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ハローワークで履歴書と一緒に送る「送付状」って?【例文も紹介】

ハローワークで履歴書と一緒に送る「送付状」って?【例文も紹介】

ハローワークで紹介された会社に応募するときに、履歴書と一緒に「送付状」を送る必要がある、と聞いたことがある人もいるかもしれません。でも、送付状を書いたことがない人にとっては、そもそもどうして送付状を送る必要があるのか、どう書けばいいのかなど、分からないことも多いはずです。

そこで今回は「送付状ってどうやって送ればいいの?」と疑問を感じている人に向け、送付状を送る意味や書き方、そして作成の際の注意点を紹介します。例文も紹介していますので、企業に応募書類を送る際に参考にしてみてください。

送付状(添え状、カバーレター)とは

送付状(添え状、カバーレター)とは

送付状とは、履歴書などを企業に提出する際に同封する書面のことです。「添え状」「カバーレター」と呼ばれることもあります。

同封が義務付けられている書面ではありませんが、送付状があると受け取った相手の印象を良くできる可能性があり、主に応募書類を送る際のビジネスマナーのひとつとされています。

送付状の基本的な役割

送付状の基本的な役割は、次の3つです。

  • 「挨拶」の役割
  • 中身を知らせる役割
  • 補足の役割

たとえば企業の採用担当者に対し、履歴書を対面で渡すケースを考えてみましょう。このとき、何も言わずに履歴書を手渡す人はいないはずです。まずは「はじめまして。〇〇と申します」といった挨拶をしてから渡すのがマナーで、まさに送付状も同じように「挨拶」の意味を持ちます。

また「この封筒には、採用担当者様宛てに私の履歴書と職務経歴書が1通ずつ入っています」と伝えると、より親切な印象に映ります。つまり「中身を知らせる」という役割も送付状にはあるのです。

そして、応募を受け付けてくれた感謝の気持ちや、別途伝えておきたいことなどを送付状に記す、といった使い方もできます。

ハローワーク以外でも送付状は使われる

送付状は、ハローワーク経由で企業に応募する際に使われるのが一般的です。一方で、それ以外の場面でも利用されることがあり、たとえば転職活動で企業に職務経歴書を送る際に同封するのもそのひとつです。

送付状の内容で評価されることはありませんが、送付状を送ること自体はマイナスな印象には映りません。むしろ「マナーがしっかり身についている人」としてプラスの評価をもらえる可能性もあります。

ハローワーク応募先企業への送付状の書き方【記入例あり!】

ハローワーク応募先企業への送付状の書き方【記入例あり!】

ハローワーク経由で応募した企業に送付状を送る際に押さえておきたいポイントを紹介します。

送付状を送るのはひとつのマナーとされますが、形式を守らずに送ってしまうと、むしろ「マナーが分かっていない人」としてマイナスの評価が与えられてしまう場合もあります。特に送付状を書いた経験がない人は、まずはお伝えするポイントをしっかりと守り、作成に取り掛かってみてください。

送付状を作成するうえで重要なこと

はじめに、送付状を作成するうえで重要なことをお伝えします。それは、次の3つです。

  • 手紙のマナーを守る
  • 用紙のサイズに気を配る
  • 自己PRを簡単に盛り込む

そもそも送付状は、手紙のひとつです。今はメールやLINEなどが主流のため、手紙をしっかりと書いた経験がある人は少ないかもしれませんが、送付状を送る際には手紙のルールをいくつか覚えなければいけません。たとえば「時候の挨拶」もそのひとつで、こうしたルールを守れていないと「ビジネスマナーが身についていない人」と思われてしまうリスクがあります。

また「用紙のサイズ」にも気を配りましょう。基本的には、企業に送る履歴書と同等の大きさの送付状が望ましいサイズとされます。

そして、自己PRを簡潔に盛り込むことも意識してみてください。書類選考はあくまで履歴書などをベースにおこなわれますが、アピールをされて嫌な顔をする企業はありません。「入社意欲が高い」と思われ、選考にプラスに働く場合もあるため、送付状にはぜひ自己PRも盛り込んでいきましょう。

送付状の書き方/ポイント【記入例あり】

送付状の書き方を、8つのポイントに沿ってお伝えしていきます。記入例も合わせて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

以下に送付状の記入例を記載します。

上記で送付状の一例を取り上げました。

次に、より詳しい詳細についてお話させていただきます。

1.日付

まずは、書類を投函する日付を書きましょう。この先でお伝えする「署名」と同様に、右上に書くのがルールです。西暦・和暦どちらでも構いませんが、履歴書を「令和3年」などと書いているのであれば、送付状も「令和3年」と書いておくのが無難です。

2.宛先

宛先を左上に書きます。基本的には、応募する企業名と採用担当者の部署名、担当者の名前を書けばOKです。企業名は正式名称で書き、「株式会社」も略さずにしっかりと書きましょう。なお「〇〇株式会社」「株式会社〇〇」といったように、会社によって「株式会社」の位置が変わる点にも気をつけてください。また、部署宛てに送る際は末尾を「御中」に、担当者個人宛てに送る場合には末尾に「様」とつけるのがルールです。

3.署名(住所、氏名、電話番号など)

自分の住所、氏名、電話番号、メールアドレスを右寄せで書きましょう。電話番号とメールアドレスは、連絡が一番取りやすいものを記載します。固定電話が家にない場合には、携帯電話の番号だけで構いません。

署名の情報は企業が連絡を送る際の大事な情報になるため、間違えて記載していないか、記入後に改めてチェックするようにしてください。

4.頭語

次に「頭語(とうご)」を記載します。頭語とは、手紙のはじめに記入する「拝啓」などのことで、一般的なコミュニケーションの場では「こんにちは」にあたるものとされます。送付状の場合には「拝啓」を左上に書けばOKです。

「拝啓」を書いたあとは、時候の挨拶や、相手の安否をたずねる定型文を記載します。何を書けば良いか迷ったら、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と書いておけば大きな問題はありません。

5.応募の経緯

本文には、まず始めに「応募の経緯」を書きます。ハローワーク経由で申し込む場合には、次の2点を盛り込むようにしましょう。

  • どのハローワークで紹介を受けたのか
  • どの仕事の紹介を受けたのか

6.自己PR・志望動機(省略可)

こちらは省略しても大丈夫ですが、「応募の経緯」のあとに自己PRや志望動機を加えておくと相手の印象を上げられる可能性があります。たとえば、応募する仕事に近い仕事に現在従事しているのであれば、「そこで培った力が活かせると考える」と書いてみるのも良いでしょう。未経験の仕事の場合には、「未経験ながら、これまで身につけてきた力をこう活かせると考えます」といったように書くのもひとつの手です。

7.提出書類の内容と面接のお願い

本文の最後に、提出書類の内容と、面接をお願いする文章を記します。提出書類に関しては、改めて左下にまとめて記載しておくと親切です。

8.結語

手紙は「結語(けつご)」で締めるのがルールです。送付状に関しては、「それではまた」の意味にあたる「敬具」を本文の右下に書きましょう。

履歴書や送付状を含む応募書類の郵送方法

履歴書や送付状を含む応募書類の郵送方法

ここまでお伝えしたポイントをもとに、送付状を書くことはできましたか?誤字脱字などをもう一度確認し、内容に問題なければ一安心ですが、実はまだまだ油断はできません。なぜなら、応募書類を送る際に注意したいルールがいくつも存在するからです。

具体的には、次の3つに気を付けるようにしてください。

  • 封筒へ入れる順番
  • 封筒のサイズ
  • 応募書類を持参する場合

封筒へ入れる順番

応募書類には、封筒に入れる順番がそれぞれ決まっています。まずは送付状を一番上にして、その下に次の書類を順々に入れていきましょう。

送付状(一番上)→ハローワークからの紹介状→履歴書→職務経歴書

書類が濡れないようにクリアファイルに入れたら、封筒の表面(宛先を記載する面)に送付状がくるようにして封筒に入れます。

封筒のサイズ

封筒のサイズは「角2型」のものを選ぶようにしましょう。色は、白または薄茶色を選びます。ちなみに「長3型」などの細長い封筒で送っても構いませんが、書類を三つ折りにする必要があり、採用担当者が書類を広げる手間が生まれてしまうためあまりおすすめできません。

応募書類を持参する場合

応募書類を企業に持参する場合には、次の点に気をつけるようにしてください。

  • 応募書類は折らず、「角2型」の封筒に入れる
  • 封筒の表面に「企業名」「誰宛ての封筒か」を記入(切手・企業の住所は不要)
  • 封筒の裏面に「署名(自分の住所、名前など)」を記入(のり付けは不要)
  • 訪問時間を事前に採用担当者に連絡しておく

ハローワーク応募先の送付状作成の注意点

ハローワーク応募先の送付状作成の注意点

送付状を作成する際の注意点を3つお伝えします。

  • 自己PR・志望動機が長い
  • 定型文だけで構成されている
  • 余計な情報を書いてしまう

送付状は、採用担当者が封筒を開けたときに最初に目にする書類です。いわば「第一印象」とも呼べる書類のため、自分の印象を下げてしまうような内容は望ましくありません。ぜひお伝えする3つの注意点を守りつつ、作成に取り組んでみてください。

自己PR・志望動機が長い

自己PRや志望動機をくどくどと長く書くのはNGです。

書類選考は、あくまで履歴書と職務経歴書をもとにおこなわれます。もちろん、送付状に自己PRなどを書くと意欲的には映りますが、4~5行ほど熱い思いをアピールしてしまうと、それはそれで「送付状の意味を理解していない人」としてマイナスの印象を与えてしまうので注意が必要です。

送付状は、あくまで「挨拶」と捉え、アピールするにしても1~2行に留めるようにしましょう。

定型文だけで構成されている

上でお伝えした内容と矛盾するようですが、定型文だけで構成された送付状も味気ないものです。「片手間で送付状を送っている」と採用担当者に思われてしまってももったいないので、文量には気をつけつつ、「その会社だからこそ活かせる強み」「なぜ応募したのか」といったアピールは、応募企業ごとに盛り込むようにしましょう。

余計な情報を書いてしまう

送付状には、前述した記入ポイント以外の情報は盛り込まないようにします。たとえば年収や残業時間、勤務地などの希望条件は送付状に記載してはいけません。繰り返しにはなりますが、送付状は「挨拶」に過ぎません。どうしても伝えておきたいことがある場合には、履歴書の「本人記入欄」に記載するようにしてください。

まとめ

まとめ

送付状は、必ず送らなければいけない書類ではありません。しかし、送ることで良い印象を与えられたり、「ビジネスマナーを押さえている人」として評価されたりする可能性もあります。一方で手紙のルールを理解していないと、「社会人としてのマナーやルールを理解していない人」と捉えられてしまうので注意が必要です。また、送付状はあくまで「挨拶文」として捉え、過度なアピールはしないように気をつけましょう。

今回お伝えしたポイントをもとに、採用担当者の目に留まる送付状をぜひつくってみてください。

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