面接の日程調整の行い方!
メールの返信方法と外せないマナー

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書類選考を通過したら、次のステップとなる面接の日程調整が必要です。お互いのスケジュール調整が必要な段階ではメールで行なわれることが多いです。このメールのやり取りも採用評価の一環と捉えた対応が必要。面接の日程調整メールで意識するべきマナーを確認しておきましょう。

 
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目次


ビジネスメールとして意識したいマナー…2
面接日程調整のメールマナーの基本
【状況別】メールでの面接日程調整マナー
面接日程の変更が必要になったときは?<電話やメールで対処>
おわりに

ビジネスメールとして意識したいマナー

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面接の日程調整のときに限らないビジネスでのメールのマナーを確認しておきましょう。友人や家族とのやり取りではないことを念頭に、社会人らしいメール対応を心がけてください。

就活・転職用のアドレスを使う

採用担当者とのやり取りに使うメールアドレスは、専用のものを作るのがおすすめです 携帯キャリアのメールは、プライベートなメールと混同しやすく、送られてくるメールが届かなかったり、パソコンでの対応ができなかったりと何かと不便です。 フリーメールでも構わないので新しく作り、ユーザーネームも本名にしておきましょう。

できるだけ早い返信(24時間以内)

採用担当者からのメールには、できるだけ早い時間に返信するように心がけましょう。就職や転職活動時には、こまめにチェックすることをおすすめします。 一般的には、返信は24時間以内。常識的な時間帯(午前7時~午後9時あたりが目安)に送るようにします。在職中の人であっても、夜中に送るのは印象が悪くなる確率が高いでしょう。

簡潔にする努力をする

採用担当者は、多くの応募者とやり取りをしていますし、その他の仕事関連のメールも大量に受信している可能性があります。ビジネス上のメールは、要点がすぐわかるように、そして簡潔であることが鉄則です。

件名は残す

送られてきたメールの件名は、そのまま残すようにしましょう。ビジネスでは送ったメールの件名を基準にして管理されていることが多いので、件名を変更してしまうと相手のメール管理の邪魔をすることになってしまいます。

連絡先と署名

自分から送るときも、相手のメールに返信するときも、必ず最後に連絡先を含んだ署名を入れておきます。 ほかの送信者と間違われることを避けるためです。また、相手がメールを読んですぐに連絡を取りたい場合に改めて書類などを確認する必要性をなくすための配慮です。

   

よく使う言葉遣いの注意点

ビジネスメールでは、下記の言葉がよく使われます。使い方に注意しておきましょう。

・いたします。  ⇒ ひらがなに開いたほうがいいです。
・承知しました。  ⇒ わかりました。了解しました。はふさわしくありません。
・申し訳ございません。 ⇒ すみません。はふさわしくありません。
・可能でしょうか。 ⇒ 依頼の際は、○○をお願いします。とせず、伺いを立てます。
・貴社  ⇒ 書き言葉では相手企業のことを貴社、面接での口頭の場合が御社と使い分けます。

   

面接日程調整のメールマナーの基本

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上記のビジネスメールのマナーを踏まえて、面接の日程調整で気を付けたいマナーポイントを見ていきましょう。

件名への配慮

件名は、基本的にそのままで返信します。相手には「Re:」が付いた状態で届くことになります。採用選考に関わるメールの場合、同じ件名のメールが複数に送られているという可能性もあります。返信の際は、件名の語尾に自分の名前にカッコをつけて追記しておくと分かりやすくなるでしょう。

日付は箇条書き

面接の日程調整のメールの中には、日付や時間が入ります。未決定の段階では、いくつか候補を挙げることが多いです。 そのような場合に、文章に含めてしまうと、読みづらく、誤認の確率が高まります。必ず、箇条書きにして読みやすくしましょう。

やり取りの流れは残す

メールのやり取りでは、前のメールを含める・含めないの選択ができますが、就職や転職活動のメールのやり取りは、たとえ長くなったとしてもすべて残しておくようにしましょう。過去のやり取りを確認したい場合に、別メールになっていると探さなければならないからです。

   

【状況別】メールでの面接日程調整マナー

面接の日程調整のメールのやり取りの際の具体的なポイントと書き方について確認しましょう。採用担当者のメールの内容ごとに想定される3パターンの返信方法をご紹介します

1)面接日程候補あり/選択できる場合

書類選考を通過した知らせと同時に、採用担当者から面接の日時候補が提示されている場合です。日時候補の中で、都合の付く日があれば選択する日程を伝える返信をします。



ポイント

返信のメールにお礼を含めることを忘れないようにしましょう。日付は、送られてきたメールの本文からコピーすることをおすすめします。必ず、月日&曜日&時間をセットにしましょう。



例文

株式会社XXX 人事部 XXX様 お世話になっております。山田太郎です。 この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 下記の日程を希望させていただきます。 12月1日(木) 15:00~ お忙しいところお時間をいただき、感謝申し上げます。 当日は、何卒よろしくお願いたします。 山田太郎 【電話番号】 【メールアドレス】

2)面接日程候補あり/都合が悪い場合

採用担当者から提示された日時候補に都合が合わせられないということもあります。こちらから都合の付く他の日時で可能かどうかを打診する返信をします。



ポイント

返信のメールにお礼を含めることを忘れないようにしましょう。提案された日に都合がつかない簡潔な理由とお詫びを記載します。都合の付く候補日を複数記載して可能かどうかを打診します。必ず、月日&曜日&時間をセットにしましょう。



例文

株式会社XXX 人事部 XXX様 お世話になっております。山田太郎です。 この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 ご提示いただいている日時が○○などと重なりお伺いすることができません。 せっかくのご調整に合わせられず、申し訳ございません。 つきましては、下記の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。 12月1日(木) 15:00~ 12月3日(土) 10:00~ 12月5日(月) 15:00~ お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いたします。 山田太郎 【電話番号】 【メールアドレス】

3)面接日程候補なし/こちらから提示する場合

採用担当者から、都合のよい面接希望日を挙げてくださいと依頼されるケースもあります。



ポイント

返信のメールにお礼を含めることを忘れないようにしましょう。都合の付く候補日を指示された数、記載して可能かどうかを打診します。※候補は、3つ以上の記載をおすすめします。必ず、月日&曜日&時間をセットにしましょう。



例文

株式会社XXX 人事部 XXX様 お世話になっております。山田太郎です。 この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 下記の日程でご調整いただけますと幸いです。 12月1日(木) 15:00~ 12月3日(土) 10:00~ 12月5日(月) 15:00~ お忙しいところ恐れ入りますが、 ご検討のほど、何卒よろしくお願いたします。 山田太郎 【電話番号】 【メールアドレス】

   

面接日程の変更が必要になったときは?

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いったん決まった面接の日程を変更しなければならないこともあります。その場合は、一時でも早く先方に知らせることが大切です。

電話とメールの両方で対処

面接の日程調整をするまではメールだけのやり取りということもあります。しかし、こちらの都合で変更が必要な状況では、電話でも理由と謝罪を伝えるようにしましょう。 日程調整自体は、メールで正確に確認し合うのがベターなので、変更候補日を記載したメールは送ったほうがいいでしょう。そのあとすぐに申し訳ない気持ちを伝えるための電話を入れましょう。変更が可能か、その時点で不合格になるかは、そのあとの話です。

理由は簡潔に必ず含める

面接の日程調整の際には、理由は必要です。しかし、理由をだらだらと書き連ねるメールにならないように注意しましょう。できるだけ明確に簡潔に留め、その後の対処を曇らせないようにしましょう。

   

おわりに

メールのやり取りの一つをとっても、人柄やビジネスマナー力が出るものです。採用担当者は多くのビジネスメールのやり取りを行っていますし、忙しい業務を抱えているからこそ見える気遣いやマナーがあります。 ほんの小さなマナー違反で内定を逃すこともあり得ます。メール一通、一字一句、丁寧に心を込めて作成するようにしましょう。

 
 
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