内定辞退のマナーを解説!メール、電話、手紙どれがいいの?

就活を行う中で、ありがたいことに2社以上から内定をもらうことができたという人もいるでしょう。

しかし就職することができるのは1社だけなので、選ばなかった他の企業には辞退を伝えなければなりません。

せっかく内定をくれた企業に対して失礼がないように伝えるにはどうすればいいのか、またメールでも良いのかなどを解説していきます。

内定辞退は一般的に電話で行う

メールや手紙などで相手に意思を伝えることは可能です。しかしこれらは誠意が伝わるのかどうかという問題の前に、本当に目を通してもらえているのかどうかが重要となります。

内定辞退をきちんと相手に伝えるのであれば、やはり電話が最適だと言えるでしょう。 では、実際にどのような電話のかけ方をすれば良いのか、順を追って解説していきます。

時間があるかを確認する

まず電話をかけたら自分が在学中の学校名と名前を名乗ります。そして採用担当者が電話に出ることができるのかを確認します。

この際には「採用担当の〇〇様はお手すきでしょうか?」と尋ねれば良いでしょう。電話に出てもらえたら本題に入ることができるのですが、もし時間がないとなった場合には改めてかけ直す旨を伝えます。

その際にはいつ頃かけ直したら良いのかをあわせて確認しておくことを忘れないようにしましょう。

お礼と辞退したい気持ちを簡潔に伝える

いきなり「内定を辞退します」と伝えるのは誠意がありません。まずは本題に入る前にワンクッション入れるようにしましょう。どのように内容をまとめたら良いのか、参考までに例文を紹介します。

先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。 その後自身の適性や将来のことなどを検討しましたところ、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

御社の皆様にはご迷惑をかけてしまう結果となり大変申し訳ございません。

ポイントとなるのはお礼を言った後にはっきりと内定辞退の意思を伝えるということです。

言いにくいからといって遠回しな言い方をしたり、どもってしまったりしては逆に相手に迷惑です。

内定辞退の理由は言わなければならないわけではありません。しかし相手が理由を尋ねてきたら、誠意を見せるという意味でも正直に理由を伝えるようにしましょう。

話が終了した後もすぐには電話を切らない

一通り話をし終え「それでは失礼いたします」と電話を切る流れになった時ですが、すぐに切ってしまうのは相手に不誠実な印象を与えてしまうことになります。

相手が先に切るのを待つか、しばらく待っても相手が切らないようであれば切るようにしましょう。

電話で内定辞退を行う際の注意点は、内容をしっかり決めてから電話をするということです。

通話中だと緊張して頭が真っ白になってしまい、支離滅裂なことを言ってしまう恐れがあります。

しっかりまとめられた内容をスマートに伝えるためにも、事前に内容をまとめて紙に書いておきましょう。

そうすれば通話中にどもってしまったり、混乱してしまったりすることを防ぐことができます。話し方においても、強い意思を伝えるためにはきはきとした発声を心がけましょう。

できるだけ早く内定辞退を伝えるのが相手のためでもある

内定を辞退すると決めたはいいものの、本当にそれでいいのか、また何と伝えればいいのかなどの不安から、なかなか電話をかけることができないという人も多いのではないでしょうか。

辞退するなら早めに伝える

せっかく内定をくれた企業に対して申し訳ない気持ちもありますし、内定辞退そのものが不誠実な印象があるので、簡単にはできないのも無理はありません。

しかし、そうやってだらだら悩んで時間を消費するのも、実は企業にとっては迷惑なことだというのを理解することも大切です。

企業側は人が欲しいと思っている時期に合わせて求人を出します。募集期間、選考時間、入社までの準備などすべてを逆算した上で採用試験を行っているのです。

しかし採用者の中から辞退をする人が出たとなると、また新たに募集をかけるところから行わなければならないので、時間もお金もかかります。

特に中途採用の場合は迷惑がかかる

新卒の募集ならば複数人を採用しているのでまだ対応しやすいのですが、転職などの中途採用の場合は1人や2人の少人数しか募集をしていないことがほとんどなので、内定辞退は大きな痛手となってしまいます。

こういった企業側の都合を考えると、入社をする気がないのであればできるだけ早く内定辞退を行って欲しいというのが正直なところです。

しっかりと悩んで答えを出すことも大切ですが、それを長引かせないように配慮をすることも大切だと覚えておきましょう。

電話で伝えることに固執する必要はない!メールで行う内定辞退のやり方

できるだけ電話で内定辞退を行う方が良いとは言っても、相手が電話に出る余裕がなかったり、長期の出張中で対応ができなかったりする状況の場合、いつまでも電話が繋がらないということになってしまいます。

メールでの辞退も有効

こういった事態になったらメールを利用するというのも可能です。

メールでの内定辞退のやり方は、基本的に電話と同じ手順で構いません。しかし、必ず入れなければならないのが「メールで伝えることになってしまったことに対する謝罪」です。参考までに例文を紹介します。

本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところではございますが、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

これを内定辞退の旨を伝えた後で付け加えておくと、より丁寧な断り方をすることができます。

電話をしたアピールも欠かさない

その他にも「お電話を差し上げたのですが、お忙しいようだったのでメールで失礼します」という言葉もあると、いきなりメールにしたのではなく、きちんと電話をした上でメールにしたのだということが伝わります。

大切なのはメール内容だけではない!件名も内容が分かるように書こう

企業宛てに届くメールというのはたくさんあります。特に多くの顧客を抱えているような企業だと、1日に数十件や数百件というたくさんのメールが届くことも珍しくはないのです。

そのためせっかく考えて書いた内定辞退のメールも、その中に埋もれてしまい見逃されてしまう可能性もあります。

メールの件名を工夫する

見逃すことなくチェックしてもらうためには、件名だけで大まかな内容が分かるようにすることが重要となります。

「採用内定辞退のお詫び」や「貴社内定辞退のお詫び」などが簡潔で分かりやすいでしょう。

もし送り先の企業が大企業で、一度に何十人から何百人という人数を採用するような場合であれば、件名の中に学校名と名前も入れておくとより丁寧でしょう。

件名の注意点

注意しなければならないのが、「お詫び」や「無題」で送らないようにするということです。

お詫びのメールであることに違いはないのですが、これでは何に対するお詫びなのかが分かりません。

取引先などから来るお詫びのメールだと勘違いされてしまうと、処理が後回しになってしまう可能性があります。

また無題のままだと重要性が低いと思われ、開封すること自体忘れてしまう場合もあるでしょう。

内定辞退と言う言葉は必須

大切なのは「内定辞退」という言葉です。企業な新入社員を迎えるために準備を進めている中なので、採用情報に関することには特に目を光らせています。だからこそ件名にこの言葉を入れることが大切なのです。

メールで内定辞退を伝える場合、どうしてもその内容にばかり目が行きがちです。誤字脱字がないか、言い回しに不自然なところがないかなど何度もチェックをする人もいるでしょう。

しかし件名も大切だということを忘れてはなりません。本文と件名のどちらも合わせて1通のメールになるので、最後まできちんとチェックをするようにしましょう。

メールで内定辞退を行う時のポイントまとめ

やむを得ずメールで内定辞退を行う場合には、どういったことに気をつけながら行うべきなのかをポイントに分けてまとめます。

お礼と結論を述べる

たくさんいる応募者の中から限られた人数を選出するというのはとても大変です。

採用試験の準備や面接など、通常の業務とは違う仕事が加わることになるので、企業側も時間とお金をたくさん使うことになるのです。そんな中で内定をしてくれたことをまずは感謝しましょう。

そしてその後はすぐに内定辞退の旨を伝えます。伝えにくいことを最初の方には書きづらいという人もいますが、ビジネスにおいては要件を簡潔に相手に伝えることが重要視されます。

だらだらと理由を述べられても、読んでいる側からすれば「結局は何が言いたいの?」という風に捉えられてしまいますし、結論に至るまでに時間がかかってしまいます。

だからこそ理由よりも先に結論から述べて、何についてのメールなのかを知ってもらうことが大切なのです。

辞退の理由は簡潔にまとめる

理由を伝えなければならないという義務はありません。そのため言いたくなければ無理に言う必要はないでしょう。

しかし、せっかく時間もお金もかけて選考を行ったのに「内定を辞退します」という言葉だけで終わられたら不誠実だと思われても仕方がありません。長々と説明をする必要はありませんが、簡単に理由を添えておいた方が良いのも事実です。

理由を述べる際には気をつけたいことがあります。まずは簡潔にまとめるということです。「自身の適性を改めて検討した結果」や「将来について考えた結果」など、できるだけ一言にまとめるようにします。

他社と待遇を比較したり、企業の雰囲気が合わないなどのネガティブな理由を書かないように気をつけましょう。

次に残念な気持ちも添えるということです。理由を述べた後に「誠に心苦しい限りですが」という風に付け加えると真剣に悩んだ結果だということを伝えることができます。

丁寧な謝罪

ここで行う謝罪は、辞退をするという事実と、メールという手段になってしまったことの2つです。

謝罪の仕方には色々ありますが、その中でも特に改まった表現をすることができるのが「誠に申し訳なく、衷心よりお詫び申し上げる次第です」という言い方です。

より丁寧さが伝わるので内定辞退の謝罪にふさわしいと言えるでしょう。

そしてメールに関しての謝罪ですが、本来ならどういった形をとるべきなのかを理解しなければなりません。

もちろんそれは企業に訪問をしたり、電話で直接謝罪をするというのが誠意なのですが、それができなかった故のメールなので、必ず会って直接謝罪をしたかった気持ちも加えた上で謝罪をする文章にしましょう。

「手紙の方が丁寧」は時と場合によります

どんなに丁寧な言葉を並べても、メールという形そのものが不誠実さを感じさせるのではと考える人もいます。

そのため少しでも誠意が伝わるように直筆の手紙を書いて内定辞退を伝えようという人がいますが、それは決して正解ではありません。

内定辞退のポイントとなるのは文章の丁寧さや誠意を伝えることができるかだけではありません。自分が内定辞退をしたことによってできた欠員をカバーしてもらうためにも、できるだけ早く伝えることも大切なのです。

手紙を書く場合には文章を考え、書く紙や封筒を用意し、郵送するという段階があるので相手に伝えるまでに時間がかかります。

企業にとっては少しでも早く伝えてほしいという気持ちがあるので、スムーズにやり取りをすることができるメールの方が良い場合もあるのです。

もし手紙が良いというのであれば、まず最初に先方に電話を入れるようにしましょう。そこで内定辞退の旨を伝え、その後に謝罪の手紙を送るようにすれば丁寧さが伝わります。

法律上内定辞退は問題ないが、角が立たないように対処することも大切

民法627条1項には「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」と書かれています。

つまり入社2週間前であれば、内定辞退をすることは問題ないのです。とは言えせっかく内定をしてくれた企業に対して、正当な権利を主張して無理矢理辞退をするのはモラルがない行動だと捉えられてしまいます。

例え正当な権利だとしても、相手に悪い印象が残らないように円満に解決させるようにするのも大人として大切なことなのです。

内定辞退を伝えた時に、企業が「改めてお話をしたい」と言って呼び出される場合もあります。

呼び出されて説得をされるのではないかという不安を抱くかもしれませんが、内定辞退の意思を固めているのであれば、相手の説得に応じる必要もありません。

改めて謝罪をする機会をもらうことができたのだと思うようにして呼び出しに応じるようにしましょう。

内定辞退は決して悪いことではありません。企業が人を選ぶ権利があるように、人も企業を選ぶ権利があります。

しかし、大切なのは内定をもらった後の対応です。辞退を伝える際にとるべき手段、そして正しい手順を考えて対応することが1人の大人として大切です。

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