学○○(氏名)】本日の面接のお礼」などです。「【本日の面接のお礼】○○大学○○(氏名)」とするのもよいでしょう。

件名としてふさわしくないのが「お礼」「ありがとうございました」などです。これでは、何に対するお礼なのか、送り主が誰なのかがわかりません。

「本日の面接につきまして」も、それだけでは面接の何について書いているメールかわからず、クレームや選考辞退と勘違いされてしまう可能性があるため、避けましょう。

お礼メールの宛名

面接は、面接官が1人とは限りません。人事担当者や部署の担当者が数名など、複数いることも多いでしょう。その場合、お礼メールは面接官全員に送るのか、1人にするならば誰宛にするか迷うものです。

一般的で無難なものとしては、採用担当者宛にして「よろしくお伝えください」と一言添える方法です。面接官全員の名前がわかる場合は併記して問題なく、失礼にもあたりません。

もし面接官の名前を覚えていないのであれば「面接ご担当者様」「面接官の皆様」としてもOKです。氏名などの正確さにこだわるよりも、先方に対し失礼にならないような書き方になっていれば問題はありません。

面接のお礼メールの例文とマナー

面接のお礼メールの例文とマナー

ここでは、面接のお礼メールで企業に志望意欲の強さをアピールする例文と、お礼メールを含む就活のメールのマナーをご紹介します。

お礼メールの例文1

株式会社●●

人事部○○様

お世話になっております。

本日面接していただきました、○○大学○○学部○○学科の○○(名前)と申します。

本日は、お忙しいなか面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。○○様よりお話を伺うことで、貴社が提供されるサービスの質が高い理由が理解でき、ますます志望意欲が高まりました。もともと貴社が第一志望ではありましたが、貴社で仕事をし、スキルを磨いて貢献したいという気持ちが一層強くなっております。

ご多忙かと存じますので、ご返信は不要です。重ねて、面接のお礼を申しあげますとともに、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈りいたします。

○○大学○○学部○○学科

氏名

メールアドレス:

電話番号:

住所

お礼メールの例文2

株式会社●●

人事部○○様

お世話になっております。

本日面接していただきました、○○大学○○学部○○学科の○○(名前)と申します。

本日は、お忙しいなか面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。面接を通し、事業の内容や求められるスキルについて深く理解することができました。特に、海外事業を多角的に展開していくビジョンに深い感銘を受けました。

面接でも申し上げましたが、私は英語のほかに中国語を得意としております。貴社の海外事業に少しでも貢献でき、成長の一端を担えることができたら幸甚でございます。

ご多忙のことと存じますので、ご返信には及びません。取り急ぎ面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。

末尾ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申しあげます。

○○大学○○学部○○学科

氏名

メールアドレス:

電話番号:

住所

再確認!就活のメールのマナー

就活では、お礼メールを含め何度かメールを送るタイミングがあるものです。きちんとした印象を与えるためにも、就活におけるメールのマナーを確認しておきましょう。

宛名は正確に書く

宛名は、企業名、部署名、役職名、氏名の順で書きます。企業名は「株式会社○○」というように、(株)などで略さず正式に書きましょう。たとえば「株式会社○○人事部課長○○様」というようにします。

企業名や部署、氏名などは、絶対に間違えないように細心の注意を払うことが必要です。わからない場合は、企業名だけ間違えないように注意したうえで、その下に「面接ご担当者様」などと記入するとよいでしょう。

名乗る際は大学名、学部、学科、氏名を書く

就活では、担当者は非常に多くの学生と会います。「○○大学の○○です」というように書くと、ほかにも同じ大学からエントリーしている学生がいた場合、担当者が混乱する可能性があります。大学名だけでなく、学部や学科も記すとよいでしょう。

読みやすさを考え適度に改行する

メールを書き慣れていないと、文章を改行なしでびっしりと書いてしまう人がいますが、これは相手からすると非常に読みづらいものです。メールでは、文章を意味の切れ目で適度に改行するとよいでしょう。数行続けたあとに、空白行を入れるとより見やすくなります。

簡潔にまとめる

メールは要点を押さえ、簡潔に書くことが大切です。「想いを伝えたいから」「長いほうが熱意があると思ってもらえそうだから」などと考え、だらだらと書くのは逆効果になりかねないためやめましょう。

敬語は正しく使う

ビジネスでは、敬語が基本です。しかし日頃使い慣れていないと、意外と間違えてしまうことがあります。「面接してもらってありがとうございました」「〇〇(企業名)様に入社したいです」などの文面になってしまっていないか確認しましょう。

自信がなければ、ビジネスマナーの本やインターネットサイトなどでビジネスメールに関する記述を読むなどして基本を学び、正しい敬語を使えるようにしておきましょう。

最後に署名を入れる

就活で送るメールは、最後に署名を入れましょう。これは、受け取った相手が誰からのメールなのかすぐに判断したり、あとから連絡することになった際にすぐに確認したりできるようにするためです。

署名には、氏名、所属、連絡先の3つを入れます。所属とは、大学、学部、学科のことです。連絡先は、就活で使っているメールアドレスと電話番号を書きます。電話は、実家の固定電話などではなく、日中にすぐに連絡がとれる自分のスマートフォンの番号にしましょう。住所は、書かなくてもかまいません。

メールを作成するたびに、毎回署名を書き入れるのは時間もかかり非効率です。就活の際に専用のアドレスを新しく取得し、あらかじめ署名設定をしておくとよいでしょう。

無料メールのなかでもよく使用されるGmailで署名を設定する方法は、以下の通りです。

  • 画面右上にある設定(歯車のマーク)をクリック
  • プルダウンメニューのなかから「設定」を選択
  • 「全般」のメニューのうち「署名:」のところにあるボックスに挿入したい署名を記入
  • 作成できたら「変更を保存」を押す

就活のメールでGmailを使用する予定がある学生は、上記の方法を試してみましょう。

面接のお礼メールでは感謝の気持ちを第一に

面接のお礼メールは、忙しいなか時間を割いて面接してくれた面接官に感謝を伝えるものです。第一に、感謝の気持ちを伝えることを考えて書くようにしましょう。お礼の言葉を述べたあとで、面接でうまく伝えられなかったことや言い残したことも記すことが望ましいですが、長々と書かず簡潔に伝えることが大切です。面接のお礼メールは必ず送らなければいけないものではないからこそ、相手に好印象を与える内容にすることをおすすめします。

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