庶務とはどういう仕事?どんな人が向いているの?

庶務の女性

「庶務」という仕事に興味を持っている方はいますか。庶務は事務職の1つですが、事務職の仕事と一口に言っても、「庶務」を始め「営業事務」や「経理」、「総務」など数多くの種類があります。ここでは、庶務の仕事に興味がある方に向けて、庶務とはどのような仕事をするのかということや、庶務に向いているタイプなど、庶務にまつわる様々な事柄について解説していきます。

 
レポートダウンロードバナー

<< 「面接官の本音」第1弾! >>
レポートダウンロードはこちら

 

目次

庶務とはどんなことをする仕事?

庶務の業務は一般事務と言われることもあります。オフィスでのあらゆる業務を引き受ける仕事であり、その仕事内容は多岐にわたっています。事務員の仕事として思い浮かべる仕事のほとんどが、庶務の仕事として当てはまるでしょう。

具体的にいうと、資料作成やデータ入力、ファイリングなどのデスクワークがあります。この他にも、小口現金の管理、郵便物の送付業務、電話応対などがあります。

また、会社への来客の接遇なども庶務の仕事となっています。オフィスで使用している消耗や事務用品などの備品管理を庶務が行っている会社もあります。

庶務とはどんな仕事をしている職種なのか、前述の仕事内容についてさらに掘り下げて説明します。

電話対応

お客様や他の会社からは、毎日電話がかかってきます。電話が鳴ったら2コール以内で電話をとるようにするのが電話応対の基本です。電話先の相手からの用件を伺ったり、内容に間違いがないか復唱したりして確認を行います。

場合によっては、担当の社員や部署に電話をつないだり、担当者が不在の際には代わりに伝言を承ったりします。自分の業務も行いながら、電話が鳴った時には対応をしなくてはいけないなど、高い業務処理能力も必要とされる仕事です。

また、電話をかけた人にとっては、電話応対をした人の印象がその会社の第一印象になることも珍しくありません。庶務にとって、電話応対は基本であり最も責任のある仕事なのです。

来客対応

会社にお客様が来社された際には、庶務や事務の人が受付にてお客様の対応を行ったり、部屋に案内をしたりします。

また、担当者に連絡をしたあとには、お茶を出しに行くことも行います。

電話応対と同じく、来客対応した庶務や事務の人の印象が、会社全体の印象に影響することも多々あります。

「事務職や庶務は社外の人と接しない」というイメージを持つ方もいますが、実際そんなことはなく、事務や庶務はむしろ社外の人の窓口となる仕事なのです。

備品・小口金管理

職場で使用する文房具やトナー、コピー用紙、名刺などの備品の発注管理も庶務の仕事となっています。

小口金とは、少量の額という意味を持っていますが、営業担当の方の営業活動にかかった交通費など、大きな額ではないものに関しては精算を担当したりもします。

伝票処理

伝票処理とは、営業担当者が契約をしてきた申込書などの伝票の処理を行います。受注を管理しているシステムというものが存在するので、そこに申込書の内容を打ち込んでいく作業になります。

小さなミスが大きな損失につながる危険性もあるので、何度も確認をしながら正確に、慎重に行わなくてはいけません。

書類・資料作成

社内の業務を円滑に進めるために、社内の座席や内線表、会議に使われる資料などの書類を作成します。売り上げの数字を計算して報告書類としてまとめるという営業事務のような仕事を行う場合も少なくありません。

書類を作成する際には、どのようにすれば見やすいのか、伝えたいポイントが伝わるかなど工夫して作る必要があります。また、あらゆる書類のファイリング作業も庶務の仕事です。

外出や清掃

庶務の仕事には、社外での用事を頼まれたり郵便物を出しに行ったりするような外出する業務がある場合もあります。

また、応接室や給湯室などの清掃作業といった業務を行うことも少なくありません。

自分が配属される部署によって行うべき業務は異なってくるので、一概にこの仕事が庶務の仕事であるという言い方はできませんが、部署内で行う業務を円滑に進められるようにお手伝いをしたり、対応をしたりする仕事を庶務が行っています。

   

どちらも事務?庶務と総務の仕事は何が違うの?

庶務の仕事内容としては、電話対応や来客の接遇、備品の管理など、事務員の仕事と考えられる仕事内容全般であるということを紹介しました。
しかし、これらの仕事は「総務」の仕事内容ととても近いことからも、仕事内容の面では庶務と総務という職種は似ていると言えます。ここでは、似ている仕事内容を持つ庶務と総務の違いについて説明します。

庶務と総務の違いは2つあります。まず1つ目は所属の問題です。総務が所属する先は「総務課」であり、会社の中でも1つしかありません。これに対して庶務は、各部署や事業所にそれぞれ「○○部の庶務、事務」として配置されています。

会社全体でみると、部署が多ければ多いほど多くの庶務がいるということになります。そして、部署ごとに上司も任される仕事内容も異なっているのが特徴です。

2つ目の違いは仕事内容です。この仕事内容の違いが総務と庶務の違いを説明する上で重要になります。庶務と総務の仕事内容は一見すると同じように見られますが、大きな違いとしては、総務は会社や組織全体の業務を執り行うのに対して、庶務や事務は各部門内の事務作業を行っているということになります。

総務は、会社で働く社員の方たちがより良い環境で仕事をするための環境づくりを行っています。具体的な仕事内容でいうと、福利厚生制度を整えたり、社内制度の改善を検討したりします。他にも、会社によっては教育研修を行ったり、会社主催のイベントなどの行事を管理・運営したりすることも総務の仕事になります。

一方の庶務は、所属している部門内での事務的な業務を行なっています。そのため、総務の方たちが行うような福利厚生制度や社内イベントなどの会社全体の運営に関わることには関与せず、自分が所属している部署での伝票管理や来客接遇といった事務業務を担当しています。つまり、日頃の業務に密接に関わる仕事を行っているのが庶務という職種であるということができるでしょう。

庶務の仕事の方が、担当する範囲が狭くて簡単にできそうと思う方もいるでしょうが、庶務の仕事も多岐にわたるので、任される業務の数や種類はかなり多い場合もあります。

会社全体に関わる業務を行うのではありませんが、各部署それぞれの仕事を円滑に進めることができるように支える仕事ということができるでしょう。

   

庶務の業務に求められるスキルとは

庶務の仕事は各部署や事業所において、社員が業務を効率的に、又、円滑に進めることができるようにサポートをすることです。庶務という仕事に就くためには、様々なスキルを身につけておくことが必要となります。

電話応対や来客対応時のマナー

庶務として仕事をするために、必要最低限出来るようになるべきことは、電話対応と来客時の対応です。電話対応では、かかってきた電話をとり、相手の用件を承ったり、担当者に取次ぎをしたりしなくてはいけません。来客時のマナーも最低限学ぶようにしましょう。

臨機応変さ

庶務とは、仕事内容が非常に幅広いのが特徴です。縁の下の力持ちとして活躍することのできる庶務に求められるスキルには、どのような場面でも臨機応変に対応できる能力が必要となります。

庶務は部署内の複数の社員から同時に様々な業務を頼まれることもあるため、急ぎの仕事とそうではない仕事を見極めて、急ぎの仕事を優先的に取り掛かっていくためにも臨機応変な対応が求められます。

コミュニケーション能力

電話対応や他の部署と連携して仕事を進めることもあるので、その際にはコミュニケーション能力も必要になります。

コミュニケーション能力とは、相手と上手く話ができるということだけでなく、相手の言っていることを正確に理解し、また、必要な場合にはそれを正確に別の人に伝える能力ともいうことができます。

注意深さ

注意深さがなぜ必要になるかというと、庶務の業務は事務処理が大半を占めるという場合もあり、その際にはミスが許されないためです。庶務の仕事には正確性が求められています。

最低限のパソコン操作が出来る

パソコンを使って仕事をすることが多くなるため、スムーズな操作をもとめられます。業務をより効率的に進めるために、ワードやエクセルといった基本的なパソコンスキルを使いこなすことができればなお良いです。

簿記の基礎知識

事務処理を行う際に必要となる簿記の基礎知識を持っているということも良いでしょう。知識を持っていると楽に仕事が進められる可能性があるほか、資格を持っていることが庶務の仕事に就く際に有利になることもあります。

庶務の仕事の中には、書類や資料などのファイリングやデータ管理業務もあるため、整理整頓がきちんとできる方や、正確に処理できる集中力も求められます。

多くの知識や能力を必要とする仕事ですが、あらゆる業務をこなす庶務にとってはどれも必要であるでしょう。このようなスキルを身につけていれば庶務としての業務もテキパキとこなすことが可能です。

   

庶務の仕事とは雑用ではない

庶務の仕事は、会社や組織全体に関わる総務の仕事と異なり、会社に複数ある部署の中から配属された部署において、電話対応や書類作成などの事務作業を行うことです。

来客や会議の際のお茶くみや、清掃などの業務は雑用と言われるものもあります。そのため、庶務の仕事は雑用ばかりでやりがいがないと考える方もいるでしょう。

しかし、庶務の仕事をただの雑用ばかりであると考えるのは良くありません。部署の業務をスムーズに進めていくために、欠かすことのできない役割を担っているのが庶務や事務なのです。

また、庶務は配属された部署で、そこにいる社員の方の業務が円滑に進められるようにサポートをするという仕事を主に行いますが、他の部署の方たちとも直接関わることが多いのも特徴です。

そのため、様々な人と話すことで自分の部署以外にもネットワークができ、幅広い人脈作りをすることも可能です。あらゆる部署と関わって業務を行うことで、伝票の処理や小口金の管理を行うことで会社全体の動きも分かるようになったり、お金の動きも理解できるようになったりすることからも、奥の深い仕事であるということができます。

そのような業務に関する知識をつけることで、自分のスキルアップも期待することができるでしょう。

庶務がやらなくてはいけない仕事はとても種類が多くあります。そのため、大変な面もありますが、仕事のやり方の工夫次第で各部署の仕事をスムーズに回す潤滑油的な働きができることもあります。

職種によっては専門性のある仕事もありますが、細かな仕事も誰かがやることで会社はうまく機能しています。その役割を担っているのが庶務という職種であり、一見すると雑用とも捉えられてしまう仕事内容もありますが、各部署での仕事をスムーズにさせることができたり、幅広い業務に対応できる能力のある方でないと務まらない仕事でもあるので、とても重要な仕事であります。

   

庶務の仕事にやりがいを感じられるかどうかは自分次第

部署内の業務を円滑に進めるために重要な役割を果たしている庶務という職種ですが、その庶務の仕事もどのようなやり方で進めていくかによって効率が変わってきます。

受け持つ仕事は常に1つということではなく、同時にいくつかの業務を抱えることがあります。その時に、言われた順に取り組むようでは効率が悪くなり、本来は急ぎで終わらせなければならなかった仕事が後回しになってしまう可能性もあります。自分でどの順番で終わらせていくか考えながら業務を行うことで大幅な効率アップも見込めるようになるでしょう。

庶務の仕事は縁の下の力持ちのようなものであるということができますが、縁の下のということは、必ずしも自分が行った業務の評価を正当に受けられるのかというと、そうでない場合もあります。評価を受けないことが多いということをマイナスに受け取ってしまうと、仕事に対するやる気も感じられなくなってしまうでしょう。

しかし、庶務の仕事を引き受ける人がいることで会社の運営は回っているということもできるので、自分たちが会社全体支えているという気持ちを持てば、やりがいを感じることもできるようになるでしょう。

庶務が担当するものにはあらゆる業務がありますが、その仕事を自分のものにしようと努力したり、簿記などの業務に必要な資格を勉強したりすることでもやりがいは生まれるようになるでしょう。

自分が部署の業務を円滑にしているという気持ちや、会社全体を支える業務を担っていると考えながら仕事に取り組むことで多くのやりがいを見つけることが可能です。庶務の仕事をする上でやりがいを感じることができるかどうかは自分の仕事に対する姿勢次第と言えます。また、その姿勢次第で仕事を通じて成長することもできます。

 
 
ジェイックのサービスについて

<< 就職成功率80.3% >>
ジェイックのサービスを詳しく知りたい方はこちら

カンタン
無料

就職希望地 必須
氏名 必須
フリガナ 必須
生年月日 必須
お住まいの都道府県 必須
電話番号 必須
メールアドレス 必須

※携帯へのメールが受信できない方はPCアドレスをご入力ください。

現在のご状況 必須

【サービス利用規約】

当規約は、株式会社ジェイックの就職・転職支援サービスへの申し込み、及び利用についての注意事項などが定めてあります。 就職・転職支援サービスのご利用にあたっては、下記についてご承諾の上でお申し込みいただきますようお願いいたします。

【就職・転職支援サービスの範囲】
就職・転職支援サービスとは、株式会社ジェイックが提供する、セミナー、コンサルティング、求人情報、および当サイトに付随する機能を指します。 (以下、本サービスという) また本サービスを提供するにあたり、利用者に対しe-mail、郵便、電話等によって各種連絡を行います。 また、就職・転職支援サービスにご登録頂いた方には、弊社が発行する「就職・転職に役立つ情報」をメールマガジンや郵送にて、 随時ご案内させて頂いております。

【利用の申し込み、申し込みの審査】
サービス利用の申し込みについては、当サイト内での案内、および所定の方法に沿って、利用者本人が申し込みを行うものとします。 所定の審査により、本サービスの利用が不適当と判断した場合には、その申込みを拒否することができるものとし、 また判断に対する質問等への回答の義務は負いません。

【申し込み内容の変更、削除、サービス利用の中止】
申し込み時の個人情報、及び付随する内容について変更が生じた場合には、速やかにその旨ご連絡ください。 また理由の如何を問わず、申込者本人からの申し出によってサービス利用の中止、及び申し込みの取り消し(削除)を行うことができます。

【個人情報の取り扱い】
個人情報の収集と利用目的 1)説明会やセミナーをご利用頂くための個人を識別します。 2)お申込みいただいた資料をご提供します。 3)お問い合わせの内容に関して、必要事項をご連絡します。 4)メルマガにて企業情報、その他の情報をご提供します。 5)プレゼント(アンケートに付随するものを含む)サービスを提供するための個人を識別します。 6)ジェイックが提供するサービスの向上を目的としたご登録者のユーザプロファイルの集計とその結果を分析します。 (※この際には、集計結果の統計情報のみの利用となりますので、個人を特定のできるデータを第三者機関へ公表することは一切ございません。)

第三者に対する個人情報の提供について ・ご本人から事前の明示的な同意・承諾があった場合 ・法令などにより開示が要求された場合

お預かりした個人情報は、円滑なサービスを提供するために一定の個人情報管理基準を満たした企業に預託する場合があります。 個人情報の提供はあくまで任意のものですが、情報を提供いただけなかった場合は、当社が提供するサービスがご利用になれないことがあります。 個人情報の開示・訂正・削除について ご本人から個人情報の開示・訂正・削除等の要請があった場合は、所定の手続きを経て速やかに対応いたします。下記までご連絡下さい。

当社の個人情報の管理者及び連絡先 株式会社ジェイック  管理部 谷中 拓生 TEL:03-5282-7600 FAX:03-5282-7607 〒101-0051 東京都千代田区神田神保町1-101 神保町101ビル 7階

【サービス内容の変更、一時停止】
以下のいずれかに該当する事由が発生した場合、利用者への事前の通知をすることなく、本サービス内容の変更、または一時停止をおこなう場合があります。

本サービスのためのシステム(以下、システム)の定期保守、更新ならびに緊急の場合。 通常講ずるべき対策では防止できない突発的なシステムの故障、被害、火災、停電、天災地変などの不可抗力により本サービスの提供が困難な場合。 その他、不測の事態により本サービスの提供が困難と判断した場合。

【サービスの中止、終了】
1ヶ月以上の猶予を持って利用者に告知することにより、その理由の如何を問わず本サービスを中止、または終了する場合があります。

【利用者の禁止事項】
本サービスの利用者は、利用の申し込み及びその後の利用において以下の行為を行わないものとします。

申し込みの際や、その後の変更事項として虚偽の情報を登録、または申告する行為。 他の利用者、または第三者の著作権、商標権、肖像権、その他知的所有権等の権利や、財産、名誉、プライバシーを侵害する行為。 本サービスを通じて入手した情報を、複製、販売、出版、その他私的利用の範囲を超えて使用する行為。 本サービスを利用しての営利目的の情報提供活動行為および営業活動行為。 本サービスの運営を妨げる行為、または株式会社ジェイックの信用を毀損し、もしくは財産を侵害する行為。

【利用者の除名】
株式会社ジェイックは、本サービス利用者が利用者の禁止事項に違反したと判断した場合、 またはその他の事由により不適切と判断した場合に利用者を除名することができます。

【免責事項】
本サービスの利用は申込者自身の責任において行うものとし、本サービスを利用することによって生じた損害について、 株式会社ジェイックは責任を負いかねます。

【知的財産権の取扱い】
本サービスに関する知的財産権・著作権などの権利は株式会社ジェイックまたはその情報提供者に帰属します。

【本規約の改定】
株式会社ジェイックは、利用者の承諾を得ることなく本規約を改定する場合があります。

プライバシーマーク 10861257(04)

株式会社ジェイックは
プライバシーマークを取得しています。

プライバシーポリシーについて

経歴別お役立ち情報

  • 既卒の就活

    既卒について

    既卒とは大学や大学院、短大や専門学校を卒業後の1~3年間程度、正社員としての社会経験が無い就職活動中の方を指します。

    続きはこちら

  • 第二新卒の就活

    第二新卒について

    高校・専門学校・短大・大学などの学校を卒業(もしくは中退)して就職後、2~3年で離職し、再就職を希望している方を指します。

    続きはこちら

  • 大学中退の就活

    大学中退について

    大学中退を経て、正社員での就職を考えるとき、就職活動はどのように行うべきでしょうか?

    続きはこちら

  • フリーターの就活

    フリーターについて

    フリーターの就活に特化した情報を配信するカテゴリです。就職支援のジェイックが培ってきたノウハウも公開しています。

    続きはこちら

  • 新卒の就活

    新卒について

    新卒の就職活動に役立つ情報を配信するカテゴリです。

    続きはこちら

  • ニートの就活

    ニートについて

    ニートになった方々の事情は千差万別。いざ本気でニートを脱出しようとしたとき、どんな支援が受けられるのでしょうか。知っておいて損はありません。

    続きはこちら

  • 就活ガイドの就活

    就活ガイドについて

    ここでは履歴書・職務経歴書の書き方、面接対策など就活に役立つ情報を提供します。

    続きはこちら

電話でのお問い合わせ

  • 東京 0120-417-604
  • 横浜 0120-458-773
  • 名古屋 0120-936-566
  • 大阪 0120-992-849
  • 福岡 092-452-7636
女子カレッジ直通 03-6911-4780
フリーダイヤル
平日9:00~18:00 土日・祝休み
※福岡と女子カレッジは通常ダイヤルです。

お電話でのお問い合わせ

ご質問やご相談、
不安なことがありましたらお気軽にご相談ください!