営業事務は、営業職と連携し営業職をサポートする役割を担った職種です。営業事務の主な業務は、営業に関連するさまざまな業務を通して営業担当者をバックアップすることですが、売上アップや業務効率化に貢献することもあります。よって営業事務は、営業部署の裏方で活躍する「縁の下の力持ち」ともいえる存在です。
この記事では、営業事務の業務内容や年収・適性・やりがい・働く環境などを紹介します。これから営業事務への就職を目指す人は、是非参考にしてください。
この記事の目次
営業事務とはどんな仕事？
営業事務とは、営業部署や営業担当者が自社の商品・サービスをより多く売ることができるようサポートする職種です。会社によっては「営業サポート」や「営業アシスタント」と呼ばれることがあり、書類作成・データ入力・電話応対・来客応対を通して営業職をバックアップします。事務だけでなく経理や各種応対など業務内容が幅広い職種ですが、「営業事務がいなければ自社の商品やサービスは売れない」といわれることもあるほど、営業事務は営業部署の中でも重要な役割を担っています。
営業事務の特徴
営業事務は、社外にいることが多い営業担当者が取引先とスムーズに交渉できるよう、サポート・バックアップします。業務は、営業担当者の仕事をサポートする「社内業務」と取引先に応対する「社外業務」の2つに分かれています。
社内業務の仕事内容は、メールや営業担当者の予定のチェック・見積書や請求書の作成・取引先への説明資料の作成などで、社外業務の仕事内容は、営業担当者不在時の取引先からの問い合わせやクレームの応対などです。一日の終わりには営業担当者と情報を共有し、急いで処理する必要がある際は、引き続き業務を行うこともあります。
以上のように業務内容は多岐にわたるため、営業事務は「きつい」「忙しすぎる」などの印象を持たれていますが、自社の商品やサービスを売る営業担当者を直接的にサポートするため、頑張りは会社の売上となって返ってきます。これが営業事務のやりがいだといえるでしょう。
営業事務と一般事務の違い
営業事務と一般事務の大きな違いは、サポートする部署が限定されているか否かです。営業担当者をサポートする営業事務は、営業部署に限定して事務業務を行いますが、一般事務の場合は部門を限定せず、社内のファイリングや庶務、経理など幅広い事務を行います。各種書類作成・電話応対・メール対応など基本的な事務作業は、両者に共通する業務です。
営業事務は営業の仕事と深くかかわっているため、社外の人と直接やりとりをする機会も一般事務と比べて多めです。ただし会社によっては、一般事務で担う業務を営業事務が行うこともあります。
営業事務の平均年収
マイナビの調査によると、営業事務の平均年収は347万円です。年代・性別でみると、男性の場合20代で329万円、30代で430万円であるのに対し、女性の場合は20代で324万円、30代で397万円です。以上の結果から、営業事務の年収の上がり幅は男性が長期勤続した際に大きくなる傾向があり、男性のみでみると、20代と30代の平均年収には100万円ほど差があります。女性の場合は結婚や出産によるブランクがあるため、男性と比較すると平均年収に差が生じていますが、女性においても324万から397万にアップしています。よって営業事務は、男女問わず継続的に勤務することで年収アップを見込める職種であるといえます。
営業事務の働く環境
マイナビの調査によると、営業事務の男女比は男性11％、女性89％と、圧倒的に女性が多い傾向にあります。応募者の割合においても女性の割合が高く、学歴は大学卒が89％を占めています。転職経験回数においては、1回が71％、2回は20％であることから、営業事務の半数以上は転職を経ることで収入がアップしていることが分かります。経験を積みながら、自分のライフスタイルに合わせて職場を変えるという働き方も有益であるといえます。
オフィスワークが中心である営業事務の服装は、基本的にオフィスカジュアルを採用している場合が多い傾向にあります。オフィスカジュアルとはシンプルで清潔感があり、取引先の応対場面でも奇抜な印象を与えない、オフィスにふさわしい格好のことです。ただし制服を支給している企業もあり、髪型や履物など、コーディネートに規定を設けている場合があります。
営業事務の仕事内容
営業部署・営業職の人たちのスムーズな取引や、商品・サービスの売上アップをサポートする営業事務の業務は営業に関連していますが、一般事務の業務を担うこともあります。営業事務の人は日々どのような業務をこなしているのか、ここでは営業事務の具体的な仕事内容について紹介します。
書類作成・処理
営業事務は、営業担当者の指示に沿って取引に必要な書類を作成します。営業事務が扱う書類には、見積書・契約書・発注書・納品書・請求書・検収書・伝票などがあり、営業担当者が取引先と契約などを行う際はこれらの書類が不可欠です。書類には、営業担当者が取引先と交わした条件を期日に合わせて明記する必要があるため、営業事務はスピーディかつ正確に書類を作成、処理しなければなりません。簿記3級以上の資格を有していれば、伝票の集計や管理もスムーズに行えるでしょう。
また、これらの書類はファイリングするなどして管理します。見積書や納品書などは法律により一定期間の保管が義務付けられているため、これに則り大切に保管する必要があります。ファイリングする際は、誰もが探しやすいよう取引先や種類に分けて整理します。
顧客管理
取引先の住所・電話番号・契約内容・発注履歴など、顧客情報をまとめて管理します。最近では専用のソフトウェアを導入する企業も増えてきており、取引先の購買傾向からサービスや品質の改善点を見出すことも可能となっています。このような専門ツールによる分析で売上の拡大につなげる取り組み全体のことを、顧客管理と呼ぶことが一般的です。
また、継続的に取引きがある場合は、契約期間が終わる前にその旨を担当者に伝え、継続契約の提案を促うこともあります。よって営業事務の顧客管理は、売上に関わる重要な業務であるといえます。
納品・在庫管理
メーカー・製造業・販売業などの商品を扱う会社では、営業事務が在庫の管理を担当するケースが多く、日ごと月ごとに在庫数の記録をします。不足分は状況に応じて補充することもあり、取引先やお客様の注文に応じて倉庫からの出荷や発送の手配などの出荷管理を行う場合もあります。
出荷管理は、取引先・お客様に確実に商品を届けるための重要な業務です。注文内容に沿った正確かつスピーディな処理が必要になるだけでなく、急を要する注文に対応する場合もあるため、臨機応変な処理を求められます。
営業用資料の作成
営業担当者の指示により、プレゼン資料や社内会議用の資料を作成します。アシスタントよりの営業事務であれば、エクセルやパワーポイントの高いスキルが求められ、さらに短時間で的確に作成しなければならない場合があります。よって、マイクロソフト ・オフィス・スペシャリスト（MOS）などの資格を有していると、資料作成に役立つでしょう。
資料作成では、指示どおりに作成することはもちろん、文字の大きさや図の配置など、見やすさに配慮することも重要なポイントです。誰もが分かりやすく見やすい資料を短時間で作成可能とするにはそれなりの時間がかかりますが、内容理解をすばやく深められる資料を読んでもらうことは、営業部署全体の業務効率を上げることにもつながります。
電話・メール応対
営業部署には頻繁にメール・電話での連絡があるため、営業事務は外出が多い営業担当に代わり、これらの対応を行います。取次だけでなく、問い合わせに答える場合もあるため、自社が取り扱う商品やサービスの内容を詳細に把握しておく必要があります。
また取引先とのやりとりには、ビジネスマナーやコミュニケーション力が必要です。規定のマニュアルがあり、それに沿う場合もありますが、メールの応対においてはビジネスメールの書き方を身に付けておく必要があり、電話応対では相手の意図を汲み取りながら丁寧な言葉遣いで会話をする必要があります。ビジネスマナー検定や秘書検定などの資格を有していれば、これらの応対がスムーズにいくでしょう。
来客応対
商談や会合で取引先の重役やお客様が来社する場合は、待合室や応接室に案内します。場合によっては、会議スペースのセッティングなども行います。
来客対応をスムーズにするため、来社予定をあらかじめ確認し部署全体に共有する場合もあります。事前に来社予定を把握しておくことで、応接室や会議室の室温調整や掃除、席の配置などができるため、取引先やお客様に無礼を働く心配もありません。お茶の出し方にも気を配り、商談や会合が終わった際はお見送りもします。
来客対応は、お出迎えからお見送りまでマナーに則る必要があるため、未経験の場合最初は慣れないかもしれません。挨拶、お辞儀の仕方や丁寧な受け答えは、場数を踏むことで身に付いていくでしょう。
営業事務の魅力・やりがい
営業全般の事務作業を担う営業事務には、事務だけでなく経理や接客などいろいろなスキルを求められます。ときに臨機応変な対応を求められる場合があり、正確な判断や効率の良い処理を行う能力が必要となるので「営業事務の仕事は大変」と思われるかもしれません。しかし、それ故に営業事務には多くのやりがいや魅力があります。ここでは、営業事務に就くことで得られる能力や経験などについて紹介します。
PCスキルが身に付く
営業事務では基本的にパソコンを使って仕事をするので、オフィス系ソフトのスキルが身に付きます。営業事務が扱う書類の多くはマイクロソフトのオフィス系ソフトで作成されており、契約書や覚書はワード、見積書や請求書、納品書はエクセル、営業用の資料はパワーポイントを使います。経理や顧客管理も専用ソフトを使う場合があり、日々の業務でこれらのソフトを使うことにより確実にパソコンスキルが向上します。
パソコンスキルが上がれば、任せてもらえる業務も増えるのでキャリアアップにも役立ちます。今の時代、多くの企業でパソコンスキルを必須としています。営業事務で培ったパソコンスキルは、将来的にもさまざまな場面で必ず役立つでしょう。
キャリアが広がる
営業事務の経験を活かして、経理事務・労務事務・人事・秘書などにステップアップする道も拓けます。さまざまな分野にわたる営業事務の業務は、自分でも気づかなかった強みや得意分野を見出してくれるでしょう。海外と取引をしている企業の営業事務では英語力も身に付くので、英文事務への道に進むこともできます。英文事務は、海外の企業との電話、メール応対・英文の資料作成・翻訳、通訳業務を担います。グローバル化が進む昨今では、今後求められる可能性が高い職種であるといえるでしょう。
また、営業事務では営業の仕事を理解するので、営業職への転職もしやすくなります。営業事務の業務内容や大変さを知っていることは、営業事務の人にとっても心強い支えになります。営業事務の経験は、営業職でも大いに役立つでしょう。
チームの一員として貢献できていることを実感できる
営業事務は個人作業がメインとなる他の事務職と違い、営業部署のチームの一員です。他の営業職と連携し、同じ目標に向かって仕事に取り組むことで、チームに貢献しているというやりがいを感じることができます。同じ部署のメンバーが仕事を受注することは、自分の喜びにもなるでしょう。
また、取引先やお客様に自分の対応力が評価され、それが受注につながったり、業務効率化の提案で売上アップに貢献したりすることもできます。売上という分かりやすい数字の結果が自分の成果となることで、モチベーションを維持することもできるでしょう。売上アップの貢献は営業職から感謝されることも多いため、チームとしての一体感をより感じられます。この点は、営業事務の大きなやりがいといえるでしょう。
営業事務に向いている人
営業事務の業務内容は多岐にわたり、正確さやスピードが求められる場面もあります。ビジネスマナーやコミュニケーション力はもちろん、臨機応変な対応力や的確な状況判断など、さまざまなスキルが必要となります。営業部署のチームの一員として営業職をサポートし、売上アップにも貢献する営業事務にはどのような要素が必要なのか、解説します。営業事務への就職を目指している人は、適性チェックをしてみてください。
サポート好き
営業事務は、営業職をバックアップする立場にあるため、誰かをサポートすることを得意としている人が向いているといえます。言い換えれば、お世話好きな「お節介な人」も、営業事務に向いているといえるでしょう。また、相手の求めるものを先回りして理解し、すばやくその要求に応えられる人も、営業事務に向いているといえます。
営業事務は営業職のように表に出ることは少なく、社内で営業に関連する諸作業をこなします。いわば影の立役者であり、縁の下の力持ちのような存在です。営業職のサポート役に徹し、日々ひたむきに業務をこなせる人は、営業事務の舞台で活躍できるでしょう。
几帳面
営業事務では、一つ一つ丁寧にミスなく業務をこなす能力が求められます。よって与えられた仕事をコツコツと几帳面にこなせる人が向いているといえます。
営業事務の業務には、商品や顧客の管理をはじめ、見積書や請求書の作成などミスが許されないものが多く、業務にあたっては慎重さや正確さが求められます。また、単調な入力作業やデータの確認・照合などの作業を延々と行うこともあるので、集中力も必要です。そして、業務を期日内にきっちりと終わらせることも必要であるため、計画立てて物事を進める能力も求められるでしょう。
細かな仕事を繰り返し淡々とこなせる人は、営業事務に必要な人材です。几帳面な人は営業事務の適性を持っています。
マルチタスク型
多くの業務を同時に効率良く進められる人も、営業事務に向いています。
営業事務は、常に数多くのタスクを並行して進めなければなりません。一つ一つのタスクの難易度にはばらつきがあり、すぐに終わるものも多いですが、時間がかかるものもあります。業務は数・種類ともに膨大な量になるため、優先順位をつけながら同時並行で業務を進める能力が求められます。マルチタスクに対応できる人は、営業事務でその能力を活かせるでしょう。
また、突発的な仕事に対応できる人も営業事務に向いています。営業事務では、営業担当者や取引先から突発的な連絡や依頼に対応することがあります。よってそのような指示に対しても臨機応変に対応する能力が必要です。
営業事務に向いていない人
営業事務に向いていない人は、向いている人の対極にある人だといえます。つまり、サポート役に徹することが難しく、細かい作業が苦手で、同時に複数のタスクをこなせない人は営業事務には向いていません。コミュニケーション力に乏しい人も、業務を円滑に進めることができません。またチームプレーができなかったり、パソコン作業が不得意であったりする人も、営業事務に向いていないでしょう。ここでは、営業事務に向いていない人について詳しく解説します。
チームプレーが苦手
事務職は基本的にチームで仕事を分担するため、チームプレーで仕事を進めていきます。よって一人で作業をすることが好きで、個人の成果を認めてもらいたい人には、営業事務には向いてないでしょう。
営業事務は、毎日多くの人とコミュニケーションをとります。自分だけの仕事に集中する時間はそう多くないため、デスクワークだけがしたい人も、営業事務には向いてないといえます。
また営業事務は、周りからどんどんタスクを与えられるので、止まることなくどんどんこなしていく必要があります。判断に迷ったり検討しなければならなかったりするときは、周囲に任せることも必要となります。このような点からも、個人プレーで業務をこなしたい人は、営業事務に向いていません。
パソコン作業が苦手
営業事務には、パソコン作業が必須です。よってパソコン作業が苦手な人は、営業事務には向いてないでしょう。事務職未経験で、就業時にパソコンのスキルがなくても問題ありませんが、パソコン作業に対して苦手意識があると、仕事が苦痛なものになってしまいます。
パソコン作業は営業事務だけでなく、多くの職種で必要とされています。基本的な操作は日常生活の中で身に付けているかもしれませんが、営業事務ではエクセルの表計算やパワーポイントの操作など、専門性の高いスキルが求められるシーンもあります。
パソコン作業ができなくても、業務をこなしながら身に付けることはできますが、もともとパソコンを触るのが好きではないという人は、営業事務に向いていないでしょう。
与えれた業務をこなしたい
与えられた仕事だけをこなしたいという人も、営業事務には向いていません。営業職のサポート役を担いますが、仕事の指示をただ待つのではなく自分から動くことが必要です。よって予定外の業務が回ってきたり、同時に複数の業務をこなしたりすることを苦手としている人は、営業事務に向いていないでしょう。
営業事務は、社外にいる営業担当者と連携して業務を進めますので、営業担当者が多忙なときは、指示をもらえないことがあります。そのようなとき、営業担当者の状況から自分にできることは何か考え、先回りして業務を行うのも営業事務に必要なスキルです。よって指示された業務しかこなせない人は、営業職を全面的にサポートすることができません。
一から全て指示して欲しいという支持待ちの人は、営業事務には不向きだといえます。
営業事務の経験で身に付くスキル
営業事務で身に付くスキルとはつまり、営業事務に求められるスキルです。営業事務に必要なスキルは、入社前に求められることもあれば、仕事を通して身に付くスキルもあります。
営業事務の業務は、多岐にわたります。パソコンスキル・ビジネスマナー・コミュニケーション力など、営業事務で身に付いたスキルは、営業事務以外の職種でも大いに活かすことができるでしょう。
ここでは、営業事務で身に付くスキルについて解説します。
PCスキル
営業事務では、見積書や納品書など数理的なデータに基づく書類や、契約書や営業資料などの作成を行います。これらの作成には、エクセルやワード、パワーポイントを使用するので、オフィス系ソフトのスキルが身に付きます。
任される業務によっては、関数やグラフ作成のスキルが必要となる場合もあり、これらの業務を通して見やすく理解しやすい資料作成のスキルが身に付きます。パソコンのスキルが向上すると担える業務の幅も広がるため、営業職のサポートの度合いをより高めることができるでしょう。
パソコンのスキルを証明するために、先述したマイクロソフト ・オフィス・スペシャリスト（MOS）などの資格を取得しておくこともおすすめです。
コミュニケーションスキル
営業事務では意図を正確にくみ取り伝える能力が重要になるため、コミュニケーションスキルが高くなります。クライアントからの問い合わせに対応したり、クレームを受けたりするなど、社外とのやり取りも多いため、基本的なビジネスマナーも身に付くでしょう。
コミュニケーション力は、営業事務の業務全般に必要なスキルです。状況に応じた対応力は、コミュニケーションスキルがなければ高めることができません。
また営業事務は、場合によって商品やサービスを実際に使うエンドユーザーとも関わるため、正確なヒアリング力が必要となります。営業担当者にエンドユーザーの声をそのまま届けるためにも、コミュニケーションスキルは営業事務にとって重要なスキルです。
事務処理能力
見積書・納品書などの書類作成や入金チェックなどの事務作業を、ミスなくスピーディに遂行できるスキルも身に付きます。ただし、会社独自のシステムで書類管理をしている場合、他社ではそのスキルを活かせないケースもあります。
営業事務が行う事務作業は数字的なものが多いため、ミスは許されません。社外に提出する書類も多いため、ミスがあると社内外に迷惑をかけてしまいます。さらに限られた期限内で処理しなければならない場合もあります。
ただ作業をこなすのではなく、事務処理能力を高め、業務を効率化する工夫が必要となるでしょう。
営業事務は未経験でもできる？
営業事務の求人は、未経験可としている場合が多い傾向にあります。よって営業事務は、転職を考えている人からの人気が高い職種となっています。ここでは、未経験の場合でも歓迎される人材や未経験でも求められるスキルについて解説します。
営業事務に求められる適性やスキルが自分にあったとしても、未経験の場合採用してもらえるかどうか分からないという人は、参考にしてください。
未経験可の求人も多い
営業事務の求人は「未経験OK」としているものが多く、特定の資格も必要としていない場合があります。ただし、未経験でも営業経験がある人や目標達成意識、チーム意識の高い人が歓迎されます。また、営業事務は基本的にオフィスワークが中心であるため、営業事務の人の存在が営業部署内の雰囲気を左右することがあります。いつも笑顔で明るい人は部署内を和やかな雰囲気にするため、歓迎されるでしょう。このことから、販売業・飲食業・サービス業などの経験があると、営業事務への就職に有利となることがあります。
事務職の経験がなくても、前職で得たスキルを営業事務に活かすことができます。就活の際もアピールすると良いでしょう。
未経験でも求められるスキル
営業事務未経験でも、基本的なPCスキルとコミュニケーション能力は求められます。この２つのスキルは、営業事務の業務全般に最低限必要なスキルだからです。各種書類や資料の作成、メールでの応対にはパソコンスキルが欠かせません。表計算やグラフの作成スキルを身に付けていると、歓迎されるでしょう。
また、営業事務ではコミュニケーションスキルが重視されます。営業職との連携や取引先の応対をスムーズにするためにも、コミュニケーションスキルは必須となります。
パソコンスキルにおいては、営業事務の業務を通して身に付けることもできます。採用においては、高度でなくても基本的な操作ができればOKとしている場合があります。前職でパソコン作業をしていた人や接客業に携わっていた人は、営業事務にも活かすことができるでしょう。
営業事務への就職ならジェイックに相談
営業事務は、営業に関連するさまざまな業務を通して営業職をサポートする職種です。主な業務内容は、書類作成・顧客管理・在庫管理・入出荷管理・営業用資料の作成・電話応対・メール応対・来客応対などです。よって、誰かをサポートするのが好きな人や几帳面な人、マルチタスク型の人が営業事務に向いています。逆に向いていない人は、チームプレー・パソコン作業が苦手な人や、指示がなければ動けない人です。
また営業事務には、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルをはじめ、正確かつスピーディな処理能力を求められるので「きつい」と思われています。しかし、自身の応対力や提案が売上アップにつながることがあり、自分の頑張りは売上という数字となって返ってきます。営業職からも感謝されるでしょう。このような点が、営業事務のやりがいです。
営業事務に興味を持ったものの、就活に不安がある人や成功のコツを知りたい人は、是非ジェイックにご相談ください。
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