事務職の志望動機の書き方【例文】【NG例】【書き方のポイント】

事務職の志望動機の書き方【例文】【NG例】【書き方のポイント】

事務職の志望動機を作成する前に、事務職の仕事内容や必要とされるスキルをよく理解しましょう。また、事務の仕事は多岐にわたるため、企業に合わせた内容の志望動機が必要です。この記事では志望動機を書くときのポイントや例文、NG例を紹介します。参考にしてみてください。

事務職の志望動機を書く前に-事務職の仕事内容とは?-

事務職の仕事内容は多岐にわたる

事務職とは一般事務、営業事務、経理事務、総務事務、人事・労務事務、法務事務、貿易事務、学校事務、医療事務などを総称して指す職種名であり、事務職と一口に言っても職場によって業務内容は様々です。ここでは就職市場において特に志望者の多い3つの事務について解説します。

一般事務:事務全般を幅広く担当

「一般事務」では主にPCを使用したデータ入力・文書作成、電話・来客応対といった幅広いサポート業務を行います。事務系職種の基本となる業務を行い、入社時に専門知識を問われにくい一般事務は、未経験でも挑戦しやすい人気の事務職です。

営業事務:営業部門で営業職のサポート

「営業事務」は営業部門に配属され、営業担当者が持ち帰った仕事の資料作成や、そのほか営業で必要なものを準備したりなど営業担当者のアシスタントとしての業務を行います。外出の多い営業担当者の代わりに顧客とやりとりする機会も多くあるでしょう。売上という目にみえる形で自分の部門への貢献を実感できることが営業事務の醍醐味です。

経理事務:経理業務のサポート

「経理事務」は経理業務のサポートを行う事務職のことを指します。企業によっては事務職を兼ねた経理職を指すこともあるようです。経理事務は企業のお金に関わる事務全般を担当します。具体的には見積書や請求書の作成や伝票の起票、帳簿の仕訳・転記、仕訳帳へのデータ入力などで、いずれも正確性や几帳面さが要求される業務です。

事務職の志望動機を書く前に-事務職に必要なスキルとは?-

事務職に必要なスキルとは?

基本的なビジネスマナー、コミュニケーション能力、パソコンスキル、口が堅い、経理知識などが特に事務職に必要なスキルといえるでしょう。

社会人としての基本的なビジネスマナー

挨拶や、電話・来客応対、ITリテラシーなど、社会人としての「基本的なビジネスマナーは事務職においても大切です。常識的な社会人たることが事務職への第一歩といえるでしょう。

コミュニケーション能力

事務職は、各部署との連携が大切です。業務を遂行するために、各部署との調整が必要になることがあります。そんな時に役に立つのがコミュニケーション能力です。

パソコンスキル

日々の業務にあたって基本的なパソコンスキルは必須といえるでしょう。具体的にはメール送受信(ビジネスメールの定型文やマナーの理解も含めて)、Word,Excelを使用した文書・データ作成はできることが望ましいでしょう。さらに経理事務や営業事務であれば、Excelの表計算の「ピボットテーブル」や「VLOOKUP」が難なくできると業務に便利です。

口が堅い、守秘義務を守れる

例えば人事事務では様々なデリケートな個人情報に触れる機会が多く、口の堅さが常に必要とされます。また、経理事務においても企業の経営に関わる重要情報を扱うため、秘密を守ることができるということが、仕事を遂行するにあたってとても重要です。

経理知識や簿記の資格

経理事務を目指す場合は簿記二級以上を持っていると非常に有利です。経理事務でなくても経理知識があったほうがより主体的にやりがいをもって業務に取り組める場合が多いため、簿記の資格取得とまではいかずとも、基礎的な経理知識は折を見て身につけていくようにしましょう。

事務の志望動機、これはNG!

事務の志望動機、これはNG!

事務職の志望動機を書く際、どんなことに注意をしたらいいでしょうか。ここでは不採用になりやすいNG例を紹介します。

【NG】仕事に関係ない資格をたくさん書く

たくさん資格を持っているからといってその企業の事務職には必要のない資格をたくさん書いてもアピールにはならず、逆にこの人は何がやりたいのだろうと不審に思われてしまうことさえあります。保持資格数をアピールするよりも、採用の判断に必要な情報を整理し、わかりやすく具体的に書いた書類のほうが企業にとっては好印象です。

【NG】志望動機が給与や待遇面について「だけ」

もちろん給与や福利厚生などの待遇面は大切です。しかし、特に新卒の就活においては仕事内容より待遇面だけを気にしていると思われてしまうと不利になることが多いのも事実です。わざわざ不利になることがおおい給与や待遇面についてだけフォーカスした志望動機を書くことは辞めておきましょう。

【NG】志望動機の使いまわし

たくさんの企業の選考を受けるうちに、企業、職種問わずに志望動機を使いまわしてしまっていることはないですか?例えば経理事務を受けているのに別の企業の一般事務に応募する際に使った志望動機をそのまま使いまわすと、アピール力が弱くなります。大変でも、その企業、その事務職毎に志望動機を作成し、あなたの熱意が伝えましょう。

【例文付き】事務職の志望動機をテーマ別に紹介

【例文つき!】テーマ別志望動機例と志望動機作成のポイント

テーマ別に志望動機の例文を紹介します。自分がアピールしやすいテーマを見付けて、その方向から企業の目に留まる志望動機を作成していきましょう。

【例文】パソコンスキルから事務適性をアピール

「大学では統計学のゼミに所属し、パソコンを使った実習を通して統計学を学んだため、EXCELを活用した集計が得意になりました。入社後は、パソコンスキルを生かし、在庫管理業務の効率化に取り組んで参りたいと考え志望いたしました。」

ワンポイント

未経験でも仕事に必要なパソコンスキルがあれば採用につながります。またそのパソコンスキルを業務でどのように役立てられるのか、具体的に言及できるとなおよいでしょう、

【例文】性格と実績から適性をアピール

「真面目さに定評がある自分の性格と、早くに正確な仕事ができるというこれまでの経験から、経理事務の仕事を志望いたしました。私は学生時代データ入力のアルバイトで、時間当たりの入力量とデータの正確性が高いとして時給を〇〇円アップしていただいた経験があります。また数字に細かく真面目だという理由で大学の部活では経理担当を任され、責任感をもって務めました。現在は入社後すぐに業務に貢献できるよう簿記の資格勉強を進めています。」

ワンポイント

自分の性格や、自分が得意とする分野が何かを理解することで、アピールすべき自分像がはっきりし、採用担当者に伝えやすくなります。

【例文】アルバイト経験から事務適性をアピール

「3年間飲食店のホールスタッフとしてアルバイトをしていました。忙しい時間帯もスタッフや、お客様とコミュニケーションを取りながら、様々な仕事を笑顔でさばくことにやりがいを感じていました。入社できた際は、どんなに忙しくても笑顔を忘れずに、客様対応や電話応対に丁寧に取り組みながら、他の多くの仕事を効率的にこなせる事務スタッフを目指したいです。

ワンポイント

事務職は、顧客や他のスタッフと関わる機会も少なくないため、コミュニケーション能力が欠かせません。人とのコミュニケーションが得意であることを裏付けるエピソード(この場合はアルバイト)を志望動機に織り交ぜるのもよい方法でしょう。

【例文】この会社がいい!という気持ちをアピール

「私が貴社の営業事務を志望するのは、会社訪問時に貴社の営業チームの仲の良さ、商品への愛情、またチーム一丸となって〇〇の全国シェアを勝ち取っていこうという活気を肌で感じたことがきっかけです。私は中、高、大とずっと運動部に所属しチームプレーに取り組んできましたが、卒業後はぜひ貴社のチームの一員となり、頼られる縁の下の力持ちとして働きたいと強く感じました。」

ワンポイント

数ある事務職の求人の中で、なぜその会社のその事務を選んだのか、なぜその企業でなければいけないのかの明確な理由が書けると、説得力のある志望動機になります。自分が感じる志望先企業の良いところを整理して、志望動機につなげてみましょう。

事務職の志望動機を書くには-まとめ-

まとめ

事務職とは様々な仕事をやらなくてはならない幅広い職種になります。その企業ごとの業務をよく理解し、その企業に合った事務職に対しての志望動機を書くようにしましょう。企業ごとの事務職に対して自分が何ができるのかをわかりやすく工夫し、自分らしさを強くアピールしましょう。自分が得意とする分野をしっかり理解し、活躍できることをアピールし、採用へと繋げましょう。

心理統計学に基づく
就活生向けの無料診断つき! 
自分に合う会社から
特別オファーをもらおう!
フューチャーファインダーを利用することで、
業界ではなく 
組織風土性格を基準にして 
あなたに合う会社と出会えます。

フューチャーファインダーの特徴
  • あなたの特性を診断で把握
  • IT、広告、コンサル、人材などの成長企業500社以上が利用
  • 価値観の合う会社から特別オファーが来る

あなたも一人で悩まず、
自分に合う会社を見つけませんか?

 

© JAIC