未経験でも大丈夫?事務職への転職

未経験でも大丈夫?事務職への転職

オフィスワークが中心の事務職は特に女性が目指す転職先として人気の仕事です。ただ、事務職が未経験の場合には採用してもらえるのでしょうか。

また、どういった仕事をこなすのか、必要とされるスキルはどんなものかといった点に不安を抱える人も多いでしょう。

そこで今回は未経験でも事務になれるのかどうかについて、また、事務職の仕事内容や必要なスキルについても詳しく説明します。

 

基本!事務職の代表的な3つの職種

事務職は主に書類の作成や管理、データ入力やファイリング、電話対応に加えて来客応対といった幅広い業務を行います。

いつの時代でも安定した人気があり、女性の比率が多いものの、近年では男性からの人気も増えつつある仕事です。

企業の営業活動のサポートを行う仕事ですので、企業にとって必要不可欠なポジションであるとも言えるでしょう。また、営業などと違い帰宅時間をコントロールしやすい仕事でもあります。

事務職は大きく分けると一般事務、営業事務や経理事務に分類されます。専門的な知識や資格や必要ないことから未経験でもチャレンジが可能なケースが多くみられます。

ただ、それぞれにおいて仕事内容や求められるスキルが違いますので、まずはこの3つについてしっかりと知っておきましょう。

一般事務

事務職の中でメジャーなのが「一般事務」です。多くの女性が「未経験だけど事務職をやりたい」と考えている時、一般事務をイメージするかと思います。

パソコンを使って書類の作成や管理を行い、データ入力などもこなします。また、電話や来客があった時の対応や、郵便物の発送や仕分けなどを行うのも一般事務の仕事です。

さらにコピーを取ったりお茶を出すといった社員をサポートする業務も担います。一般事務に求められるのは専門的な知識ではなく、気配りのスキルであり、コミュニケーション能力が問われる仕事です。

社内の多くの人から仕事を依頼されることが多いことから、どんな仕事にも細かく幅広く対応することが求められ、スケジュール管理能力が必要とされます。

営業事務

事務職の中でも人気が高く求人数も多いのが「営業事務」です。営業事務といっても営業を任されるのでなく、営業スタッフのサポートを行います。

取引先との電話応対や見積書や請求書といった資料を作成するなど営業不タッフのアシスタント業務を担当します。

営業職が商品やサービスを売るのに対し、営業事務は売った商品やサービスをお客さまのところに届くように手配をし、代金の受け取りまでをサポートする仕事です。

PowerPointを使ったプレゼン資料の作成を任されることもありますので、PowerPointのスキルが求められることも多くみられます。

一般事務とは異なり、営業チームの中で仕事をすることも多く、コミュニケーション能力や柔軟性が求められます。

アシスタント業務がメインですので、それほど目立つ仕事ではありません。ただ、人の世話をするのが好きな人や事務でも積極的に活躍したいと考える人にはおすすめの業務であると言えるでしょう。

経理事務

女性だけでなく、男性にも人気の事務職と言えば「経理事務」です。経理事務の仕事内容は、支払いや受取りといった日々の出納や伝票の仕訳や整理、さらに帳簿を作成し経費を精算します。

企業のお金のやり取りが正確に処理されるように書類を作成、管理する仕事であり、時には銀行への振り込みやお金の引き出しを任されることもあります。

数字に対する意識と責任感が求められる経理事務の仕事は、簿記の知識が必須です。簿記は独学でも3~6カ月で取得できるため、経理事務を目指すのであれば取得しておきましょう。

さらに経験を積むと「月次補助」「月次決算補助」「月次・四半期・年次決算」といったより大きな金額を扱う業務を任せられるようになるケースもあります。

こういった業務には簿記に加えて商法、法人税法といった会計や法律に関する専門的な知識が求められますので、会社に入ってからもスキルアップをしておくのがいいでしょう。

経理事務はお金の管理を任される部門であることから、事務職の中でも高めの給料に設定されていることが多くみられます。経理事務としての意欲と実績が認められれば経営企画へのキャリアアップも期待できます。

知りたい!未経験でも事務になれるのか

事務の仕事は職場において必要な能力があれば、経験がない場合でも採用されるケースが多くみられます。

コミュニケーションスキルや積極的に仕事に臨む姿勢などが評価されることも多く、オフィスワークが初めての場合にはチャレンジしやすい転職先であると言えるでしょう。

もちろんパソコンが得意であれば採用されやすいとは言えますが、パソコンのスキルをそれほどまでに必要としていない会社もあります。

求人欄の必要なスキルに簡単なワードとエクセルと書いてある場合でも、文字を打つことができ、ワードとエクセルは使ったことがある程度といったスキルでも大丈夫と言うケースも多いのです。

もし、パソコンが苦手という場合にはパソコンスキルをそれほど必要としていない求人を絞り込んてみるのもいいでしょう。電話対応などと言ったパソコンを使わない業務を主としている事務職であれば、パソコンのスキルが無くても安心です。

その他にも求人サイトでは事務未経験可という募集も多く、データ入力や注文内容の入力が多めといった分かりやすい仕事内容の事務職を募集している会社もたくさんあります。

未経験の事務職を多く採用している企業には電力自由化系、通販会社などがあり、電気やガスといった企業でも未経験者が優遇されています。

専門的なスキルを必要としない求人の場合には応募倍率が非常に高いともいえますが、未経験のレベルは人それぞれです。

礼儀正しいけれどパソコンは苦手、パソコンは使えるけれど事務経験はないといった人も同じ未経験に当てはまります。どのような人材を求めているのかは企業によっても異なりますので、まずはチャレンジしてみることが大切です。

さらに企業によっては入社後に研修などを用意し、基礎からしっかりと学べるところもあります。パソコンの電源の入れ方が分からなかった人でも、事務職として頼られるスタッフに成長できるプログラムが用意されているケースもみられます。

そういった企業であれば未経験でも安心して仕事が始められると言えるでしょう。また、事務職は仕事を通じてスキルを磨くことも可能です。自分の頑張り次第でさまざまなスキルが手に入れられ、将来的なステップアップも期待できます。

 

どんなスキルが必要?未経験からの事務職

事務職の中でも医療事務や調剤薬局事務の場合には特別な資格が必要ですが、一般的な事務職の場合には資格を必要としないケースが多くみられます。

ただ、大量の数値データをエクセルで管理し、マクロを組んで作業の効率化を図るといったレベルのパソコンスキルは必要となる場合も多いでしょう。その他にも持っていると役に立つスキルというのもあります。

未経験からの事務職に求められるスキル

さまざまな作業においてデータ化がすすめられている現代では、顧客管理や売上管理をパソコンで行うのが一般的です。

企業によっては独自のソフトを開発してデータを管理している場合もありますので、仕事に活かせるレベルのコンピュータースキルを持っているのをおすすめします。

事務職は人気の職種ですので倍率も高くなります。そのため、最低限のパソコンスキルは身につけておくのがいいでしょう。

また、事務職は会社の仕事がスムーズに行えるようにサポートする仕事でもありますので、正確に仕事をこなす能力が求められます。重要な書類やデータの管理を任されることも多く、柔軟な対応とミスのない処理能力が必要とされます。

さらに得意先との電話応対なども行いますので、コミュニケーションスキルも大切です。会社の人とのコミュニケーションが円滑に図れることで、さまざまな作業がスムーズに行えるようになると言えるでしょう。

事務職は人と関わりを持つことが少なく黙々とパソコンに向かう仕事であると思われがちですが、事務職は社内外の多くの人と関わり、連絡を取り合いながら仕事を進める必要があります。

自分が所属する部署だけでなく、あらゆる部署から頼られる存在である事務職は、多くの知識を持つ必要もあるのです。

未経験から事務職に就いた場合にはわからないことや疑問も多く抱えるでしょう。そんなときに自分から質問し、積極的に仕事に取り組むといったコミュニケーション能力は非常に求められます。

円滑な人間関係を築けるコミュニケーション能力は企業が事務職に求める重要なスキルであるとも言えるでしょう。さらに多くの部署の人とかかわりを持つことが多いため、どんなタイプの人ともうまくやっていける柔軟性も必要とされます。

あると役に立つ事務職のスキル

大きい企業ではさまざまな部署がありますので、事務職は振り分けられた部署の専門分野を担当します。

しかし小さい企業の場合にはさまざまな種類の仕事内容を少人数でこなす必要があります。そのため企業内のあらゆる業務を熟知し、取引先との窓口業務を担当する事務職はゼネラリストであることが求められるのです。

総務と人事、経理を兼ねていることも珍しくなく、経理に関する知識や法律に関する知識が事務職に求められるケースもみられます。

経理に関しては日商簿記2級以上があると役に立ちます。仕訳を理解し、日常における小口のやり取りに関して勘定項目がすぐに判断できるというのは企業が求める人材です。

さらに近年では個人情報や知的財産権といったコンプライアンスが企業に厳しく求められるようになりました。そのため、法令の知識もあればさまざまな場面で活躍できます。

さらにパソコンに関する資格もあると採用には大きく反映されます。パソコンに関する資格として知られているのに「MOS(マイクロソフト・オフィススペシャリスト)」があります。

これはワードやエクセル、パワーポイントの実践的なスキルを問われる資格であり、事務職に必要なパソコンスキルがあることを簡単に証明できる資格です。

MOSのなかでエキスパートを取得していると高いパソコン能力を証明することができますので、挑戦してみるといいでしょう。さらに経理に従事する場合には簿記が必須です。

簿記は4級から1級までありますが、確かなスキルを証明するためには1級を持っているのが好ましいと言えます。

 

未経験OK!事務職をめざしてみよう

事務職は書類や伝票の作成といった細かい作業が多く、さらにその作業を連続して行う必要もあります。そのため、事務職を目指すのであれば忍耐力が必要です。

与えられた仕事を着実にこなし、また季節ごとの仕事も忘れずに準備し、追行しなければいけません。

目の前の仕事だけでなく、これから起こり得ることも予想して仕事をすすめていくことが求められますので、スケジュール管理能力が問われる仕事です。

さらにチームとして円滑に仕事ができるよう、メンバーをフォローする役割も担います。そのため自分の職務を全うしながらそれぞれのスタッフのアシスタント業務も行うという柔軟性も事務職には求められるのです。

そういったことができる人が事務職に向いていると言え、企業からも求められる人材です。

さらに常に情報がアップデートされている現代において、事務職も常に勉強し続けなければいけません。新しいことを学び続ける姿勢を大切にし、正確な知識を身につけることで仕事に活かせるようになるでしょう。

ただ、「未経験歓迎」「デスクワークが初めての人におすすめ」など、専門的なスキルを不問とする求人も多くみられます。

このような求人の場合、企業側が求めているのは、これまでに説明したようなコミュニケーションスキルの高い人材です。ですので、事務職の経験がなくパソコンが苦手であっても積極的に応募するのがおすすめです。

応募にあたっては自分のキャリアの棚卸をし、これまでのスキルや経験がその企業でどのように活かせるのかを考えましょう。

自分はその企業でどのような活躍ができるのかという自己PRをまとめ、履歴書や面接でしっかりとアピールすることが大切です。

なぜ事務職を志望するのか、事務のどういった仕事内容に魅力を感じているのかといった点も伝えることで、仕事へのモチベーションも評価されます。

事務職が全くの未経験であっても面接で仕事に対する意欲を見せることができれば採用される可能性は高くなります。未経験でもOKという企業は多く存在しますので、未経験だからと言ってあきらめず、前向きに転職活動をしてみるのがおすすめです。

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