内定承諾書とは何？受け取ったらどうすればいいの？

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内定承諾書とは就職活動の中で出てくる書類の一つです。
就活の結果、めでたく内定が決まったら様々な入社書類を企業に提出することになります。その中のひとつに内定承諾書というものがあるのですが、内定通知書と何が違うのか、受け取ったらどうすれば良いのか詳しく知らない人も多いでしょう。

そこで今回は、気になる内定承諾書の役割や受け取り後の対応方法などを解説していきます。

内定承諾書とはどんな書類？

長く苦しい就活の末、希望する企業への就職が決定するとほっと一安心します。思いきり羽を伸ばしてのんびりしたいところですが、入社までに提出しておかなければならない書類があるので注意が必要です。

内定承諾書とは

その最たるものが、内定承諾書という書類です。実は多くの企業で内定承諾書の提出を求められるのですが、内定通知書のことは知っていても内定承諾書についてはよく分からないという人が多いでしょう。

内定承諾書とは、その名の通り内定をもらった企業への入社を承諾したこと確認する書類のことです。企業側が内定したことを認める内定通知書を出すのと同じように、求職者側も間違いなく入社を承諾したことを認める書面が必要になるのです。

内定が決まると内定承諾書の提出を求める企業が多いので、実際に就職する前に忘れずに提出しなければなりません。

ちなみに、内定を承諾するための書類なので、入社承諾書もしくは就職承諾書、内定誓約書などと呼ばれることもあります。

呼び方は決まっていない

どの呼び方をするかは企業の自由なので、必ずしも内定承諾書という名前とは限りません。名前は違っても、発行されたら入社前に必ず提出すべき書類には違いないので、見落とさないように注意しましょう。

内定承諾書の持つ役割とは？

なぜ企業がわざわざ内定承諾書の提出を求めるかというと、主に2つの理由があります。

内定を出した証明のため

1つ目は間違いなく内定を出したという証明のためで、内定通知書を兼ねていることもあります。本当に就職が決まったのかという求職者側の不安を払拭する役割もありますが、本来の目的は2つ目の理由の方になります。

入社の念押し

2つ目の理由とは、間違いなく内定を出すので、必ず入社してほしいと念押しするというものです。

内定はあくまでも内定で、法的な強制力があるわけではありません。このため、内定を出しても入社までに辞退されてしまうこともあり得ます。

内定者全員がスムーズに就職してくれるとは限らず、中にはぎりぎりまでより良い就職先を探して就活を続ける人もいます。入社ぎりぎりになって他に就職先が決まり、そちらへ行くために内定を辞退されると企業にとっては大損です。

採用には多大な費用が掛かる

何故ここまで企業が入社を念押しするかというと、1人に内定を出すまでには多大なコストがかかっているためです。説明会や採用活動のために人手を割いたり、求人情報を公開したりするのにもコストが必要ですし、試験会場までの交通費を支給する企業もあります。

このようにコストと時間をかけて内定を出した以上、その人には何としても入社してもらわなければなりません。

それだけでなく、入社前に内定を辞退されると、企業経営に必要な内定者数に欠員が生じてしまいます。すると最初から採用活動をやり直す羽目になり、コストと時間が余計にかかってしまうのです。

内定辞退は大きな痛手

こういった事情を考えると、内定者に辞退されることは企業にとって非常に大きな痛手となります。そのため、内定承諾書という形で就職の意志を最終確認することで、簡単に内定辞退できないように予防対策を行っているのです。

単に口頭で念押しするよりも書面で正式に提出させた方が重みが増すため、内定者も安易に辞退しようとは思わないでしょう。このように、内定承諾書は主に企業側の目的と利益のために発行される書類だと言えます。

内定承諾書はいつ受け取る？

内定承諾書がいつ発行されるかは企業ごとに異なりますが、一般的には内定が出された後に直接内定者の自宅などへ郵送されることが多いです。

内定承諾書も入社に必要な手続きの一つなので、他の入社関連書類と一緒に送られるのが基本です。その企業への就職を決意している場合は、内定承諾書が届いたら1日でも早く全ての書類を揃えて返送しましょう。

提出期限は厳守

企業ごとに提出期限日が設けられているため、必ず期限は守ってください。仮に提出期限を過ぎてから郵送すれば、締め切りが守れず責任感のない人だと入社前から企業に悪いイメージを持たれてしまいます。

せっかく希望する企業に就職が決まったのに、こんなことで心証を悪くしてしまってはもったいないです。内定をもらうと気が緩んで色々と後回しにしがちですが、実際に就職するまでは気を抜かないことが大切です。

内定承諾書が内定式に必要なケースも

また、企業によっては入社前に内定式が行われることもあり、その場で内定承諾書の提出が必要なケースもあります。

この場合は会場で署名や捺印を求められるので、念のためボールペンや印鑑などを持参して出かけると安心です。その場で内定承諾書を提出するということは、自宅で冷静に入社を考え直す暇がないということです。内定式に参加する場合は、ほぼ間違いなく就職すると決意してから参加するようにしましょう。

内定承諾書の書き方

内定承諾書は、企業側が必要事項をあらかじめ印字して作成しています。特に決まった書式やルールがあるわけではないので、内容は企業ごとに異なります。

実際に記入する場合は、内容をしっかり読み込んで書き方を確認しましょう。実際の書き方としては、記入日や現住所、氏名に捺印が必要になるケースがほとんどです。

就活の集大成とも言える大切な書類なので、綺麗な字で丁寧に記入しましょう。また、内定承諾書を提出する場合、封筒に添え状を一緒に入れておくのが社会人としてのマナーです。

添え状が無くてももちろん問題にはなりませんが、同封されていると企業側の印象もずっと良くなります。難しいものではないので、できるだけ同封しておきましょう。

添え状の書き方

そもそも添え状というのは、書類やFAXなどを送付する際に、表紙として一緒に送る書類のことを指します。あくまでも表紙なので無くても構いませんが、一緒に送付しておけばどういった書類を送るのか、何枚送るのかなどの詳細を相手に伝えることができるので便利です。

封筒に入れ忘れている書類のチェックや、相手が書類を管理する際の目次としても役立つので、ビジネスの場では同封するのが基本とも言えます。

ビジネスマナーのひとつなので、就職前の人なら守れていなくてもマイナス評価にはなりません。ただし、実践する人が少ない分、添え状を同封していると他の内定者と差をつけることができ、企業に良い印象を与えられるでしょう。

添え状に記載する基本的な項目は、次の通りです。

年月日は添え状を作成した日でも構いませんが、実際の発送日にしておくのがマナーです。また、自分の住所や氏名と一緒に、学生の場合は大学名や学部名なども記載しておくと、どの内定者かわかりやすくなります。

承諾書の出し方

タイトルは簡潔に、「書類送付について」などで構いません。書類の種類や枚数は、「内定承諾書1通」というように同封する書類をそれぞれ記載します。

本文は、企業宛てに提出することを考えて「拝啓」から始まり、時候の挨拶や内定をもらったことに対するお礼を綴り、「ご指定のありました書類をご送付いたします」といったように丁寧な言葉遣いにするのが正しい書き方です。

最後に、締めの言葉として入社後の抱負や仕事への意欲などを記し、「敬具」で締めくくりましょう。

作成が終わったら、誤字や脱字、インクの汚れなどが無いかをチェックしてから封筒に入れて郵送します。添え状は手書きでも構いませんが、マナーという面を重視するならパソコンで作成した方が良いでしょう。

ただ、手書きの添え状も書き方が難しく時間がかかるため、丁寧な仕事ぶりをアピールするのに役立ちます。就職する企業の業種や雰囲気などに応じて、使い分けてみてください。

内定承諾書はどのように送る？

企業へ内定承諾書を提出する場合、基本的には郵送で送ります。最初に企業側から入社書類が送られてきた場合、一緒に返信用封筒が入っていることが多いのでそれを利用して構いません。

返信用の封筒は白い封筒を使用

返信用封筒が無い場合は、使い古しの茶封筒などではなく、市販の白い封筒を購入して送りましょう。白い封筒は重要な書類などを送るために作られており、茶封筒よりも紙質がしっかりしているので破損の心配もありません。

また、小さな封筒に内定承諾書を折って入れるのはマナー的にあまり良くないので、A4サイズなど書類を折らずに入れられる封筒を選びましょう。

地名などは省略しない

郵送する場合の封筒の書き方ですが、宛先となる企業の住所や企業名は省略することなく、きちんと都道府県名や番地などまでしっかり記載します。

また、部署宛にする場合は宛先の下に御中、担当者に直接送付する場合は様を付けるのが正しい書き方です。

封筒表面の左側部分に、内定承諾書在中と書いておくことも大切です。わざわざ封筒を開けなくても中身が分かるため、企業に届いた後も採用担当者へとスムーズに渡してもらうことができます。

念のためにクリアファイルに入れる

この他、雨の日などに郵送されたり、水がこぼれたりして封筒が濡れることも考えられるので、念のためクリアファイルなどに入れて書類が濡れないように予防しておきましょう。

クリアファイルに入れておくと内定承諾書が折れ曲がったり汚れたりする心配もないので、一石二鳥です。また、郵送中に紛失する可能性もゼロではないので、確実に企業に届けられるよう書留や速達などのサービスを利用しておくと安心です。

内定承諾書を提出すると辞退できない？

内定承諾書は内定者が簡単に辞退できないように、入社の意志を書面で残すものですが、必ずしも内定をもらった企業が本当に就職したい企業とは限りません。

就活では何社もの企業の採用試験を受けるのが一般的で、優秀な人材ほど数多くの内定を獲得しています。その中から実際に就職できるのはたった1社だけなので、他の内定は辞退せざるを得ません。

ここで気になるのが、既に内定承諾書を提出してしまった場合です。内定承諾書を提出した後に、本当に就職したい企業から内定をもらった場合、書類を提出しているから諦めなければならないのかと考えがちです。

内定の辞退は出来る

内定承諾書を提出したからと言って、必ずしもその企業に就職しなければならないわけではありません。

内定承諾書はあくまでも企業が独自に作成している書類であり、法的な強制力は持っていません。内定を辞退したとしても、罰則を科せられる心配はないので安心してください。

このように内定承諾書を提出した後でも辞退することは可能ですが、せっかく内定を出してくれた企業に大迷惑をかけてしまうことは忘れてはいけません。

内定辞退は企業に多大な損失を与える行動

内定を辞退することで企業は再度採用活動を行わなければならず、多大な損失を与えてしまうためできるだけ避ける必要があります。

また、新卒採用などで大学や企業OBから推薦を受けていた場合、内定辞退すると彼らにも迷惑が及んでしまいます。

大学や先輩は企業からの信頼を失うため、翌年度以降に彼らから推薦を受けて就活する後輩の足を引っ張ることもあるでしょう。自分一人の行動が多くの人に影響を与えるため、内定承諾書を提出する場合はくれぐれも慎重に検討することが大切です。

内定承諾書の提出や辞退の連絡は1日も早く行う

就活は企業という大きな存在とやり取りを行う場であり、社会人としてのマナーが求められる場でもあります。このような場合、真っ先に注意しなければならないのが相手に迷惑をかけないように行動するということです。

これは社会人として最初に考えるべきマナーとも言え、内定承諾書を提出する場合も、やむなく内定を辞退する場合も、できるだけ迷惑をかけないようにするためにも迅速な行動が欠かせません。

特に内定辞退は気まずさもあるため後回しにしがちですが、入社が近づくにつれ企業は具体的な配属先や育成計画などを決めていきます。

連絡が遅くなればなるほど企業へ与える迷惑や損害は大きくなるので、辞退すると決めたら1日も早く電話で事情を伝えることが重要です。

このように、内定に関することは企業の利益や損害に直結することでもあるため、決して楽観視してはいけません。内定承諾書の内容や書き方を始め、提出後の内定辞退の扱いなどをしっかり理解し、スムーズに就活を終えられるようにしましょう。

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