仕事でミスばっかり!ミスが多い原因・対策と気持ちの立て直し方

仕事でミスばっかり!ミスが多い原因・対策と気持ちの立て直し方

どんなに気をつけていても、仕事でミスをすることがあります。ミスの大小に関わらず、ミスが続いてしまうとモチベーションが下がってしまいますし、なかなか立ち直れずに引きずってしまう人も多いです。ミスが多い人には、ミスを繰り返してしまうという特徴があります。ミスの多い原因や対策、ミスをしてしまった後の気持ちの立て直し方などについて解説します。

※2018/2/1~7/31の当社面接会参加者の内、当社が把握する就職決定者の割合

ミスが多い原因を確認しよう

ミスが多い原因を確認しよう

仕事でミスをしてしまう原因はなんでしょうか。以下に紹介する中から自分の傾向を確認・把握し、どのような場合でも対象出来るようにしておきましょう。

ミスが多い原因その1:集中できない状態・環境

仕事でミスが続いてしまう場合には自分を責めることよりも、どうしてミスを起こしてしまったのか原因を考えてみましょう。

原因の一つは仕事をしている環境にあることも多いです。集中することができるかという点が、仕事に適した環境のポイントになります。毎日仕事を行っていると職場の環境などに慣れてしまい、環境が持っている問題点などが見えにくくなってしまいます。一度、自分の職場の環境をチェックしてみましょう。

集中するためには、できるだけ雑音のない静かな空間が適しています。ただ日本のオフィスの作りは大部屋に複数の机が集中して設置されていることが多く、周囲の人の雑談が多く騒がしいと集中するのは難しいです。

その他の集中できない原因としては、必要以上にミーティングや会議などがあるということもあります。余計なミーティングが多いと、その度に業務を中断するため集中力を保つことができません。

また業務内容が自分に合わないと感じていたり、やりがいを感じることができないと仕事に集中できなくなります。現代社会はストレス社会と呼ばれ、社会人は多くのストレスにさらされた状態です。

ストレスがたまるとイライラしやすくなったり、精神的にうつや不安障害に近い状態になったりします。このような状態では、しっかりと集中して業務にあたることができません。睡眠時間が短く、寝不足気味の人も集中力が低下しミスが増えてしまいます。仕事が忙しく睡眠時間が減少していると感じたら、ミスを増やしてしまう前に積極的に睡眠をとりましょう。

ミスが多い原因その2:疑問点を確認しない

ビジネスシーンにおいて、疑問点にしっかりと取り組むことは重要になります。疑問な点や不安な点に対して自己判断で進めてしまう人は、仕事でミスしやすい人なので要注意です。

きちんと確認を取ることをせず自分の判断で進めてしまうと、後から勘違いだったり的外れだったりということになりかねません。依頼された業務に対して明確なゴールが見えていない時や仕事の全体像が分かっていない時は、自分の仕事の方向性などを見失いがちです。自分が何をやるべきなのかという点が曖昧になってしまい、結果的に求められたアウトプットができないということに繋がってしまいます。

仕事の上で、積み重ねてきた経験は大切ですが「普通なら、こうするはず」「今までは、こうしていた」「あの時、○○と言われたはず」という思い込みや勝手な自己判断は危険です。自分の判断が100%正しいという保証はありません。どんな時も報連相が重要です。

ミスが多い原因その3:落ち込むだけで対策をしない

ミスを起こしてしまったことに対しての反省も必要ですが、それ以上に同じミスを繰り返さないための対策が必要です。ミスが多い人には落ち込んだり反省するだけで終わってしまい、具体的な改善をしない人が多くみられます。

ミスをしてしまったとしたら、そのミスから何かを学ばないと意味がありません。なぜミスをしてしまったのか、どうしたら防げたのか、といった点をしっかりと分析できる人はミスを減らせます。

これに対して、ただ反省だけして「次は頑張ろう」と気持ちだけで乗り切ろうとする人は、適切な対策をしていないので、また同じミスを繰り返してしまう可能性が高いです。

起きたミスは、帳消しにはできません。ミスをしてしまったことは仕方ないので、きちんと受け止め、その上で「うまくいかなかった結果から、どう改善すれば望む結果が得られるのか」という点を考えることが重要です。

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ミスをした時にすぐやるべきこと

ミスをしてしまった時の対処法にはいくつかのポイントがあります。まず、ミスを隠さないことです。ミスをした時も適切な報連相を実行して、隠さずに事実を報告することが最も重要な点になります。責められることが怖くて失態を隠しておきたくなる気持ちもわかりますが、事実を報告せず隠したままにしておくと、最初は小さいミスでもどんどん大きくなってしまうこともあるため注意が必要です。

最初の段階でミスを報告しておけば、損害を最小限にすることができたというケースもありますので、とにかく正直にミスを報告しましょう。

報告のタイミングは、できるだけ早くスピーディーに行います。ミスに対して迅速に対処するためには、ミスの報告をすぐに行うことが必要です。そのため、まずは現在の状況を詳細に把握し、上司や同僚に報告することが最優先となります。それから関係者に誠意をもった謝罪をしましょう。これからのビジネスのためにも、しっかりと自分のミスを認め、巻き込んでしまった人への心からの謝罪を忘れないようにするのが大切です。ミスを犯した要因は様々あると思いますが、言い訳は絶対にしてはいけません。言い訳をしたところでミスはミスですし、言い訳をすることで迷惑をかけた関係者などの気持ちを逆なでしてしまうこともあります。

気持ちの立て直し方:気分転換をする

ミスは精神的にショックですし、なかなか気持ちが元に戻らないことも多いです。しかし、いつまでも精神的に沈んだままでは職場の雰囲気も悪くしてしまいますし、なによりミスを重ねてしまうことにも繋がってしまいます。立ち直れない時には、ミスのことや仕事の事ばかり考えすぎてしまい、ずっと悩みから解消されないケースが多いです。深く反省することも大事ですが、いつまでもとらわれているようでは仕事になりません。仕事は他にも山ほどあるということを忘れないようにしましょう。うまく気持ちを切り替えて、新しい仕事に取りかかれることを目指します。

好きなことや楽しいことを行い、気分転換する人が多いです。美味しいものを食べたり旅行に出かけたり、どんなことでも構いません。自分なりにストレスを発散できる趣味や好きなことを持ちましょう。

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気持ちの立て直し方:発想を転換する

ミスから気持ちを立て直すには、発想転換と言う方法もあります。マイナス思考がどんどん進行していく前に、発想の転換を行うことで物事を前向きに捉えるようにする方法です。ネガティブな思考は仕事にプラスにならないので、発想を転換しポジティブな思考に切り替えるようにしましょう。例えば、ミスをして評価が下がるかもしれないという不安を、すぐに改善点を見つけて次回に生かせれば、今回以上の評価を得るチャンスにつながるかもしれないという気持ちにスイッチします。「ピンチはチャンス」という発想です。物事には「いい面」と「悪い面」があるので。いつまでも悪い面ばかりにとらわれずに前向きに物事を考えられるようにしましょう。

ミスを防ぐコツ

仕事でミスをしてしまうことは誰にでも起こり得ます。起きてしまったミスは正しく対処し、繰り返さないように活かしていくことが大切です。

ミスを防ぐコツその1:以前のミスを分析して改善策を実行する

ミスを防ぐコツとしては、ミスを分析することです。ミスには単純な原因で起こったものや、いくつかの原因が複雑に絡み合って起こるものなど様々な種類があります。起こしやすいミスや、まれに起きることがあるミスなど、可能性の高さなどもミスによってまちまちです。ミスを分析し、どの段階でミスがおきたのかというタイミングも把握しておきましょう。ミスを深掘りすることで、様々なことが見えてきます。何が問題だったのかというミスの真因を見つけ出すことがポイントです。真因に適切に対処すれば、ミス再発の可能性が低くなります。

ミスを防ぐコツその2:集中できる環境を整えておく

集中力が下がるとミスを起こしやすくなります。仕事環境を整えて、集中できる環境を作り仕事の効率を上げていきましょう。具体的な仕事環境を整える方法としては、整理整頓を行うことです。デスクの上が散らかっていたり、引き出しの中が整理されていなかったりすると、必要な物をすぐに見つけられず時間の無駄になってしまいます。余計な時間がかかるので、効率的ではありません。どこに何があるのか一目で把握できるような、スッキリとしたデスクを目指しましょう。

デスクと同様に、パソコンも整頓するのがおすすめです。パソコンのフォルダなどの管理ができていないと、作業に支障が出てしまいます。データを分類してフォルダにまとめるなど、常日頃から整頓を心がけてください。必要なデータが見つからなくて探すなど、余分な作業をカットできるので、その分集中しやすくなります。

ミスを防ぐコツその3:小さなことも確認とメモ

ミスを回避するためには、メモをとるのも有効です。メモをとる場合にはボイスレコーダーの録音や、タブレット、スマホのメモ機能などではなくメモ帳を活用してください。メモ帳に字を書くことで手を動かす動作に加えて、視覚的にもしっかり印象に残るため頭に入りやすくなります。できるだけ細かくメモをとりましょう。しっかり書き込んだメモがあれば指示についての記録が残り、たとえ後になって細かい点について忘れてしまったとしても、すぐに思い出せるので便利です。

ただし、メモはただとればいいのではなく、確認する時にきちんと読めなくてはいけません。さらに、どこに書いてあるかがわかることも重要です。何を・どこに・どのように書くかというルールをあらかじめ決めてメモを書いてみてください。実際にメモを取ってみて、より使いやすいようにルールを微調整していけば自分だけのメモルールが確立していきます。

ミスを防ぐコツその4:仕組みを見直す

業務で起きうるミスは仕組みのせいだと考える人が多数います。確かに、もともと無理がある業務システムの場合にはミスを回避できない可能性があります。特に昔からのやり方を引き継いでいる場合には、仕組み自体に問題がないのか定期的にチェックすることが必要です。ビジネスにおいて常に求められるのは効率性ですので、習慣化した業務に対しても効率をさらに上げることができないか考えるようにしましょう。100%ミスをなくすことはできませんが、様々な仕組みを見直し改善することでミスを減らすことは可能です。例えば、作業工程に合わせたチェックシートを作り活用したり、新しい作業工程を試してみたりします。

ミスを防ぐコツその5:他の人にチェックを頼む

ミスを防ぐためには、Wチェックが基本です。自分以外の人にチェックをしてもらえれば、ミスを発見する可能性を高めることができます。作業を終えたら、まず自分自身で見直しを行い、その後に第3者に確認してもらうルールをつくるのが有効です。第3者に視点を変えたチェックをしてもらえるので、未然にミスを防げるようなフローをつくることができます。ただし、常に第3者にチェックしてもらえるとは限らないので、自分を客観視する姿勢が重要です。

つまり、自分で自分のオブザーバーを務めるということになります。そのためには検査やチェックとも呼ばれる「見直し」作業に対する意識を変えましょう。最後の見直しやチェックまでが作業だという認識を持って仕事にあたることを推奨します。

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あまりミスが続くなら仕事が向いていない可能性も

様々な対策やコツを紹介しましたが、このような対策を行ってもミスが減らない場合もあります。あまりにもミスが多い場合には、そもそもその仕事があっていない可能性があるので一度じっくり考えてみましょう。もし、自分に今の仕事が向いていないと感じたら、なぜそう感じているのか理由を探します。仕事が向いていないと感じる理由には、仕事を上手くこなせないからというケースが多いです。業務をスムーズに進めることができないのでミスが多発してしまい、ミスを重ねることで業務に支障が出るという悪循環になります。

このような場合には、仕事への取り組み方を変えてみましょう。仕事に関する勉強をして新しい知識を取り入れたり、業務の効率化を図ったりする方法があります。仕事の効率が上がれば仕事が楽しくなり、やりがいを感じられるようになるのがポイントです。仕事が自分に向いていないというミスマッチを感じる時には、自分と仕事がかみ合っていないということが考えられます。仕事の環境や仕組み、自分の取り組み方などを振り返ってみましょう。一つ一つ見直して改善していくことで、仕事への集中力を高めることが可能です。より良い形で仕事に集中することができれば、ミスも減り仕事へのモチベーションも上昇していくので問題ありません。

ミスとうまく付き合おう!

ミスは誰でもしてしまいます。ミスを起こさないように防ぐのも大切ですが、ミスの後も大切です。ミスへの対処や改善を、どのように行うのかがポイントになります。ミスをして、ただ反省して終わるのでは進歩がありません。どうしてミスをしてしまうのか分析を行い、自分の傾向を理解しミスを少しずつ改善していきましょう。

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