内定承諾書とは何?受け取ったらどうすればいいの?

内定を取った新人

就活の結果、めでたく内定が決まったら様々な入社書類を企業に提出することになります。その中のひとつに内定承諾書というものがあるのですが、内定通知書と何が違うのか、受け取ったらどうすれば良いのか詳しく知らない人も多いでしょう。そこで今回は、気になる内定承諾書の役割や受け取り後の対応方法などを解説していきます。

 

目次

内定承諾書とはどんな書類?

長く苦しい就活の末、希望する企業への就職が決定するとほっと一安心します。思いきり羽を伸ばしてのんびりしたいところですが、入社までに提出しておかなければならない書類があるので注意が必要です。

その最たるものが、内定承諾書という書類です。実は多くの企業で内定承諾書の提出を求められるのですが、内定通知書のことは知っていても内定承諾書についてはよく分からないという人が多いでしょう。

内定承諾書とは、その名の通り内定をもらった企業への入社を承諾したこと確認する書類のことです。企業側が内定したことを認める内定通知書を出すのと同じように、求職者側も間違いなく入社を承諾したことを認める書面が必要になるのです。

内定が決まると内定承諾書の提出を求める企業が多いので、実際に就職する前に忘れずに提出しなければなりません。

ちなみに、内定を承諾するための書類なので、入社承諾書もしくは就職承諾書、内定誓約書などと呼ばれることもあります。

どの呼び方をするかは企業の自由なので、必ずしも内定承諾書という名前とは限りません。名前は違っても、発行されたら入社前に必ず提出すべき書類には違いないので、見落とさないように注意しましょう。

 

内定承諾書の持つ役割とは?

なぜ企業がわざわざ内定承諾書の提出を求めるかというと、主に2つの理由があります。

1つ目は間違いなく内定を出したという証明のためで、内定通知書を兼ねていることもあります。本当に就職が決まったのかという求職者側の不安を払拭する役割もありますが、本来の目的は2つ目の理由の方になります。

2つ目の理由とは、間違いなく内定を出すので、必ず入社してほしいと念押しするというものです。

内定はあくまでも内定で、法的な強制力があるわけではありません。このため、内定を出しても入社までに辞退されてしまうこともあり得ます。

内定者全員がスムーズに就職してくれるとは限らず、中にはぎりぎりまでより良い就職先を探して就活を続ける人もいます。入社ぎりぎりになって他に就職先が決まり、そちらへ行くために内定を辞退されると企業にとっては大損です。

なぜなら、1人に内定を出すまでには多大なコストがかかっているためです。説明会や採用活動のために人手を割いたり、求人情報を公開したりするのにもコストが必要ですし、試験会場までの交通費を支給する企業もあります。

このようにコストと時間をかけて内定を出した以上、その人には何としても入社してもらわなければなりません。

それだけでなく、入社前に内定を辞退されると、企業経営に必要な内定者数に欠員が生じてしまいます。すると最初から採用活動をやり直す羽目になり、コストと時間が余計にかかってしまうのです。

こういった事情を考えると、内定者に辞退されることは企業にとって非常に大きな痛手となります。そのため、内定承諾書という形で就職の意志を最終確認することで、簡単に内定辞退できないように予防対策を行っているのです。

単に口頭で念押しするよりも書面で正式に提出させた方が重みが増すため、内定者も安易に辞退しようとは思わないでしょう。このように、内定承諾書は主に企業側の目的と利益のために発行される書類だと言えます。

 

内定承諾書はいつ受け取る?

内定承諾書がいつ発行されるかは企業ごとに異なりますが、一般的には内定が出された後に直接内定者の自宅などへ郵送されることが多いです。

内定承諾書も入社に必要な手続きの一つなので、他の入社関連書類と一緒に送られるのが基本です。その企業への就職を決意している場合は、内定承諾書が届いたら1日でも早く全ての書類を揃えて返送しましょう。

企業ごとに提出期限日が設けられているため、必ず期限は守ってください。仮に提出期限を過ぎてから郵送すれば、締め切りが守れず責任感のない人だと入社前から企業に悪いイメージを持たれてしまいます。

せっかく希望する企業に就職が決まったのに、こんなことで心証を悪くしてしまってはもったいないです。内定をもらうと気が緩んで色々と後回しにしがちですが、実際に就職するまでは気を抜かないことが大切です。

また、企業によっては入社前に内定式が行われることもあり、その場で内定承諾書の提出が必要なケースもあります。

この場合は会場で署名や捺印を求められるので、念のためボールペンや印鑑などを持参して出かけると安心です。その場で内定承諾書を提出するということは、自宅で冷静に入社を考え直す暇がないということです。内定式に参加する場合は、ほぼ間違いなく就職すると決意してから参加するようにしましょう。

 

内定承諾書の書き方

内定承諾書は、企業側が必要事項をあらかじめ印字して作成しています。特に決まった書式やルールがあるわけではないので、内容は企業ごとに異なります。

実際に記入する場合は、内容をしっかり読み込んで書き方を確認しましょう。実際の書き方としては、記入日や現住所、氏名に捺印が必要になるケースがほとんどです。

就活の集大成とも言える大切な書類なので、綺麗な字で丁寧に記入しましょう。また、内定承諾書を提出する場合、封筒に添え状を一緒に入れておくのが社会人としてのマナーです。

添え状が無くてももちろん問題にはなりませんが、同封されていると企業側の印象もずっと良くなります。難しいものではないので、できるだけ同封しておきましょう。

 

添え状の書き方

そもそも添え状というのは、書類やFAXなどを送付する際に、表紙として一緒に送る書類のことを指します。あくまでも表紙なので無くても構いませんが、一緒に送付しておけばどういった書類を送るのか、何枚送るのかなどの詳細を相手に伝えることができるので便利です。

封筒に入れ忘れている書類のチェックや、相手が書類を管理する際の目次としても役立つので、ビジネスの場では同封するのが基本とも言えます。

ビジネスマナーのひとつなので、就職前の人なら守れていなくてもマイナス評価にはなりません。ただし、実践する人が少ない分、添え状を同封していると他の内定者と差をつけることができ、企業に良い印象を与えられるでしょう。

添え状に記載する基本的な項目は、次の通りです。

・発送年月日

・宛先となる企業名と担当部署名、担当者名

・自分の住所、氏名、メールアドレスを含む連絡先

・タイトル

・書類の種類や枚数

・本文

年月日は添え状を作成した日でも構いませんが、実際の発送日にしておくのがマナーです。また、自分の住所や氏名と一緒に、学生の場合は大学名や学部名なども記載しておくと、どの内定者かわかりやすくなります。

タイトルは簡潔に、「書類送付について」などで構いません。書類の種類や枚数は、「内定承諾書1通」というように同封する書類をそれぞれ記載します。

本文は、企業宛てに提出することを考えて「拝啓」から始まり、時候の挨拶や内定をもらったことに対するお礼を綴り、「ご指定のありました書類をご送付いたします」といったように丁寧な言葉遣いにするのが正しい書き方です。

最後に、締めの言葉として入社後の抱負や仕事への意欲などを記し、「敬具」で締めくくりましょう。

作成が終わったら、誤字や脱字、インクの汚れなどが無いかをチェックしてから封筒に入れて郵送します。添え状は手書きでも構いませんが、マナーという面を重視するならパソコンで作成した方が良いでしょう。

ただ、手書きの添え状も書き方が難しく時間がかかるため、丁寧な仕事ぶりをアピールするのに役立ちます。就職する企業の業種や雰囲気などに応じて、使い分けてみてください。

 

内定承諾書はどのように送る?

企業へ内定承諾書を提出する場合、基本的には郵送で送ります。最初に企業側から入社書類が送られてきた場合、一緒に返信用封筒が入っていることが多いのでそれを利用して構いません。

返信用封筒が無い場合は、使い古しの茶封筒などではなく、市販の白い封筒を購入して送りましょう。白い封筒は重要な書類などを送るために作られており、茶封筒よりも紙質がしっかりしているので破損の心配もありません。

また、小さな封筒に内定承諾書を折って入れるのはマナー的にあまり良くないので、A4サイズなど書類を折らずに入れられる封筒を選びましょう。

郵送する場合の封筒の書き方ですが、宛先となる企業の住所や企業名は省略することなく、きちんと都道府県名や番地などまでしっかり記載します。

また、部署宛にする場合は宛先の下に御中、担当者に直接送付する場合は様を付けるのが正しい書き方です。

封筒表面の左側部分に、内定承諾書在中と書いておくことも大切です。わざわざ封筒を開けなくても中身が分かるため、企業に届いた後も採用担当者へとスムーズに渡してもらうことができます。

この他、雨の日などに郵送されたり、水がこぼれたりして封筒が濡れることも考えられるので、念のためクリアファイルなどに入れて書類が濡れないように予防しておきましょう。

クリアファイルに入れておくと内定承諾書が折れ曲がったり汚れたりする心配もないので、一石二鳥です。また、郵送中に紛失する可能性もゼロではないので、確実に企業に届けられるよう書留や速達などのサービスを利用しておくと安心です。

 

内定承諾書を提出すると辞退できない?

内定承諾書は内定者が簡単に辞退できないように、入社の意志を書面で残すものですが、必ずしも内定をもらった企業が本当に就職したい企業とは限りません。

就活では何社もの企業の採用試験を受けるのが一般的で、優秀な人材ほど数多くの内定を獲得しています。その中から実際に就職できるのはたった1社だけなので、他の内定は辞退せざるを得ません。

ここで気になるのが、既に内定承諾書を提出してしまった場合です。内定承諾書を提出した後に、本当に就職したい企業から内定をもらった場合、書類を提出しているから諦めなければならないのかと考えがちです。

しかし、実際には内定承諾書を提出したからと言って、必ずしもその企業に就職しなければならないわけではありません。

内定承諾書はあくまでも企業が独自に作成している書類であり、法的な強制力は持っていません。内定を辞退したとしても、罰則を科せられる心配はないので安心してください。

ただ、内定承諾書を提出した後に辞退した場合、企業から就活の最中に発生した研修費や備品費などを損害賠償請求される可能性もあります。実際に請求してくる企業はほとんどありませんが、念のため内定承諾書を始めとした入社書類の中に、損害賠償に関する項目が記載されていないかよく確認しておきましょう。

このように内定承諾書を提出した後でも辞退することは可能ですが、せっかく内定を出してくれた企業に大迷惑をかけてしまうことは忘れてはいけません。

内定を辞退することで企業は再度採用活動を行わなければならず、多大な損失を与えてしまうためできるだけ避ける必要があります。

また、新卒採用などで大学や企業OBから推薦を受けていた場合、内定辞退すると彼らにも迷惑が及んでしまいます。

大学や先輩は企業からの信頼を失うため、翌年度以降に彼らから推薦を受けて就活する後輩の足を引っ張ることもあるでしょう。自分一人の行動が多くの人に影響を与えるため、内定承諾書を提出する場合はくれぐれも慎重に検討することが大切です。

 

内定承諾書の提出や辞退の連絡は1日も早く行う

就活は企業という大きな存在とやり取りを行う場であり、社会人としてのマナーが求められる場でもあります。このような場合、真っ先に注意しなければならないのが相手に迷惑をかけないように行動するということです。

これは社会人として最初に考えるべきマナーとも言え、内定承諾書を提出する場合も、やむなく内定を辞退する場合も、できるだけ迷惑をかけないようにするためにも迅速な行動が欠かせません。

特に内定辞退は気まずさもあるため後回しにしがちですが、入社が近づくにつれ企業は具体的な配属先や育成計画などを決めていきます。

連絡が遅くなればなるほど企業へ与える迷惑や損害は大きくなるので、辞退すると決めたら1日も早く電話で事情を伝えることが重要です。

このように、内定に関することは企業の利益や損害に直結することでもあるため、決して楽観視してはいけません。内定承諾書の内容や書き方を始め、提出後の内定辞退の扱いなどをしっかり理解し、スムーズに就活を終えられるようにしましょう。

 
 
ジェイックのサービスについて

<< 就職成功率80.3% >>
ジェイックのサービスを詳しく知りたい方はこちら

  • twitter

カンタン
無料

コースを選択してください 必須

興味をもたれた方は、無料説明会にご予約ください

説明会
内容
・既卒、フリーター、第二新卒、高卒に必要な“就活成功の3条件”

・自分にとって良い就職とは何か?がわかるワーク

・既卒や未経験が書類選考を通過しにくい理由

・どこが不利?どう対策すればよい?就職活動における新卒と既卒・中退の違い

・企業が採用で求める条件ベスト5

・普通は教えてくれない未経験者が採用されない理由ワースト5

・ジェイックの就職支援サービスの詳細
費用
説明会、個別就職相談ともに無料
持ち物
筆記用具(履歴書不要)、服装自由(スーツ、私服OK)

女子カレッジの説明会について

説明会
内容
・企業が女性に期待するのは「共感力」「傾聴力」「安心感」
・意外に知らない「女性の社会進出」の現状
・「未経験OKの事務職」に就職できるのは、通常「5/947」
・優良企業に就職する人が80%超えの理由と秘訣。
費用
説明会、個別就職相談ともに無料
持ち物
筆記用具(履歴書不要)、服装自由(スーツ、私服OK)

新卒カレッジの説明会について

費用
説明会、個別就職相談ともに無料
持ち物
筆記用具(履歴書不要)、服装自由(スーツ、私服OK)
お近くの会場と日程
を選択してください 必須
      氏名 必須
      フリガナ 必須
      性別 必須
      生年月日 必須
      お住まいの都道府県 必須
      電話番号 必須
      メールアドレス 必須

      ※携帯へのメールが受信できない方はPCアドレスをご入力ください。

      現在のご状況 必須

      【サービス利用規約】

      当規約は、株式会社ジェイックの就職・転職支援サービスへの申し込み、及び利用についての注意事項などが定めてあります。 就職・転職支援サービスのご利用にあたっては、下記についてご承諾の上でお申し込みいただきますようお願いいたします。

      【就職・転職支援サービスの範囲】
      就職・転職支援サービスとは、株式会社ジェイックが提供する、セミナー、コンサルティング、求人情報、および当サイトに付随する機能を指します。 (以下、本サービスという) また本サービスを提供するにあたり、利用者に対しe-mail、郵便、電話等によって各種連絡を行います。 また、就職・転職支援サービスにご登録頂いた方には、弊社が発行する「就職・転職に役立つ情報」をメールマガジンや郵送にて、 随時ご案内させて頂いております。

      【利用の申し込み、申し込みの審査】
      サービス利用の申し込みについては、当サイト内での案内、および所定の方法に沿って、利用者本人が申し込みを行うものとします。 所定の審査により、本サービスの利用が不適当と判断した場合には、その申込みを拒否することができるものとし、 また判断に対する質問等への回答の義務は負いません。

      【申し込み内容の変更、削除、サービス利用の中止】
      申し込み時の個人情報、及び付随する内容について変更が生じた場合には、速やかにその旨ご連絡ください。 また理由の如何を問わず、申込者本人からの申し出によってサービス利用の中止、及び申し込みの取り消し(削除)を行うことができます。

      【個人情報の取り扱い】
      個人情報の収集と利用目的 1)説明会やセミナーをご利用頂くための個人を識別します。 2)お申込みいただいた資料をご提供します。 3)お問い合わせの内容に関して、必要事項をご連絡します。 4)メルマガにて企業情報、その他の情報をご提供します。 5)プレゼント(アンケートに付随するものを含む)サービスを提供するための個人を識別します。 6)ジェイックが提供するサービスの向上を目的としたご登録者のユーザプロファイルの集計とその結果を分析します。 (※この際には、集計結果の統計情報のみの利用となりますので、個人を特定のできるデータを第三者機関へ公表することは一切ございません。)

      第三者に対する個人情報の提供について ・ご本人から事前の明示的な同意・承諾があった場合 ・法令などにより開示が要求された場合

      お預かりした個人情報は、円滑なサービスを提供するために一定の個人情報管理基準を満たした企業に預託する場合があります。 個人情報の提供はあくまで任意のものですが、情報を提供いただけなかった場合は、当社が提供するサービスがご利用になれないことがあります。 個人情報の開示・訂正・削除について ご本人から個人情報の開示・訂正・削除等の要請があった場合は、所定の手続きを経て速やかに対応いたします。下記までご連絡下さい。

      当社の個人情報の管理者及び連絡先 株式会社ジェイック  管理部 山本 太 TEL:03-5282-7581 FAX:03-5282-7607 〒101-0051 東京都千代田区神田神保町1-101 神保町101ビル 7階

      【サービス内容の変更、一時停止】
      以下のいずれかに該当する事由が発生した場合、利用者への事前の通知をすることなく、本サービス内容の変更、または一時停止をおこなう場合があります。

      本サービスのためのシステム(以下、システム)の定期保守、更新ならびに緊急の場合。 通常講ずるべき対策では防止できない突発的なシステムの故障、被害、火災、停電、天災地変などの不可抗力により本サービスの提供が困難な場合。 その他、不測の事態により本サービスの提供が困難と判断した場合。

      【サービスの中止、終了】
      1ヶ月以上の猶予を持って利用者に告知することにより、その理由の如何を問わず本サービスを中止、または終了する場合があります。

      【利用者の禁止事項】
      本サービスの利用者は、利用の申し込み及びその後の利用において以下の行為を行わないものとします。

      申し込みの際や、その後の変更事項として虚偽の情報を登録、または申告する行為。 他の利用者、または第三者の著作権、商標権、肖像権、その他知的所有権等の権利や、財産、名誉、プライバシーを侵害する行為。 本サービスを通じて入手した情報を、複製、販売、出版、その他私的利用の範囲を超えて使用する行為。 本サービスを利用しての営利目的の情報提供活動行為および営業活動行為。 本サービスの運営を妨げる行為、または株式会社ジェイックの信用を毀損し、もしくは財産を侵害する行為。

      【利用者の除名】
      株式会社ジェイックは、本サービス利用者が利用者の禁止事項に違反したと判断した場合、 またはその他の事由により不適切と判断した場合に利用者を除名することができます。

      【免責事項】
      本サービスの利用は申込者自身の責任において行うものとし、本サービスを利用することによって生じた損害について、 株式会社ジェイックは責任を負いかねます。

      【知的財産権の取扱い】
      本サービスに関する知的財産権・著作権などの権利は株式会社ジェイックまたはその情報提供者に帰属します。

      【本規約の改定】
      株式会社ジェイックは、利用者の承諾を得ることなく本規約を改定する場合があります。

      プライバシーマーク 10861257(04)

      株式会社ジェイックは
      プライバシーマークを取得しています。

      プライバシーポリシーについて

      経歴別お役立ち情報

      • 既卒の就活

        既卒について

        既卒とは大学や大学院、短大や専門学校を卒業後の1~3年間程度、正社員としての社会経験が無い就職活動中の方を指します。

        続きはこちら

      • 第二新卒の就活

        第二新卒について

        高校・専門学校・短大・大学などの学校を卒業(もしくは中退)して就職後、2~3年で離職し、再就職を希望している方を指します。

        続きはこちら

      • 大学中退の就活

        大学中退について

        大学中退を経て、正社員での就職を考えるとき、就職活動はどのように行うべきでしょうか?

        続きはこちら

      • フリーターの就活

        フリーターについて

        フリーターの就活に特化した情報を配信するカテゴリです。就職支援のジェイックが培ってきたノウハウも公開しています。

        続きはこちら

      • 新卒の就活

        新卒について

        新卒の就職活動に役立つ情報を配信するカテゴリです。

        続きはこちら

      • ニートの就活

        ニートについて

        ニートになった方々の事情は千差万別。いざ本気でニートを脱出しようとしたとき、どんな支援が受けられるのでしょうか。知っておいて損はありません。

        続きはこちら

      • 就活ガイドの就活

        就活ガイドについて

        ここでは履歴書・職務経歴書の書き方、面接対策など就活に役立つ情報を提供します。

        続きはこちら

      電話でのお問い合わせ

      • 東京 0120-417-604
      • 横浜 0120-458-773
      • 名古屋 0120-936-566
      • 大阪 0120-992-849
      • 福岡 092-452-7636
      女子カレッジ直通 03-6911-4780
      フリーダイヤル
      平日9:00~19:00 土日・祝休み
      ※福岡と女子カレッジは通常ダイヤルです。

      お電話でのお問い合わせ

      ご質問やご相談、
      不安なことがありましたらお気軽にご相談ください!